Rollen und RACI

Klare Verantwortlichkeiten sind für eine gut gesteuerte Prozesslandschaft unverzichtbar. Mit ProcessMind erstellen Sie eine zentrale Rollenbibliothek, generieren Rollen mit AI und weisen RACI-Verantwortlichkeiten zu, damit jede Aktivität eine eindeutig verantwortliche Person hat.

Die Rollenbibliothek

Die Rollenbibliothek ist Ihre zentrale Quelle der Wahrheit für Rollen in der gesamten Organisation:

• Definieren Sie Rollen wie Prozessverantwortliche, Prozessmanager oder Qualitätsverantwortliche.
• Verwenden Sie dieselbe Rolle in mehreren Prozessen, um einheitliche Bezeichnungen sicherzustellen.
• Bearbeiten, benennen Sie Rollen um oder mustern Sie sie aus, wenn sich Ihre Organisation verändert.

Rollen hinzufügen und bearbeiten

1. Öffnen Sie die Seite Rollen über die linke Navigationsleiste.
2. Klicken Sie auf Rolle hinzufügen oder öffnen Sie eine vorhandene Rolle zur Bearbeitung.
3. Füllen Sie die Rolle aus:
   • Name und Abk., zum Beispiel „Prozessverantwortlicher“ und „PV“.
   • Ebene, also die Architekturebene, zu der die Rolle gehört.
   • Beschreibung, also die Aufgabe der Rolle in ein oder zwei Sätzen.
   • Verantwortlichkeiten (Markdown), also die ausführliche Beschreibung des Verantwortungsbereichs.
   • Tags, also Ihre eigenen Bezeichnungen. Geben Sie ein Tag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um es hinzuzufügen.
   • Zuständige Personen, also die Personen, die diese Rolle innehaben.
   • Aktiv, um die Rolle zu deaktivieren, statt sie zu löschen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Das Rollenmenü (⋯) enthält die Aktionen Bearbeiten, Klonen, Löschen sowie Aktivieren und Deaktivieren. Mit Klonen wird eine Rolle kopiert und der Name um „(Kopie)“ ergänzt. Das spart Zeit, wenn zwei Teams den größten Teil einer Definition gemeinsam verwenden.

Auf der Seite Rollen können Sie zwischen Kartenansicht und Listenansicht wechseln. Die Kartenansicht bietet eine schnelle visuelle Zusammenfassung jeder Rolle. Die Listenansicht stellt die Bibliothek als kompakte Tabelle dar, in der Sie mehr Rollen gleichzeitig überblicken. Klicken Sie auf das Tag einer Rolle, um die Bibliothek nach diesem Tag zu filtern, oder verwenden Sie Tags filtern und Benutzer filtern für gezieltere Ergebnisse. Aktivieren Sie Deaktivierte anzeigen, um deaktivierte Rollen einzublenden.

Rollen mit AI generieren

1. Klicken Sie auf der Seite Rollen auf AI oder öffnen Sie den Assistenten zur Einrichtung von Rollen (Rollen einrichten im Seitenmenü) und wählen Sie Rollen mit AI generieren. Derselbe Assistent bietet auch Rollen manuell hinzufügen und Rollen gesammelt importieren.
2. Wählen Sie die Abteilungen aus, für die die Rollen gelten sollen, etwa Engineering, Finance oder Legal.
3. Ergänzen Sie unter Zusätzliche Informationen weitere Vorgaben und verwenden Sie Dateien als Kontext verwenden, damit Ihre eigenen Dokumente das Ergebnis beeinflussen.
4. Klicken Sie auf Generieren und prüfen Sie die Vorschläge.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, die anzeigt, wie viele Rollen hinzugefügt werden, oder auf Ändern, um die Eingaben anzupassen und die Generierung erneut zu starten.

So erhalten Sie schnell eine vollständige und konsistente Rollenliste für einen neuen Prozess, ohne jeden Eintrag manuell einzugeben.

Rollen importieren und exportieren

Über das Menü der Seite Rollen (⋯) übertragen Sie Ihre Rollenbibliothek in ProcessMind und wieder heraus:

• Rollen importieren (JSON/CSV) fügt Rollen aus einer Datei hinzu. Vor der Bestätigung sehen Sie eine Vorschau der Rollen, die erstellt oder aktualisiert werden.
• Rollen exportieren (JSON) und Rollen exportieren (CSV) laden die gesamte Bibliothek für Berichte oder die Offline-Bearbeitung herunter.
• Alle Rollen löschen entfernt nach einer Bestätigung jede Rolle in der Organisation. Exportieren Sie die Rollen zuerst, wenn Sie sie möglicherweise wieder benötigen.

RACI-Verantwortlichkeiten zuweisen

RACI definiert für jede Aktivität vier Ebenen der Beteiligung:

• Verantwortlich (R): führt die Arbeit aus.
• Verantwortlich (A): trägt die Ergebnisverantwortung und erteilt die Freigabe.
• Konsultiert (C): liefert vor der Ausführung Informationen.
• Informiert (I): erhält aktuelle Informationen zum Fortschritt.

Weisen Sie im Modell und im Dokumentationseditor jeder Aktivität eine Rolle und eine RACI-Ebene zu. Die RACI-Matrix bietet anschließend einen vollständigen Überblick darüber, wer für jede Aktivität im Prozess verantwortlich ist, die Ergebnisverantwortung trägt, konsultiert oder informiert wird.

Mit der RACI-Matrix arbeiten

Öffnen Sie im Prozess das Panel Dokumentation und wählen Sie RACI-Matrix, um den Editor zu öffnen:

• Eine Zelle zuweisen: Klicken Sie auf die Zelle und wählen Sie Verantwortlich, Verantwortlich, Konsultiert oder Informiert. Mit Zuweisung löschen entfernen Sie eine Zuweisung.
• Eine Rollenspalte hinzufügen: Wählen Sie diese Option im Matrixmenü. Über das × in einer Spaltenüberschrift können Sie eine Rolle mit Rolle aus Matrix entfernen entfernen.
• Rollen neu anordnen: Wählen Sie im Matrixmenü Rollen neu anordnen, ziehen Sie die Rollenspalten an die gewünschte Position und klicken Sie anschließend auf Neuordnung abgeschlossen.
• Das Layout wechseln: Wählen Sie zwischen Rollen als Spalten und RACI mit den Buchstaben R/A/C/I als Spalten. Mit Vergrößerte RACI öffnen öffnen Sie die Vollbildansicht.
• Zeilen sortieren: Sortieren Sie nach Prozessreihenfolge oder Elementname.
• Als Lanes anwenden: Strukturieren Sie das Modell so um, dass jede Rolle zu einer Lane wird und Modell sowie RACI-Zuweisungen synchron bleiben.
• RACI exportieren und RACI importieren übertragen die Matrix aus ProcessMind heraus oder in ProcessMind hinein. Mit Nicht verwendete Rollen entfernen bereinigen Sie Rollen, die in der Matrix nicht mehr vorkommen.

Die Matrix kann mit Rollen als Spalten oder mit RACI-Ebenen als Spalten angezeigt werden:

Rollenhistorie prüfen

Jede Änderung an der Rollenbibliothek wird aufgezeichnet:

• Wählen Sie bei einem Historieneintrag Bis hierhin wiederherstellen, um die Rollenbibliothek auf diesen Stand zurückzusetzen, und bestätigen Sie mit Wiederherstellen. Die Wiederherstellung betrifft alle Rollen, nicht nur die geöffnete. Prüfen Sie daher die Liste, bevor Sie den Vorgang bestätigen.

Rollen und RACI fügen sich direkt in Ihre Prozessarchitektur ein: Stellen Sie sicher, dass jede Ebene eine klar zugeordnete verantwortliche Person hat. Die Informationen fließen außerdem direkt in die Prozessdokumentation ein, in der die RACI-Matrix Bestandteil jedes Prozessdokuments ist.

Verwandte Themen

• Prozessarchitektur
• Prozessdokumentation
• Governance und Veröffentlichung