Roller ve RACI

Süreç ortamını iyi yönetmek için sorumlulukların açıkça belirlenmesi gerekir. ProcessMind ile merkezi bir rol kütüphanesi oluşturabilir, yapay zekâ ile roller hazırlayabilir ve her etkinliğin sorumlusunu belirlemek için RACI sorumluluklarını atayabilirsiniz.

Rol kütüphanesi

Rol kütüphanesi, kuruluş genelindeki roller için tek doğru bilgi kaynağınızdır:

• Süreç sahibi, Süreç yöneticisi veya Kalite lideri gibi roller tanımlayın.
• Adlandırmayı tutarlı tutmak için aynı rolü birden fazla süreçte kullanın.
• Kuruluşunuz değiştikçe rolleri düzenleyin, yeniden adlandırın veya kullanımdan kaldırın.

Rol ekleme ve düzenleme

1. Sol menüden Roller sayfasını açın.
2. Rol ekle seçeneğine tıklayın veya düzenlemek için mevcut bir rolü açın.
3. Rol bilgilerini doldurun:
   • Ad ve Kısaltma. Örneğin, “Süreç sahibi” ve “SS”.
   • Düzey: rolün bağlı olduğu mimari düzeyi.
   • Açıklama: rolün ne yaptığını bir veya iki cümleyle belirtin.
   • Sorumluluklar (Markdown): rolün üstlendiği işleri ayrıntılı olarak açıklayın.
   • Etiketler: kendi etiketlerinizi yazın ve eklemek için Enter tuşuna basın.
   • Atananlar: bu rolü üstlenen kişiler.
   • Etkin: rolü silmek yerine devre dışı bırakın.
4. Kaydet seçeneğine tıklayın.

Rol menüsünde (⋯) Düzenleyin, Klonla, Sil ve Etkinleştir veya Devre dışı bırak seçenekleri bulunur. Klonla, adının sonuna “(kopya)” ekleyerek rolün bir kopyasını oluşturur. İki ekibin rol tanımları büyük ölçüde aynıysa bu seçenek zaman kazandırır.

Roller sayfasında Kart görünümü ile Liste görünümü arasında geçiş yapabilirsiniz. Kart görünümünde her rolün özeti görsel olarak sunulur; Liste görünümünde ise daha fazla rolü tek seferde tarayabileceğiniz kompakt bir tablo yer alır. Kütüphaneyi etikete göre filtrelemek için rolün etiketine tıklayın veya daha hedefli sonuçlar için Etiketleri filtreleyin ve Kullanıcıları filtreleyin seçeneklerini kullanın. Devre dışı bıraktığınız rolleri de görmek için Devre dışı bırakılanları göster seçeneğini açın.

Yapay zekâ ile rol oluşturma

1. Roller sayfasında AI seçeneğine tıklayın veya rol kurulum sihirbazını açıp (sayfa menüsünde Rolleri ayarlayın) AI ile roller oluşturun seçeneğini belirleyin. Aynı sihirbazda Rolleri manuel olarak ekleyin ve Rolleri toplu olarak içe aktarın seçenekleri de bulunur.
2. Rollerin kapsamasını istediğiniz departmanları seçin. Örneğin Mühendislik, Finans veya Hukuk.
3. Ek bilgiler bölümüne yönlendirme ekleyin. Kendi belgelerinizin sonucu şekillendirmesi için Dosyaları bağlam olarak kullanın seçeneğini belirleyin.
4. Oluşturun seçeneğine tıklayıp önerileri inceleyin.
5. Eklenecek rol sayısını gösteren İçe aktar düğmesine tıklayın veya girdiyi düzenleyip yeniden oluşturmak için Değiştirin seçeneğini kullanın.

Bu yöntem, yeni bir süreç için her rolü tek tek yazmadan eksiksiz ve tutarlı bir rol listesi oluşturmanızı sağlar.

Rolleri içe ve dışa aktarma

Roller sayfasındaki menü (⋯), rol kütüphanenizi ProcessMind’e aktarmanızı veya dışa aktarmanızı sağlar:

• Rolleri içe aktarın (JSON/CSV) seçeneğiyle dosyadan rol ekleyebilirsiniz. Onaylamadan önce oluşturulacak ve güncellenecek kayıtların önizlemesini görürsünüz.
• Rolleri dışa aktarın (JSON) ve Rolleri dışa aktarın (CSV) seçenekleri, raporlama veya çevrimdışı düzenleme için tüm kütüphaneyi indirir.
• Tüm rolleri temizle seçeneği, onayınızın ardından kuruluştaki tüm rolleri siler. Rollere daha sonra ihtiyaç duyabilecekseniz önce dışa aktarın.

RACI sorumluluklarını atama

RACI, her etkinlik için dört katılım düzeyi tanımlar:

• Sorumlu (R): işi yapar.
• Sorumlu (A): sonucu üstlenir ve onaylar.
• Danışıldı (C): iş başlamadan önce görüş bildirir.
• Bilgilendirilen (I): ilerleme hakkında bilgilendirilir.

Modelde ve dokümantasyon düzenleyicisinde her etkinliğe bir rol ve RACI düzeyi atayın. RACI matrisi, süreçteki her etkinlik için kimin sorumlu olduğunu, kimin hesap verdiğini, kime danışıldığını ve kimin bilgilendirildiğini toplu olarak gösterir.

RACI matrisiyle çalışma

Düzenleyiciyi açmak için bir sürecin Dokümantasyon panelini açıp RACI matrisi seçeneğini belirleyin:

• Bir hücreye atama yapın: hücreye tıklayıp Sorumlu, Sorumlu, Danışıldı veya Bilgilendirilen seçeneklerinden birini belirleyin. Atamayı kaldırmak için Atamayı temizle seçeneğini kullanın.
• Rol ekle seçeneğiyle matris menüsünden bir rol sütunu ekleyin veya bir sütun başlığındaki × işaretine tıklayarak Rolü matristen kaldır seçeneğini kullanın.
• Rolleri yeniden sıralayın: matris menüsünden Rolleri yeniden düzenle seçeneğini belirleyin, rol sütunlarını sürükleyin ve ardından Yeniden düzenleme tamamlandı seçeneğine tıklayın.
• Düzeni, rollerin sütunlarda yer aldığı Roller görünümüyle R/A/C/I harflerinin sütunlarda yer aldığı RACI görünümü arasında değiştirin. Tam ekran görünüm için Büyütülmüş RACI’yi açın.
• Satırları süreç sırasına veya öğe adına göre sıralayın.
• Şerit olarak uygula seçeneğiyle modeli yeniden düzenleyip her rolü bir şerit haline getirin; model ile RACI atamalarını uyumlu tutun.
• RACI’yi dışa aktarın ve RACI içe aktarın seçenekleriyle matrisi ProcessMind’e aktarın veya dışa aktarın. Kullanılmayan rolleri kaldır seçeneği, matriste artık yer almayan rolleri temizler.

Matrisi, rollerin veya RACI düzeylerinin sütunlarda yer aldığı biçimde görüntüleyebilirsiniz:

Rol geçmişini inceleme

Rol kütüphanesindeki tüm değişiklikler kaydedilir:

• Rol kütüphanesini o noktaya döndürmek için geçmişteki bir kayıtta Buraya geri yükle seçeneğini kullanın ve Geri yükle seçeneğiyle onaylayın. Geri yükleme yalnızca açtığınız rolü değil, tüm rolleri etkiler. İşlemi onaylamadan önce listeyi kontrol edin.

Roller ve RACI, süreç mimarinize doğal biçimde uyum sağlar: her düzeyin açıkça belirlenmiş bir sahibi olduğundan emin olun. Bu bilgiler doğrudan süreç dokümantasyonuna da aktarılır; RACI matrisi her süreç belgesinde yer alır.

İlgili konular

• Süreç mimarisi
• Süreç dokümantasyonu
• Yönetişim ve yayımlama