Roles y RACI
Para gestionar bien el panorama de procesos, es fundamental definir claramente quién es responsable de cada actividad. ProcessMind le permite crear una biblioteca central de roles, generar roles con IA y asignar responsabilidades RACI para que cada actividad tenga una persona responsable.
La biblioteca de roles
La biblioteca de roles es la fuente de verdad para los roles de toda la organización:
- Defina roles como Responsable del proceso, Gerente de procesos o Responsable de calidad.
- Reutilice los mismos roles en varios procesos para mantener una nomenclatura coherente.
- Edite, cambie el nombre o retire roles a medida que evolucione su organización.
Añadir y editar roles
- Abra la página Roles desde la barra lateral izquierda.
- Haga clic en Añadir rol o abra un rol existente para editarlo.
- Complete los campos del rol:
- Nombre y Abrev., por ejemplo, «Responsable del proceso» y «RP».
- Nivel: nivel de arquitectura al que pertenece el rol.
- Descripción: explique en una o dos frases qué hace el rol.
- Responsabilidades (Markdown): descripción detallada de las responsabilidades del rol.
- Etiquetas: añada sus propias etiquetas; escriba una y pulse Intro.
- Responsables asignados: las personas que desempeñan el rol.
- Activo: desactive el rol en lugar de eliminarlo.
- Haga clic en Guardar.
El menú del rol (⋯) incluye las opciones Editar, Clonar, Eliminar y Activar o Desactivar. La opción Clonar copia el rol y añade «(copia)» al nombre. Así ahorrará tiempo cuando dos equipos compartan la mayor parte de una definición.
En la página Roles, puede alternar entre la Vista de tarjetas y la Vista de lista. La vista de tarjetas ofrece un resumen visual de cada rol, mientras que la vista de lista muestra la biblioteca en una tabla compacta para consultar más roles a la vez. Haga clic en la etiqueta de un rol para filtrar la biblioteca por esa etiqueta, o use Filtrar etiquetas y Filtrar usuarios para obtener resultados más específicos. Active Mostrar desactivados para incluir los roles que haya desactivado.
Generar roles con IA
- En la página Roles, haga clic en IA o abra el asistente de configuración de roles (Configurar roles en el menú de la página) y seleccione Generar roles con IA. El mismo asistente también ofrece las opciones Añadir roles manualmente e Importar roles en bloque.
- Seleccione los departamentos que deben cubrir los roles, como Ingeniería, Finanzas o Asuntos legales.
- Añada indicaciones en Información adicional y use Usar archivos como contexto para que sus propios documentos orienten el resultado.
- Haga clic en Generar y revise las sugerencias.
- Haga clic en el botón Importar, que indica cuántos roles se añadirán, o en Cambiar para ajustar los datos de entrada y volver a generar.
Es una forma rápida de obtener una lista completa y coherente de roles para un proceso nuevo, sin tener que escribir cada entrada a mano.
Importar y exportar roles
El menú de la página Roles (⋯) permite importar y exportar la biblioteca de roles de ProcessMind:
- Importar roles (JSON/CSV) añade roles desde un archivo. Antes de confirmar, podrá ver una vista previa de los roles que se crearán y actualizarán.
- Exportar roles (JSON) y Exportar roles (CSV) descargan toda la biblioteca para elaborar informes o editarla sin conexión.
- Borrar todos los roles elimina todos los roles de la organización después de pedir confirmación. Exporte la biblioteca antes si podría necesitar recuperarlos.
Asignar responsabilidades RACI
RACI define cuatro niveles de participación para cada actividad:
- Responsable (R): realiza el trabajo.
- Responsable final (A): asume la responsabilidad del resultado y lo aprueba.
- Consultado (C): aporta información antes de realizar el trabajo.
- Informado (I): recibe información sobre el progreso.
En el modelo y en el editor de documentación, asigne un rol y un nivel RACI a cada actividad. La matriz RACI ofrece una vista completa de quién es responsable, quién responde por el resultado, a quién se consulta y a quién se informa en cada actividad del proceso.
Trabajar con la matriz RACI
Abra el panel de Documentación de un proceso y seleccione Matriz RACI para abrir el editor:
- Asigne una celda haciendo clic en ella y seleccionando Responsable, Responsable final, Consultado o Informado. Use Borrar asignación para quitar una asignación.
- Añada una columna de rol desde el menú de la matriz o haga clic en × en el encabezado de una columna para Quitar rol de la matriz.
- Reordene los roles: seleccione Reorganizar roles en el menú de la matriz, arrastre las columnas de roles y haga clic en Reorganización completada.
- Cambie la disposición entre Roles (roles en columnas) y RACI (letras R/A/C/I en columnas), y seleccione Abrir RACI ampliada para verla a pantalla completa.
- Ordene las filas según el orden del proceso o el nombre del elemento.
- Aplicar como carriles: reorganice el modelo para que cada rol se convierta en un carril y mantenga sincronizadas las asignaciones RACI del modelo.
- Exportar RACI e Importar RACI permiten exportar e importar la matriz de ProcessMind. La opción Eliminar roles sin usar quita los roles que ya no aparecen en la matriz.
Puede ver la matriz con los roles en columnas o con los niveles RACI en columnas:
Consultar el historial de roles
Se registra cada cambio en la biblioteca de roles:
- Use Restaurar hasta aquí en una entrada del historial para volver a ese estado de la biblioteca de roles; confirme con Restaurar. La restauración afecta a todos los roles, no solo al que abrió. Revise la lista antes de restaurar.
Los roles y RACI se integran de forma natural en su arquitectura de procesos: asegúrese de que cada nivel tenga una persona responsable. También se incorporan directamente a la documentación de procesos, donde la matriz RACI forma parte del documento de cada proceso.