Rollen und RACI

Klare Zuständigkeiten sind entscheidend für eine gut gesteuerte Prozesslandschaft. Mit ProcessMind erstellen Sie eine zentrale Rollenbibliothek, generieren Rollen mit AI und weisen RACI-Verantwortlichkeiten zu. So ist für jede Aktivität eine verantwortliche Person festgelegt.

Die Rollenbibliothek

Die Rollenbibliothek ist die zentrale Quelle der Wahrheit für Rollen in Ihrer Organisation:

• Legen Sie Rollen wie Prozessverantwortlicher, Prozessmanager oder Qualitätsverantwortlicher fest.
• Verwenden Sie dieselbe Rolle in mehreren Prozessen, damit die Bezeichnungen einheitlich bleiben.
• Bearbeiten, benennen Sie Rollen um oder nehmen Sie sie außer Betrieb, wenn sich Ihre Organisation verändert.

Rollen hinzufügen und bearbeiten

1. Öffnen Sie die Seite Rollen über die linke Navigationsleiste.
2. Klicken Sie auf Rolle hinzufügen oder öffnen Sie eine vorhandene Rolle zur Bearbeitung.
3. Geben Sie die Rollendaten ein:
   • Name und Abk., zum Beispiel „Prozessverantwortlicher“ und „PV“.
   • Ebene, zu der die Rolle gehört.
   • Beschreibung der Aufgaben der Rolle in ein oder zwei Sätzen.
   • Verantwortlichkeiten (Markdown) mit einer ausführlicheren Beschreibung der Zuständigkeiten.
   • Tags als eigene Kennzeichnungen. Geben Sie einen Tag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um ihn hinzuzufügen.
   • Zuständige Personen, die diese Rolle übernehmen.
   • Aktiv. Deaktivieren Sie die Rolle, statt sie zu löschen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Im Rollenmenü (⋯) finden Sie die Aktionen Bearbeiten, Klonen, Löschen sowie Aktivieren und Deaktivieren. Mit Klonen erstellen Sie eine Kopie der Rolle. An den Namen wird „(Kopie)“ angehängt. Das spart Zeit, wenn zwei Teams größtenteils dieselbe Rollenbeschreibung verwenden.

Auf der Seite „Rollen“ können Sie zwischen Kartenansicht und Listenansicht wechseln. Die Kartenansicht bietet eine kompakte Übersicht zu jeder Rolle. In der Listenansicht sehen Sie die Rollenbibliothek als Tabelle und können mehr Rollen auf einmal überblicken. Klicken Sie auf einen Tag einer Rolle, um die Bibliothek danach zu filtern. Für gezieltere Ergebnisse verwenden Sie Tags filtern und Benutzer filtern. Aktivieren Sie Deaktivierte anzeigen, um ausgeschaltete Rollen einzubeziehen.

Rollen mit AI generieren

1. Klicken Sie auf der Seite Rollen auf AI. Alternativ öffnen Sie den Einrichtungsassistenten für Rollen über Rollen einrichten im Seitenmenü und wählen Sie Rollen mit AI generieren. Im selben Assistenten stehen auch Rollen manuell hinzufügen und Rollen gesammelt importieren zur Verfügung.
2. Wählen Sie die Fachbereiche aus, für die Rollen erstellt werden sollen, etwa Technik, Finanzen oder Recht.
3. Ergänzen Sie Hinweise unter Zusätzliche Informationen. Mit Dateien als Kontext verwenden können Sie Ihre eigenen Dokumente als Grundlage für das Ergebnis heranziehen.
4. Klicken Sie auf Generieren und prüfen Sie die Vorschläge.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Sie sehen dort, wie viele Rollen hinzugefügt werden. Oder wählen Sie Ändern, um die Eingaben anzupassen und die Generierung erneut zu starten.

So erstellen Sie schnell eine vollständige, einheitliche Rollenliste für einen neuen Prozess, ohne jeden Eintrag von Hand anzulegen.

Rollen importieren und exportieren

Über das Menü der Seite „Rollen“ (⋯) können Sie Ihre Rollenbibliothek aus ProcessMind exportieren und wieder importieren:

• Rollen importieren (JSON/CSV) fügt Rollen aus einer Datei hinzu. Vor der Bestätigung sehen Sie eine Vorschau der neuen und aktualisierten Einträge.
• Rollen exportieren (JSON) und Rollen exportieren (CSV) laden die gesamte Bibliothek für Berichte oder die Offline-Bearbeitung herunter.
• Alle Rollen löschen entfernt nach einer Bestätigung sämtliche Rollen in der Organisation. Exportieren Sie die Rollen vorher, falls Sie sie später wieder benötigen.

RACI-Verantwortlichkeiten zuweisen

RACI unterscheidet vier Beteiligungsstufen für jede Aktivität:

• Ausführend (R): führt die Arbeit aus.
• Verantwortlich (A): trägt die Verantwortung für das Ergebnis und erteilt die Freigabe.
• Konsultiert (C): bringt vor der Ausführung fachliche Beiträge ein.
• Informiert (I): wird über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten.

Weisen Sie im Modell und im Dokumentationseditor jeder Aktivität eine Rolle und eine RACI-Stufe zu. Die RACI-Matrix bietet Ihnen anschließend einen vollständigen Überblick darüber, wer für die einzelnen Aktivitäten im Prozess ausführend, verantwortlich, konsultiert und informiert ist.

Mit der RACI-Matrix arbeiten

Öffnen Sie den Bereich Dokumentation eines Prozesses und wählen Sie RACI-Matrix, um den Editor zu öffnen:

• Weisen Sie einer Zelle eine Rolle zu, indem Sie darauf klicken und Verantwortlich, Verantwortlich, Konsultiert oder Informiert auswählen. Mit Zuweisung löschen entfernen Sie eine Zuweisung.
• **Fügen Sie über das Matrixmenü eine Spalte für eine Rolle hinzu. Über das × in einer Spaltenüberschrift können Sie die **Rolle aus Matrix entfernen .- Ordnen Sie Rollen neu: Wählen Sie im Matrixmenü Rollen neu anordnen, ziehen Sie die Rollenspalten an die gewünschte Position und klicken Sie anschließend auf Neuordnung abgeschlossen.
• Wechseln Sie zwischen den Layouts Rollen (Rollen als Spalten) und RACI (R/A/C/I als Spalten). Für die Vollbildansicht wählen Sie Vergrößerte RACI öffnen.
• Sortieren Sie die Zeilen nach Prozessreihenfolge oder Elementname.
• Als Lanes anwenden: Strukturieren Sie das Modell so um, dass jede Rolle zu einer Lane wird. Das Modell und die RACI-Zuweisungen bleiben dabei aufeinander abgestimmt.
• RACI exportieren und RACI importieren übertragen die Matrix aus ProcessMind und dorthin. Mit Nicht verwendete Rollen entfernen entfernen Sie Rollen, die nicht mehr in der Matrix vorkommen.

Sie können die Matrix mit Rollen oder RACI-Stufen als Spalten anzeigen:

Rollenverlauf prüfen

Jede Änderung an der Rollenbibliothek wird protokolliert:

• Wählen Sie bei einem Verlaufseintrag Bis hierhin wiederherstellen, um die Rollenbibliothek auf diesen Stand zurückzusetzen. Bestätigen Sie mit Wiederherstellen. Dabei werden alle Rollen wiederhergestellt, nicht nur die geöffnete. Prüfen Sie deshalb vor dem Zurücksetzen die Liste.

Rollen und RACI sind ein fester Bestandteil Ihrer Prozessarchitektur: Stellen Sie sicher, dass jede Ebene eine klar zuständige Person hat. Die Informationen fließen auch direkt in die Prozessdokumentation ein, wo die RACI-Matrix in jedem Prozessdokument enthalten ist.

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