Vai trò và RACI

Phân công trách nhiệm rõ ràng là điều cần thiết để quản trị quy trình hiệu quả. ProcessMind cho phép bạn xây dựng thư viện vai trò tập trung, tạo vai trò bằng AI và phân công trách nhiệm RACI để mỗi hoạt động đều có người chịu trách nhiệm.

Thư viện vai trò

Thư viện vai trò là nguồn thông tin thống nhất về vai trò trong toàn tổ chức:

• Xác định các vai trò như Chủ sở hữu quy trình, Quản lý quy trình hoặc Trưởng nhóm chất lượng.
• Dùng lại cùng một vai trò trong nhiều quy trình để tên gọi luôn nhất quán.
• Chỉnh sửa, đổi tên hoặc ngừng sử dụng vai trò khi tổ chức thay đổi.

Thêm và chỉnh sửa vai trò

1. Mở trang Vai trò từ thanh bên trái.
2. Nhấp vào Thêm vai trò hoặc mở vai trò hiện có để chỉnh sửa.
3. Điền thông tin vai trò:
   • Tên và Viết tắt., ví dụ “Process Owner” và “PO”.
   • Cấp độ, cấp kiến trúc mà vai trò thuộc về.
   • Mô tả, nêu công việc của vai trò trong một hoặc hai câu.
   • Trách nhiệm (Markdown), mô tả chi tiết hơn những gì vai trò phụ trách.
   • Thẻ, nhãn do bạn đặt. Nhập nội dung rồi nhấn Enter để thêm thẻ.
   • Người được phân công, những người đảm nhận vai trò.
   • Đang hoạt động, tắt vai trò thay vì xóa.
4. Nhấp vào Lưu.

Menu vai trò (⋯) có các lựa chọn Chỉnh sửa, Nhân bản, Xóa và Kích hoạt hoặc Vô hiệu hóa. Nhân bản tạo bản sao vai trò và thêm “(copy)” vào tên. Cách này giúp tiết kiệm thời gian khi hai nhóm dùng chung phần lớn nội dung mô tả vai trò.

Trên trang Vai trò, bạn có thể chuyển giữa Dạng thẻ và Dạng danh sách. Dạng thẻ tóm tắt nhanh từng vai trò bằng hình ảnh, còn Dạng danh sách hiển thị thư viện dưới dạng bảng gọn để bạn xem nhiều vai trò cùng lúc. Nhấp vào thẻ của một vai trò để lọc thư viện theo thẻ đó, hoặc dùng Lọc thẻ và Lọc người dùng để thu hẹp kết quả. Bật Hiển thị vai trò đã vô hiệu hóa để xem cả những vai trò bạn đã tắt.

Tạo vai trò bằng AI

1. Trên trang Vai trò, nhấp vào AI hoặc mở trình hướng dẫn thiết lập vai trò (Thiết lập vai trò trong menu trang), rồi chọn Tạo vai trò bằng AI. Trình hướng dẫn cũng có các lựa chọn Thêm vai trò theo cách thủ công và Nhập hàng loạt vai trò.
2. Chọn các phòng ban mà vai trò cần bao quát, chẳng hạn Kỹ thuật, Tài chính hoặc Pháp lý.
3. Thêm hướng dẫn trong mục Thông tin bổ sung, rồi dùng Dùng tệp làm ngữ cảnh để các tài liệu của bạn định hướng kết quả.
4. Nhấp vào Tạo rồi xem lại các đề xuất.
5. Nhấp vào nút Nhập (nút cho biết số vai trò sẽ được thêm) hoặc chọn Thay đổi để điều chỉnh thông tin đầu vào và tạo lại.

Cách này giúp bạn nhanh chóng tạo danh sách vai trò đầy đủ, nhất quán cho một quy trình mới mà không phải nhập từng mục.

Nhập và xuất vai trò

Menu trang Roles (⋯) cho phép bạn nhập và xuất thư viện vai trò trong ProcessMind:

• Nhập vai trò (JSON/CSV) thêm vai trò từ tệp. Bạn có thể xem trước nội dung sẽ được tạo hoặc cập nhật trước khi xác nhận.
• Xuất vai trò (JSON) và Xuất vai trò (CSV) tải toàn bộ thư viện xuống để lập báo cáo hoặc chỉnh sửa ngoại tuyến.
• Xóa tất cả vai trò xóa mọi vai trò trong tổ chức sau khi bạn xác nhận. Hãy xuất trước nếu bạn có thể cần dùng lại.

Gán trách nhiệm RACI

RACI xác định bốn mức độ tham gia cho mỗi hoạt động:

• Responsible (R): trực tiếp thực hiện công việc.
• Accountable (A): chịu trách nhiệm về kết quả và phê duyệt.
• Consulted (C): đóng góp ý kiến trước khi công việc được thực hiện.
• Informed (I): được cập nhật về tiến độ.

Trong mô hình và trình chỉnh sửa tài liệu, hãy gán một vai trò và một mức RACI cho mỗi hoạt động. Ma trận RACI giúp bạn xem đầy đủ ai thực hiện, ai chịu trách nhiệm và phê duyệt, ai được tham vấn, ai được cập nhật cho từng hoạt động trong quy trình.

Làm việc với ma trận RACI

Mở bảng Tài liệu hướng dẫn của quy trình rồi chọn Ma trận RACI để mở trình chỉnh sửa:

• Gán một ô bằng cách nhấp vào ô đó rồi chọn Chịu trách nhiệm, Chịu trách nhiệm cuối cùng, Được tham vấn hoặc Được thông báo. Dùng Xóa phân công để gỡ phân công.
• Thêm cột vai trò từ menu ma trận, hoặc nhấp vào dấu × trên tiêu đề cột để Xóa vai trò khỏi ma trận.
• Sắp xếp lại vai trò: chọn Sắp xếp lại vai trò trong menu ma trận, kéo các cột vai trò rồi nhấp vào Đã sắp xếp xong.
• Chuyển bố cục giữa Vai trò (vai trò nằm ở các cột) và RACI (các chữ R/A/C/I nằm ở các cột). Chọn Mở RACI toàn màn hình để xem toàn màn hình.
• Sắp xếp các hàng theo thứ tự quy trình hoặc theo tên phần tử.
• Áp dụng làm làn: sắp xếp lại mô hình để mỗi vai trò trở thành một làn, đồng thời giữ mô hình đồng bộ với các phân công RACI.
• Xuất RACI và Nhập RACI chuyển ma trận ra khỏi hoặc vào ProcessMind. Xóa vai trò không dùng giúp dọn các vai trò không còn xuất hiện trong ma trận.

Bạn có thể xem ma trận với vai trò làm cột hoặc với các mức RACI làm cột:

Xem lịch sử vai trò

Mọi thay đổi trong thư viện vai trò đều được ghi lại:

• Dùng Khôi phục về thời điểm này trên một mục lịch sử để đưa thư viện vai trò về trạng thái tại thời điểm đó, rồi xác nhận bằng Khôi phục. Thao tác này ảnh hưởng đến mọi vai trò, không chỉ vai trò bạn đang mở, vì vậy hãy kiểm tra danh sách trước khi khôi phục.

Vai trò và RACI là một phần tự nhiên trong kiến trúc quy trình của bạn. Hãy đảm bảo mỗi cấp đều có người phụ trách rõ ràng. Thông tin này cũng được đưa thẳng vào tài liệu quy trình, nơi ma trận RACI xuất hiện trong tài liệu của từng quy trình.

Chủ đề liên quan

• Kiến trúc quy trình
• Tài liệu quy trình
• Quản trị và xuất bản