Funções e RACI

Definir claramente quem é responsável é essencial para a governança do panorama de processos. No ProcessMind, você pode criar uma biblioteca de funções central, gerar funções com IA e atribuir responsabilidades RACI para que cada atividade tenha uma pessoa responsável.

A biblioteca de funções

A biblioteca de funções é a fonte única de referência para as funções da organização:

• Defina funções como Responsável pelo processo, Gerente de processos ou Líder de qualidade.
• Reutilize a mesma função em vários processos para manter os nomes consistentes.
• Edite, renomeie ou retire funções conforme sua organização muda.

Adicione e edite funções

1. Abra a página Funções na barra lateral esquerda.
2. Clique em Adicionar função ou abra uma função existente para editá-la.
3. Preencha os campos da função:
   • Nome e Abrev., por exemplo, “Responsável pelo processo” e “RP”.
   • Nível: nível da arquitetura ao qual a função pertence.
   • Descrição: o que a função faz, em uma ou duas frases.
   • Responsabilidades (Markdown): descrição detalhada do que cabe à função.
   • Tags: rótulos definidos por você; digite um e pressione Enter para adicioná-lo.
   • Responsáveis: as pessoas que ocupam a função.
   • Ativo: desative a função em vez de excluí-la.
4. Clique em Salvar.

O menu da função (⋯) oferece as opções Editar, Clonar, Excluir e Ativar ou Desativar. A opção Clonar cria uma cópia da função e acrescenta “(cópia)” ao nome. Assim, você economiza tempo quando duas equipes compartilham a maior parte da definição.

Na página Funções, você pode alternar entre Visualização em cartões e Visualização em lista. A visualização em cartões oferece um resumo visual de cada função; a visualização em lista mostra a biblioteca em uma tabela compacta, facilitando a consulta de várias funções. Clique na tag de uma função para filtrar a biblioteca ou use Filtrar tags e Filtrar usuários para refinar os resultados. Ative Mostrar desativadas para incluir as funções que você desativou.

Gere funções com IA

1. Na página Funções, clique em IA ou abra o assistente de configuração de funções (Configurar funções no menu da página) e selecione Gerar funções com IA. O mesmo assistente também oferece as opções Adicionar funções manualmente e Importar funções em massa.
2. Selecione os departamentos que as funções devem abranger, como Engenharia, Finanças ou Jurídico.
3. Inclua orientações em Informações adicionais e use Usar arquivos como contexto para orientar o resultado com seus próprios documentos.
4. Clique em Gerar e revise as sugestões.
5. Clique no botão Importar, que mostra quantas funções serão adicionadas, ou em Alterar para ajustar as informações e gerar novamente.

Essa é uma maneira rápida de criar uma lista completa e consistente de funções para um processo novo, sem precisar preencher cada item manualmente.

Importe e exporte funções

O menu da página Funções (⋯) permite importar e exportar sua biblioteca de funções no ProcessMind:

• Importar funções (JSON/CSV) adiciona funções de um arquivo. Antes de confirmar, você pode conferir uma prévia do que será criado e atualizado.
• Exportar funções (JSON) e Exportar funções (CSV) baixam a biblioteca completa para relatórios ou edição offline.
• Limpar todas as funções exclui todas as funções da organização após uma confirmação. Exporte-as antes, caso queira recuperá-las.

Atribua responsabilidades RACI

A matriz RACI define quatro níveis de participação para cada atividade:

• Responsável (R): executa o trabalho.
• Responsável final (A): responde pelo resultado e aprova.
• Consultado (C): contribui antes da execução do trabalho.
• Informado (I): recebe atualizações sobre o andamento.

No modelo e no editor de documentação, atribua uma função e um nível RACI a cada atividade. A matriz RACI oferece uma visão completa de quem é responsável, quem responde pelo resultado, quem é consultado e quem é informado em cada atividade do processo.

Use a matriz RACI

Abra o painel Documentação de um processo e selecione Matriz RACI para abrir o editor:

• Atribua um valor a uma célula clicando nela e selecionando Responsável, Responsável, Consultado ou Informado; use Limpar atribuição para removê-lo.
• Adicione uma coluna de função pelo menu da matriz ou clique no × do cabeçalho da coluna para Remover função da matriz.
• Reordene as funções: selecione Reorganizar funções no menu da matriz, arraste as colunas das funções e clique em Reorganização concluída.
• Alterne o layout entre Funções, com as funções nas colunas, e RACI, com as letras R/A/C/I nas colunas. Selecione Abrir RACI ampliada para ver a matriz em tela cheia.
• Ordene as linhas pela ordem do processo ou pelo nome do elemento.
• Aplicar como lanes: reorganize o modelo para que cada função se torne uma lane, mantendo o modelo e as atribuições RACI sincronizados.
• Exportar RACI e Importar RACI permitem exportar e importar a matriz no ProcessMind. Use Remover funções não utilizadas para excluir as funções que não aparecem mais na matriz.

Você pode visualizar a matriz com as funções nas colunas ou com os níveis RACI nas colunas:

Consulte o histórico de funções

Todas as alterações na biblioteca de funções ficam registradas:

• Use Restaurar até aqui em um item do histórico para reverter a biblioteca de funções àquele ponto. Confirme em Restaurar. A restauração afeta todas as funções, não apenas a que você abriu. Confira a lista antes de restaurar.

As funções e a matriz RACI fazem parte da sua arquitetura de processos: defina uma pessoa responsável por cada nível. Essas informações também aparecem na documentação de processos, que inclui a matriz RACI em cada documento de processo.

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