Role i RACI

Jasny podział odpowiedzialności pomaga skutecznie nadzorować krajobraz procesów. ProcessMind umożliwia utworzenie centralnej biblioteki ról, generowanie ról za pomocą AI i przypisywanie odpowiedzialności RACI, aby każde działanie miało osobę odpowiedzialną.

Biblioteka ról

Biblioteka ról to jedno, centralne źródło informacji o rolach w całej organizacji:

• Zdefiniuj role, takie jak Właściciel procesu, Menedżer procesu lub Lider ds. jakości.
• Używaj tych samych ról w wielu procesach, aby zachować spójne nazewnictwo.
• Edytuj role, zmieniaj ich nazwy lub wycofuj je w miarę zmian w organizacji.

Dodawanie i edytowanie ról

1. Otwórz stronę Role z lewego menu.
2. Kliknij Dodaj rolę albo otwórz istniejącą rolę do edycji.
3. Uzupełnij informacje o roli:
   • Nazwa i Skr., na przykład „Właściciel procesu” i „WP”.
   • Poziom, czyli poziom architektury, do którego należy rola.
   • Opis, czyli jedno- lub dwuzdaniowa informacja o zadaniach roli.
   • Zakres odpowiedzialności (Markdown), czyli szerszy opis obszaru odpowiedzialności roli.
   • Tagi, czyli własne etykiety. Wpisz etykietę i naciśnij Enter, aby ją dodać.
   • Osoby przypisane, czyli osoby pełniące tę rolę.
   • Aktywne, wyłącz rolę zamiast jej usuwać.
4. Kliknij Zapisz.

Menu roli (⋯) zawiera opcje Edytuj, Klonuj, Usuń oraz Aktywuj lub Dezaktywuj. Opcja Klonuj kopiuje rolę i dodaje „(kopia)” do jej nazwy. Ułatwia to pracę, gdy dwie grupy korzystają z podobnych definicji ról.

Na stronie Role można przełączać się między Widokiem kart a Widokiem listy. Widok kart przedstawia skrótowe informacje o każdej roli, a widok listy pokazuje role w zwartej tabeli, dzięki czemu łatwiej przejrzeć ich więcej naraz. Kliknij etykietę roli, aby filtrować listę według tego tagu, albo użyj opcji Filtruj tagi i Filtruj użytkowników, aby zawęzić wyniki. Włącz opcję Pokaż dezaktywowane, aby uwzględnić wyłączone role.

Generowanie ról za pomocą AI

1. Na stronie Role kliknij AI albo otwórz kreator konfiguracji ról (Skonfiguruj role w menu strony) i wybierz Generuj role za pomocą AI. Kreator umożliwia też wybranie opcji Dodaj role ręcznie lub Importuj wiele ról.
2. Wybierz działy, których mają dotyczyć role, na przykład inżynierię, finanse lub dział prawny.
3. Podaj wskazówki w sekcji Dodatkowe informacje. Użyj opcji Użyj plików jako kontekstu, aby uwzględnić własne dokumenty.
4. Kliknij Generuj i przejrzyj propozycje.
5. Kliknij przycisk Importuj, na którym podano liczbę dodawanych ról, albo wybierz Zmień, aby poprawić dane i ponownie wygenerować propozycje.

To szybki sposób na przygotowanie kompletnej i spójnej listy ról dla nowego procesu bez ręcznego wpisywania każdej pozycji.

Importowanie i eksportowanie ról

Menu strony Roles (⋯) pozwala importować bibliotekę ról do ProcessMind i eksportować ją z platformy:

• Importuj role (JSON/CSV) dodaje role z pliku. Przed zatwierdzeniem można sprawdzić podgląd zmian.
• Eksportuj role (JSON) i Eksportuj role (CSV) pobierają całą bibliotekę, aby można było tworzyć raporty lub edytować ją poza systemem.
• Usuń wszystkie role usuwa wszystkie role w organizacji po potwierdzeniu. Jeśli mogą się jeszcze przydać, najpierw je wyeksportuj.

Przypisywanie odpowiedzialności RACI

RACI określa cztery poziomy zaangażowania w każdą czynność:

• Responsible (R): wykonuje pracę.
• Accountable (A): odpowiada za wynik i go zatwierdza.
• Consulted (C): przed rozpoczęciem pracy przekazuje uwagi.
• Informed (I): otrzymuje informacje o postępach.

W modelu i edytorze dokumentacji przypisz każdej czynności rolę i poziom RACI. Macierz RACI zapewnia pełny przegląd tego, kto odpowiada za wykonanie, kto za wynik, z kim należy się skonsultować i kogo informować o każdej czynności w procesie.

Praca z macierzą RACI

Otwórz panel Dokumentacja procesu i wybierz Macierz RACI, aby otworzyć edytor:

• Przypisz rolę do komórki, klikając ją i wybierając Odpowiedzialny, Odpowiedzialny, Konsultowano lub Poinformowany. Aby usunąć przypisanie, wybierz Wyczyść przypisanie.
• Dodaj kolumnę roli z menu macierzy albo kliknij × w nagłówku kolumny, aby wybrać Usuń rolę z macierzy.
• Zmień kolejność ról: wybierz Zmień kolejność ról z menu macierzy, przeciągnij kolumny ról, a następnie kliknij Zakończ zmianę układu.
• Przełącz układ między widokiem Role (role jako kolumny) a widokiem RACI (litery R/A/C/I jako kolumny). Wybierz Otwórz powiększoną macierz RACI, aby wyświetlić ją na pełnym ekranie.
• Sortuj wiersze według kolejności procesów lub nazw elementów.
• Zastosuj jako tory: zmień układ modelu tak, aby każda rola stała się torem, zachowując zgodność modelu i przypisań RACI.
• Eksportuj RACI i Importuj RACI umożliwiają eksport i import macierzy w ProcessMind, a opcja Usuń nieużywane role usuwa role, których nie ma już w macierzy.

Macierz można wyświetlić z rolami w kolumnach albo z poziomami RACI w kolumnach:

Przeglądanie historii ról

Każda zmiana w bibliotece ról jest zapisywana:

• Wybierz Przywróć do tego stanu przy wpisie w historii, aby przywrócić bibliotekę ról do wcześniejszego stanu, a następnie potwierdź przyciskiem Przywróć. Przywrócenie obejmuje wszystkie role, nie tylko tę, którą otwarto. Przed zatwierdzeniem sprawdź ich listę.

Role i RACI są częścią architektury procesów. Warto zadbać o to, by każdy poziom miał jasno określonego właściciela. Informacje te są też dostępne w dokumentacji procesów, gdzie macierz RACI pojawia się w dokumencie każdego procesu.

Powiązane tematy

• Architektura procesów
• Dokumentacja procesów
• Nadzór i publikowanie