역할 및 RACI

프로세스 환경을 제대로 관리하려면 담당자를 명확히 정해야 합니다. ProcessMind에서는 중앙 역할 라이브러리를 만들고 AI로 역할을 생성한 뒤 RACI 책임을 지정해 모든 활동의 책임자를 정할 수 있습니다.

역할 라이브러리

역할 라이브러리는 조직 전체에서 사용할 역할 정보를 한곳에서 관리하는 기준입니다.

• 프로세스 소유자, 프로세스 관리자, 품질 책임자 등의 역할을 정의합니다.
• 여러 프로세스에서 같은 역할을 재사용해 명칭을 일관되게 유지합니다.
• 조직이 바뀌면 역할을 수정하거나 이름을 변경하고 폐기합니다.

역할 추가 및 수정

1. 왼쪽 메뉴에서 역할 페이지를 엽니다.
2. 역할 추가를 클릭하거나 기존 역할을 열어 수정합니다.
3. 역할 정보를 입력합니다.
   • 이름과 약어를 입력합니다. 예: “프로세스 책임자”, “PO”.
   • 수준은 역할이 속한 아키텍처 수준입니다.
   • 설명에는 역할을 한두 문장으로 설명합니다.
   • **책임(마크다운)**에는 역할이 담당하는 업무를 자세히 적습니다.
   • 태그는 직접 지정하는 라벨입니다. 입력한 뒤 Enter를 눌러 추가합니다.
   • 담당자에는 해당 역할을 맡은 사람을 지정합니다.
   • 활성 스위치를 끄면 역할을 삭제하지 않고 비활성화할 수 있습니다.
4. 저장을 클릭합니다.

역할 메뉴(⋯)에서 수정, 복제, 삭제, 활성화 또는 비활성화를 선택할 수 있습니다. 복제하면 이름 뒤에 “(복사본)“이 붙은 역할이 만들어집니다. 두 팀이 대부분 같은 역할 정의를 사용할 때 시간을 절약할 수 있습니다.

역할 페이지에서 카드 보기와 목록 보기를 전환할 수 있습니다. 카드 보기에서는 각 역할의 요약을 한눈에 확인할 수 있고, 목록 보기에서는 표 형식으로 여러 역할을 빠르게 살펴볼 수 있습니다. 역할의 태그를 클릭하면 해당 태그로 목록을 필터링할 수 있습니다. 더 구체적으로 검색하려면 태그 필터와 사용자 필터를 사용합니다. 비활성 역할 표시를 켜면 비활성화한 역할도 표시됩니다.

AI로 역할 생성하기

1. 역할 페이지에서 AI를 클릭하거나 역할 설정 마법사(페이지 메뉴의 역할 설정)를 열고 AI로 역할 생성을 선택합니다. 같은 마법사에서 역할 직접 추가 또는 역할 일괄 가져오기도 선택할 수 있습니다.
2. 역할을 적용할 부서를 선택합니다. 예: 엔지니어링, 재무, 법무.
3. 추가 정보에 지침을 입력하고, 파일을 참고 자료로 사용을 선택하면 보유한 문서를 결과 생성에 활용할 수 있습니다.
4. 생성을 클릭한 뒤 제안된 역할을 검토합니다.
5. 추가할 역할 수가 표시된 가져오기 버튼을 클릭하거나, 입력 내용을 조정하려면 변경을 클릭해 다시 생성합니다.

새 프로세스의 역할을 하나씩 입력하지 않고도 빠르게 일관된 역할 목록을 만들 수 있습니다.

역할 가져오기 및 내보내기

역할 페이지 메뉴(⋯)에서 ProcessMind로 역할 라이브러리를 가져오거나 내보낼 수 있습니다.

• **역할 가져오기(JSON/CSV)**를 선택하면 파일의 역할을 추가할 수 있습니다. 확인하기 전에 새로 만들거나 업데이트할 항목을 미리 볼 수 있습니다.
• 역할 내보내기(JSON) 또는 **역할 내보내기(CSV)**를 선택하면 보고서 작성이나 오프라인 편집에 사용할 수 있도록 전체 라이브러리를 다운로드합니다.
• 모든 역할 삭제를 선택하면 확인 후 조직의 역할이 모두 삭제됩니다. 다시 사용할 가능성이 있다면 먼저 내보내세요.

RACI 책임 지정하기

RACI는 각 활동에 대한 참여 수준을 네 가지로 구분합니다.

• Responsible (R): 업무를 수행합니다.
• Accountable (A): 결과를 책임지고 승인합니다.
• Consulted (C): 업무 전에 의견을 제공합니다.
• Informed (I): 진행 상황을 공유받습니다.

모델과 문서 편집기에서 각 활동에 역할과 RACI 수준을 지정합니다. RACI 매트릭스를 통해 프로세스의 각 활동을 누가 수행하고, 책임지며, 의견을 제공하고, 진행 상황을 공유받는지 한눈에 확인할 수 있습니다.

RACI 매트릭스 사용하기

프로세스의 문서 패널을 열고 RACI 매트릭스를 선택해 편집기를 엽니다.

• 셀 지정: 셀을 클릭한 뒤 Responsible, Accountable, Consulted 또는 Informed를 선택합니다. 지정 내용을 지우려면 Clear assignment를 사용합니다.
• Add a role 열을 매트릭스 메뉴에서 추가하거나, 열 머리글의 ×를 클릭해 Remove role from matrix를 선택합니다.
• 역할 순서 변경: 매트릭스 메뉴에서 Rearrange roles를 선택하고 역할 열을 드래그한 다음 Done rearranging을 클릭합니다.
• 레이아웃 전환: 역할을 열로 표시하는 Roles 보기와 R/A/C/I를 열로 표시하는 RACI 보기를 전환합니다. 전체 화면으로 보려면 Open enlarged RACI를 선택합니다.
• 행 정렬: 프로세스 순서 또는 요소 이름을 기준으로 정렬합니다.
• 레인으로 적용: 각 역할을 레인으로 배치하도록 모델을 재구성합니다. 모델과 RACI 지정은 동기화된 상태로 유지됩니다.
• RACI 내보내기와 RACI 가져오기를 사용해 매트릭스를 ProcessMind에서 내보내거나 가져올 수 있습니다. 사용하지 않는 역할 제거를 선택하면 매트릭스에 더 이상 나타나지 않는 역할을 정리합니다.

매트릭스는 역할을 열로 표시하거나 RACI 수준을 열로 표시할 수 있습니다.

역할 변경 이력 확인하기

역할 라이브러리의 모든 변경 사항이 기록됩니다.

• 변경 이력 항목에서 여기로 복원을 선택하면 역할 라이브러리를 해당 시점으로 되돌릴 수 있습니다. 복원을 눌러 확정합니다. 복원하면 선택한 역할뿐 아니라 모든 역할이 영향을 받으므로, 실행 전에 목록을 확인하세요.

역할과 RACI는 프로세스 아키텍처에 자연스럽게 연결됩니다. 각 수준에 명확한 책임자가 있는지 확인하세요. 또한 프로세스 문서에도 반영되며, RACI 매트릭스가 각 프로세스 문서에 포함됩니다.

관련 주제

• 프로세스 아키텍처
• 프로세스 문서
• 거버넌스 및 게시