Fonctionnement du moteur de simulation
Découvrez les mécanismes du moteur de simulation à événements discrets de ProcessMind et la façon dont il modélise vos processus.
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Ressources et planification des capacités
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Que sont les ressources ?
Dans une simulation de processus, les ressources désignent tout élément à capacité limitée pour lequel plusieurs activités sont en concurrence. Elles créent des goulots d’étranglement, des files d’attente et des temps d’attente réalistes dans la simulation. Vous pouvez tester cela sur votre propre processus avec un essai gratuit.
Types de ressources courants
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Personnel | Agents du service client, chargés de prêts, responsables et spécialistes |
| Équipements | Machines, postes de travail et équipements de test |
| Systèmes | Licences logicielles, capacité des serveurs et limites de débit des API |
| Installations | Salles de réunion, lignes de production et postes d’inspection |
Pourquoi modéliser les ressources ?
Sans contraintes de ressources, la simulation suppose une capacité illimitée : chaque cas est traité immédiatement, sans attente. Cette hypothèse ne correspond pas à la réalité de la plupart des processus.
La modélisation des ressources permet :
- De repérer les goulots d’étranglement dans des conditions réalistes
- De prévoir précisément les temps d’attente
- De planifier les capacités et d’étudier des scénarios « et si »
- De comprendre où la capacité atteint ses limites en premier
Pools de ressources
Dans ProcessMind, les ressources sont regroupées en pools composés d’unités interchangeables.
Propriétés des pools
| Propriété | Description |
|---|---|
| Nom | Identifiant de la ressource (par exemple, « Équipe chargée des approbations », « Gestionnaire de prêts ») |
| Capacité | Nombre d’unités disponibles dans le pool |
Comprendre la capacité
La capacité indique combien d’activités peuvent utiliser cette ressource simultanément :
- Capacité = 1 : un seul cas peut utiliser cette ressource à la fois
- Capacité = 5 : jusqu’à 5 cas peuvent utiliser cette ressource simultanément
Exemple : si votre service chargé des approbations compte 3 personnes, chacune pouvant traiter une approbation à la fois, définissez la capacité sur 3.
Affecter des ressources aux activités
Pour chaque activité de votre processus, vous pouvez préciser les ressources nécessaires :
Propriétés de l’affectation
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Pool de ressources | Pool de ressources à utiliser |
| Quantité | Nombre d’unités de cette ressource nécessaires |
Affectation simple
La plupart des activités nécessitent une unité d’une seule ressource :
- Activité : « Examiner la demande »
- Ressource : « Chargés de prêts » (quantité : 1)
Affectation de plusieurs unités
Certaines activités nécessitent plusieurs unités :
- Activité : « Comité de décision important »
- Ressource : « Responsables principaux » (quantité : 3)
Affectation des ressources : comment les cas obtiennent les ressources nécessaires
Lorsqu’un cas atteint une activité qui nécessite des ressources, la simulation suit les étapes suivantes :
Déroulement de l’affectation
- Vérifier la disponibilité : les ressources nécessaires sont-elles disponibles ?
- Mettre en file d’attente si nécessaire : si les ressources ne sont pas disponibles, le cas rejoint la file d’attente
- Attendre : le cas attend que les ressources se libèrent
- Affecter : dès qu’elles sont disponibles, les ressources sont réservées pour ce cas
- Exécuter : l’activité se déroule pendant la durée tirée par la simulation
- Libérer : une fois l’activité terminée, les ressources retournent dans le pool
Gestion des files d’attente et stratégie
ProcessMind propose plusieurs stratégies de file d’attente pour déterminer l’ordre de priorité des cas en attente lorsque des ressources se libèrent :
| Stratégie | Description |
|---|---|
| FIFO | Premier entré, premier sorti : les cas sont traités dans leur ordre d’arrivée (par défaut) |
| LIFO | Dernier entré, premier sorti : les cas les plus récemment arrivés sont traités en premier |
| Aléatoire | Les cas sont choisis au hasard dans la file d’attente |
Vous pouvez configurer la stratégie de file d’attente pour chaque activité dans les paramètres de l’élément.
Choisir une stratégie de file d’attente
FIFO est la stratégie la plus courante et la plus équitable. Utilisez LIFO lorsque les cas récents sont prioritaires, par exemple pour les escalades urgentes. La sélection aléatoire peut servir à simuler des modalités de service imprévisibles.
Que se passe-t-il lorsque les ressources ne sont pas disponibles ?
Si les ressources nécessaires sont occupées :
- Le cas rejoint la file d’attente associée à cette ressource
- Le cas attend (le temps de simulation s’écoule)
- Lorsqu’une ressource se libère, un cas en attente est sélectionné selon la stratégie de file d’attente configurée
- L’activité commence alors
C’est cette gestion des files d’attente qui produit des temps d’attente réalistes dans votre simulation.
Disponibilité des ressources selon la périodicité
La capacité des ressources peut varier dans le temps. Utilisez la périodicité pour modéliser ces variations de disponibilité.
Exemple : horaires d’ouverture
| Périodicité | Capacité |
|---|---|
| Chaque jour ouvré, 09:00-17:00 | 5 agents |
| Chaque jour ouvré, 17:00-21:00 | 2 agents |
| Chaque jour du week-end, 10:00-16:00 | 1 agent |
| Par défaut | 0 agent |
Exemple : horaires des équipes
| Périodicité | Capacité |
|---|---|
| Chaque jour, 06:00-14:00 (matin) | 5 opérateurs |
| Chaque jour, 14:00-22:00 (soir) | 3 opérateurs |
| Chaque jour, 22:00-06:00 (nuit) | 1 opérateur |
Exemple : variations saisonnières
| Périodicité | Capacité |
|---|---|
| Chaque année, du 15 nov. au 31 déc. (période de pointe) | 20 personnes |
| Par défaut | 12 personnes |
Évaluer le niveau d’occupation des ressources
L’utilisation est un concept de planification, pas une valeur fournie par la simulation
La simulation indique, pour chaque activité, les temps d’attente, la longueur des files d’attente et le débit. Elle ne fournit pas de pourcentage d’utilisation par ressource, car le moteur ne suit pas le temps d’occupation de chaque ressource. Pour interpréter les résultats de votre simulation, appuyez-vous sur les indications ci-dessous. Si vous avez besoin d’un pourcentage, calculez-le vous-même.
L’utilisation correspond à la part du temps disponible pendant laquelle une ressource travaille :
Utilisation = (temps d’occupation ÷ temps total disponible) × 100 %
Évaluer la pression sur la capacité sans pourcentage
Vous pouvez évaluer la même chose à partir des résultats fournis par la simulation : le temps d’attente avant l’activité et l’évolution de la file d’attente pendant les périodes de pointe.
| Ce que vous observez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Presque aucune attente, les files ne s’allongent jamais | Sous-utilisation : la capacité est peut-être excessive |
| Attentes courtes et occasionnelles | Équilibre satisfaisant : la capacité permet d’absorber les variations |
| Attentes régulières, files stables | Ressource très sollicitée : peu de marge pour les périodes de pointe |
| Les files s’allongent pendant les périodes de pointe, puis diminuent | Charge élevée : probablement à l’origine de retards |
| Les files s’allongent sans jamais diminuer | Goulot d’étranglement : la demande dépasse la capacité |
Le piège d’une capacité trop juste
Ne prévoyez pas une marge nulle
Dimensionner une ressource pour que la demande occupe exactement tout son temps disponible peut sembler efficace, mais cela pose problème : même de faibles variations de la demande font croître les files de façon exponentielle à mesure que la ressource approche de sa limite. Prévoyez une marge suffisante de temps inoccupé pour que le processus reste réactif.
Pourquoi une ressource très sollicitée entraîne de longues files d’attente
Prenons un exemple simple :
- Capacité de la ressource : 1
- Durée moyenne de traitement : 10 minutes
- Avec 5,5 arrivées par heure en moyenne : files d’attente gérables
- Avec 5,9 arrivées par heure en moyenne : croissance rapide des files d’attente
Lorsque le nombre d’arrivées approche la capacité de traitement de la ressource, toute variation aléatoire, comme quelques arrivées supplémentaires ou une tâche légèrement plus longue, fait croître les files plus vite qu’elles ne peuvent se résorber.
Ressources partagées
Un même pool de ressources peut servir plusieurs activités. C’est une situation courante et réaliste :
Configurer des ressources partagées
- Créez un pool de ressources, par exemple « Équipe du service client »
- Affectez le même pool à plusieurs activités
- Les activités se partagent la capacité disponible
Exemple : personnel partagé
L’« Équipe du service client » (capacité : 5) prend en charge les activités suivantes :
- « Répondre à une demande par téléphone »
- « Traiter une demande par e-mail »
- « Répondre à une demande par chat »
Les trois activités utilisent le même pool. Si 4 appels sont en cours, un seul agent reste disponible pour les e-mails ou le chat.
Avantages des ressources partagées
- Modélisez des équipes polyvalentes et flexibles
- Montrez la concurrence entre différents types de tâches
- Repérez les types d’activités qui mobilisent le plus les ressources
Activités nécessitant plusieurs ressources
Certaines activités nécessitent plusieurs ressources différentes en même temps :
Exemple : réunion d’examen de conception
| Pool de ressources | Quantité nécessaire |
|---|---|
| Concepteurs principaux | 2 |
| Salle de réunion | 1 |
| Responsable de la conception | 1 |
Important : l’activité ne peut commencer que lorsque toutes les ressources nécessaires sont disponibles simultanément. Si les concepteurs sont libres, mais qu’aucune salle de réunion n’est disponible, le cas doit attendre.
Points à prendre en compte pour les activités nécessitant plusieurs ressources
- Elles peuvent créer des schémas d’attente complexes
- Repérez les activités qui mobilisent plusieurs types de ressources
- Vérifiez si toutes les ressources doivent réellement être disponibles en même temps
Planifier les capacités à l’aide de la simulation
La simulation des ressources est particulièrement utile pour planifier les capacités.
Questions auxquelles la simulation répond
De combien de ressources ai-je besoin ?
Exécutez des simulations avec différents niveaux de capacité :
| Capacité | Temps d’attente moyen | Débit |
|---|---|---|
| 2 personnes | 45 min | 150/semaine |
| 3 personnes | 12 min | 150/semaine |
| 4 personnes | 3 min | 150/semaine |
À retenir : l’ajout d’une troisième personne réduit considérablement les temps d’attente. La quatrième apporte une amélioration plus limitée : le temps d’attente continue de baisser, mais le débit reste stable, car l’activité n’est plus le facteur limitant.
Où se trouvent mes goulots d’étranglement ?
Comparez le temps d’attente associé à chaque activité du processus. L’activité qui présente le temps d’attente le plus long et qui augmente le plus rapidement constitue le facteur limitant :
| Ressource | Temps d’attente moyen avant l’activité |
|---|---|
| Accueil | 4 min |
| Analystes de crédit | 2 h 10 min |
| Examen juridique | 8 min |
| Équipe de clôture | 35 min |
À retenir : les analystes de crédit constituent le goulot d’étranglement. Ajouter du personnel à l’accueil ne changera rien : les dossiers s’accumuleront simplement plus vite au niveau de l’analyse de crédit.
Que se passe-t-il si la demande augmente ?
Exécutez des scénarios avec des taux d’arrivée plus élevés :
| Demande | Personnel actuel | Évolution de la file d’attente |
|---|---|---|
| Actuelle | 5 | Stable |
| +20 % | 5 | Croissance lente |
| +50 % | 5 | Situation intenable |
À retenir : la capacité actuelle peut absorber une hausse d’environ 20 % de la demande. Au-delà, vous devrez ajouter des ressources.
Bonnes pratiques de modélisation des ressources
Commencez simplement
Commencez par quelques ressources clés qui représentent des contraintes réelles :
- Ne modélisez pas chaque personne comme une ressource distincte
- Regroupez les personnes interchangeables dans des pools
- Ajoutez des détails uniquement là où ils sont utiles
Utilisez des données réelles
Définissez la capacité à partir des effectifs réels :
- Effectif actuel
- Horaires et plannings de travail
- Disponibilité historique, en tenant compte des congés et des arrêts maladie
Prévoyez une marge
Les ressources réelles ne sont pas disponibles à 100 % :
- Les personnes prennent des pauses
- Les équipements nécessitent de la maintenance
- Des absences imprévues surviennent
Modélisez le temps réellement disponible, et non le maximum théorique.
Vérifiez la cohérence avec la réalité
Comparez les temps d’attente et la longueur des files d’attente simulés aux observations réelles :
- La longueur des files d’attente simulées correspond-elle aux temps d’attente réels ?
- Le débit simulé est-il proche du débit réel ?
- La gestion des files d’attente vous paraît-elle réaliste ?
Si ce n’est pas le cas, affinez votre modèle de ressources.
Tenez compte du facteur humain
N’oubliez pas que les personnes ne sont pas des machines :
- La productivité varie au cours de la journée
- Une utilisation élevée et prolongée entraîne épuisement et erreurs
- La polyvalence a ses limites
Étapes suivantes
Documentation associée
Concevez de meilleurs processus. Bâtissez une architecture cohérente. Gardez la maîtrise.
Accédez immédiatement à la plateforme, sans carte bancaire ni attente. Représentez clairement le fonctionnement de votre organisation dans des modèles de processus reliés entre eux.
Définissez l’architecture des processus, les responsabilités et les contrôles, puis clarifiez les rôles à chaque niveau.
Démarrez votre essai gratuit et posez les bases d’une gouvernance, d’une gestion et d’une amélioration continue de vos processus.