Funções e RACI

Ter responsáveis claros é essencial para um panorama de processos com boa governança. O ProcessMind permite criar uma biblioteca de funções central, gerar funções com IA e atribuir responsabilidades RACI, para que cada atividade tenha um responsável definido.

A biblioteca de funções

A biblioteca de funções é sua fonte única de verdade para as funções em toda a organização:

• Defina funções como Responsável pelo processo, Gerente de processos ou Líder de qualidade.
• Reutilize a mesma função em vários processos para manter a nomenclatura consistente.
• Edite, renomeie ou desative funções conforme sua organização mudar.

Adicionando e editando funções

1. Abra a página Funções na barra lateral esquerda.
2. Clique em Adicionar função ou abra uma função existente para editá-la.
3. Preencha a função:
   • Nome e Abrev., por exemplo, “Responsável pelo processo” e “RP”.
   • Nível, o nível da arquitetura ao qual a função pertence.
   • Descrição, o que a função faz, em uma ou duas frases.
   • Responsabilidades (Markdown), a descrição mais detalhada do que está sob responsabilidade da função.
   • Tags, seus próprios rótulos; digite e pressione Enter para adicionar uma.
   • Responsáveis, as pessoas que exercem a função.
   • Ativo, desative a função em vez de excluí-la.
4. Clique em Salvar.

O menu da função (⋯) contém Editar, Clonar, Excluir e as ações Ativar ou Desativar. Clonar copia uma função e acrescenta “(cópia)” ao nome, economizando tempo quando dois times compartilham a maior parte de uma definição.

Na página Funções, você pode alternar entre Visualização em cartões e Visualização em lista. A visualização em cartões oferece um resumo visual rápido de cada função, enquanto a visualização em lista apresenta a biblioteca em uma tabela compacta para analisar mais funções de uma só vez. Clique na tag de uma função para filtrar a biblioteca por essa tag ou use Filtrar tags e Filtrar usuários para obter resultados mais específicos. Ative Mostrar desativados para incluir as funções que você desativou.

Gerando funções com IA

1. Na página Funções, clique em IA ou abra o assistente de configuração de funções (Configurar funções no menu da página) e escolha Gerar funções com IA. O mesmo assistente também oferece Adicionar funções manualmente e Importar funções em massa.
2. Selecione os departamentos que as funções devem abranger, como Engenharia, Finanças ou Jurídico.
3. Adicione orientações em Informações adicionais e use Usar arquivos como contexto para orientar o resultado com seus próprios documentos.
4. Clique em Gerar e revise as sugestões.
5. Clique no botão Importar, que mostra quantas funções serão adicionadas, ou em Alterar para ajustar os dados de entrada e gerar novamente.

Esta é uma maneira rápida de obter uma lista completa e consistente de funções para um novo processo, sem digitar cada entrada manualmente.

Importando e exportando funções

O menu da página Funções (⋯) permite importar e exportar sua biblioteca de funções no ProcessMind:

• Importar funções (JSON/CSV) adiciona funções a partir de um arquivo. Antes da confirmação, você vê uma prévia do que será criado e atualizado.
• Exportar funções (JSON) e Exportar funções (CSV) baixam toda a biblioteca para relatórios ou edição offline.
• Limpar todas as funções exclui todas as funções da organização após uma confirmação. Faça a exportação antes se talvez queira recuperá-las.

Atribuindo responsabilidades RACI

A RACI define quatro níveis de envolvimento para cada atividade:

• Responsável (R): executa o trabalho.
• Responsável (A): é o responsável pelo resultado e aprova.
• Consultado (C): contribui antes da execução do trabalho.
• Informado (I): recebe atualizações sobre o andamento.

No modelo e no editor de documentação, atribua uma função e um nível RACI a cada atividade. A matriz RACI oferece uma visão completa de quem é responsável, quem aprova, quem é consultado e quem é informado em cada atividade do processo.

Trabalhando com a matriz RACI

Abra o painel Documentação de um processo e selecione Matriz RACI para abrir o editor:

• Atribuir uma célula clicando nela e selecionando Responsável, Responsável, Consultado ou Informado. Use Limpar atribuição para removê-la.
• Adicionar uma função na matriz pelo menu ou use o × no cabeçalho de uma coluna para Remover função da matriz.
• Reordenar funções: selecione Reorganizar funções no menu da matriz, arraste as colunas de funções e clique em Reorganização concluída.
• Alternar o layout entre Funções, com as funções nas colunas, e RACI, com as letras R/A/C/I nas colunas. Use Abrir RACI ampliado para visualizar em tela cheia.
• Ordenar as linhas pela ordem do processo ou pelo nome do elemento.
• Aplicar como lanes: reestruture o modelo para que cada função se torne uma lane, mantendo o modelo e as atribuições RACI sincronizados.
• Exportar RACI e Importar RACI permitem exportar e importar a matriz no ProcessMind, enquanto Remover funções não utilizadas elimina as funções que não aparecem mais na matriz.

A matriz pode ser visualizada com as funções nas colunas ou com os níveis RACI nas colunas:

Consultando o histórico de funções

Toda alteração na biblioteca de funções é registrada:

• Use Restaurar até aqui em uma entrada do histórico para reverter a biblioteca de funções àquele ponto. Confirme com Restaurar. A restauração afeta todas as funções, não apenas a que você abriu. Por isso, confira a lista antes de restaurar.

Funções e RACI se integram naturalmente à sua arquitetura de processos: certifique-se de que cada nível tenha um responsável claro. Elas também alimentam diretamente a documentação de processos, na qual a matriz RACI é exibida como parte de cada documento de processo.

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