Roles y RACI
La asignación clara de responsabilidades es esencial para un panorama de procesos bien gobernado. ProcessMind le permite crear una biblioteca de roles central, generar roles con IA y asignar responsabilidades RACI para que cada actividad tenga una persona responsable.
La biblioteca de roles
La biblioteca de roles es su fuente de verdad para los roles de toda la organización:
- Defina roles como Process Owner, Process Manager o Quality Lead.
- Reutilice el mismo rol en varios procesos para mantener una nomenclatura coherente.
- Edite, cambie el nombre o retire roles cuando cambie su organización.
Añadir y editar roles
- Abra la página Roles desde la barra lateral izquierda.
- Haga clic en Añadir rol o abra un rol existente para editarlo.
- Complete los datos del rol:
- Nombre y Abrev., por ejemplo, “Process Owner” y “PO”.
- Nivel, el nivel de arquitectura al que pertenece el rol.
- Descripción, qué hace el rol, en una o dos frases.
- Responsabilidades (Markdown), la descripción detallada de aquello de lo que se encarga el rol.
- Etiquetas, sus propias etiquetas; escriba una y pulse Intro para añadirla.
- Responsables asignados, las personas que desempeñan el rol.
- Activo, desactive el rol en lugar de eliminarlo.
- Haga clic en Guardar.
El menú del rol (⋯) contiene las opciones Editar, Clonar, Eliminar y las acciones Activar o Desactivar. Clonar copia un rol y añade “(copia)” al nombre, lo que ahorra tiempo cuando dos equipos comparten la mayor parte de una definición.
En la página Roles puede alternar entre Vista de tarjetas y Vista de lista. La vista de tarjetas ofrece un resumen visual rápido de cada rol, mientras que la vista de lista presenta la biblioteca como una tabla compacta para consultar más roles de una vez. Haga clic en la etiqueta de un rol para filtrar la biblioteca por esa etiqueta, o utilice Filtrar etiquetas y Filtrar usuarios para obtener resultados más específicos. Active Mostrar desactivados para incluir los roles que ha desactivado.
Generar roles con IA
- En la página Roles, haga clic en IA, o abra el asistente de configuración de roles (Configurar roles en el menú de la página) y seleccione Generar roles con IA. El mismo asistente también ofrece Añadir roles manualmente e Importar roles en bloque.
- Seleccione los departamentos que deben cubrir los roles, como Ingeniería, Finanzas o Asuntos jurídicos.
- Añada indicaciones en Información adicional y utilice Usar archivos como contexto para que sus propios documentos orienten el resultado.
- Haga clic en Generar y revise las sugerencias.
- Haga clic en el botón Importar, que muestra cuántos roles se añadirán, o en Cambiar para ajustar los datos de entrada y volver a generar.
Esta es una forma rápida de obtener una lista de roles completa y coherente para un proceso nuevo sin escribir cada entrada manualmente.
Importar y exportar roles
El menú de la página Roles (⋯) permite mover su biblioteca de roles dentro y fuera de ProcessMind:
- Importar roles (JSON/CSV) añade roles desde un archivo; antes de confirmar, puede previsualizar lo que se creará y actualizará.
- Exportar roles (JSON) y Exportar roles (CSV) descargan toda la biblioteca para elaborar informes o editarla sin conexión.
- Borrar todos los roles elimina todos los roles de la organización después de una confirmación. Exporte primero la biblioteca si es posible que quiera recuperarlos.
Asignar responsabilidades RACI
RACI define cuatro niveles de participación para cada actividad:
- Responsable (R): realiza el trabajo.
- Responsable (A): asume el resultado y lo aprueba.
- Consultado (C): aporta información antes de realizar el trabajo.
- Informado (I): recibe información actualizada sobre el progreso.
En el modelo y en el editor de documentación, asigne un rol y un nivel RACI a cada actividad. La matriz RACI ofrece una visión completa de quién es responsable, quién aprueba, quién es consultado y quién recibe información sobre cada actividad del proceso.
Trabajar con la matriz RACI
Abra el panel de Documentación de un proceso y seleccione Matriz RACI para abrir el editor:
- Asignar una celda haciendo clic en ella y seleccionando Responsable, Responsable, Consultado o Informado; use Borrar asignación para eliminar una asignación.
- Añadir una columna de rol desde el menú de la matriz o use la × del encabezado de una columna para Eliminar rol de la matriz.
- Reordenar roles: seleccione Reordenar roles en el menú de la matriz, arrastre las columnas de roles y haga clic en Reorganización completada.
- Cambiar la disposición entre Roles (roles como columnas) y RACI (las letras R/A/C/I como columnas), y seleccione Abrir RACI ampliado para ver la matriz a pantalla completa.
- Ordenar las filas por orden del proceso o por nombre del elemento.
- Aplicar como carriles: reestructure el modelo para que cada rol se convierta en un carril, manteniendo sincronizados el modelo y sus asignaciones RACI.
- Exportar RACI e Importar RACI permiten mover la matriz dentro y fuera de ProcessMind, mientras que Eliminar roles sin usar elimina los roles que ya no aparecen en la matriz.
La matriz puede mostrarse con los roles en las columnas o con los niveles RACI en las columnas:
Revisar el historial de roles
Cada cambio en la biblioteca de roles queda registrado:
- Use Restaurar hasta aquí en una entrada del historial para devolver la biblioteca de roles a ese punto y confirme con Restaurar. La restauración afecta a todos los roles, no solo al que abrió, así que revise la lista antes de restaurar.
Los roles y RACI encajan de forma natural en su arquitectura de procesos: asegúrese de que cada nivel tenga una persona responsable clara. También pasan directamente a la documentación de procesos, donde la matriz RACI se muestra como parte de cada documento de proceso.