Peran dan RACI

Kepemilikan yang jelas penting agar lanskap proses dapat dikelola dengan baik. ProcessMind membantu Anda membuat pustaka peran terpusat, menyusun peran dengan AI, dan menetapkan tanggung jawab RACI agar setiap aktivitas memiliki pemilik yang bertanggung jawab.

Pustaka peran

Pustaka peran menjadi sumber acuan utama untuk peran di seluruh organisasi:

• Tentukan peran seperti Pemilik proses, Manajer proses, atau Pemimpin kualitas.
• Gunakan peran yang sama di beberapa proses agar penamaannya konsisten.
• Edit, ganti nama, atau hentikan penggunaan peran sesuai perubahan organisasi.

Menambahkan dan mengedit peran

1. Buka halaman Peran dari panel navigasi kiri.
2. Klik Tambahkan peran, atau buka peran yang sudah ada untuk mengeditnya.
3. Isi detail peran:
   • Nama dan Singk., misalnya “Pemilik proses” dan “PP”.
   • Tingkat, yaitu tingkat arsitektur tempat peran tersebut berada.
   • Deskripsi, penjelasan singkat tentang tugas peran tersebut.
   • Tanggung jawab (Markdown), uraian lebih lengkap tentang tanggung jawab peran tersebut.
   • Tag, label yang Anda tentukan sendiri. Ketik label, lalu tekan Enter untuk menambahkannya.
   • Penerima tugas, orang-orang yang menjalankan peran tersebut.
   • Aktif, nonaktifkan peran alih-alih menghapusnya.
4. Klik Simpan.

Menu peran (⋯) berisi tindakan Edit, Kloning, Hapus, serta Aktifkan atau Nonaktifkan. Kloning menyalin peran dan menambahkan “(copy)” pada namanya. Cara ini menghemat waktu saat dua tim menggunakan sebagian besar definisi yang sama.

Di halaman Peran, Anda dapat beralih antara Tampilan kartu dan Tampilan daftar. Tampilan kartu memberi ringkasan visual singkat untuk setiap peran, sedangkan Tampilan daftar menampilkan pustaka dalam tabel ringkas agar Anda dapat melihat lebih banyak peran sekaligus. Klik tag pada peran untuk memfilter pustaka berdasarkan tag tersebut, atau gunakan Filter tag dan Filter pengguna untuk mempersempit hasil. Aktifkan Tampilkan yang dinonaktifkan untuk menyertakan peran yang sudah Anda nonaktifkan.

Membuat role dengan AI

1. Di halaman Peran, klik AI, atau buka panduan penyiapan peran (Siapkan peran di menu halaman), lalu pilih Buat peran dengan AI. Panduan yang sama juga menyediakan opsi Tambahkan peran secara manual dan Impor peran sekaligus.
2. Pilih departemen yang akan dicakup oleh peran, seperti Engineering, Finance, atau Legal.
3. Tambahkan arahan di Informasi tambahan, lalu gunakan Gunakan file sebagai konteks agar dokumen Anda menjadi acuan hasilnya.
4. Klik Buat, lalu tinjau saran yang diberikan.
5. Klik tombol Impor, yang menampilkan jumlah peran yang akan ditambahkan, atau pilih Ubah untuk menyesuaikan masukan dan membuat hasil baru.

Cara ini membantu Anda menyusun daftar role yang lengkap dan konsisten untuk proses baru, tanpa harus mengisi setiap entri satu per satu.

Mengimpor dan mengekspor role

Menu halaman Roles (⋯) menyediakan opsi untuk memindahkan pustaka role masuk dan keluar dari ProcessMind:

• Impor peran (JSON/CSV) menambahkan peran dari file. Sebelum mengonfirmasi, Anda dapat melihat pratinjau peran yang akan dibuat dan diperbarui.
• Ekspor peran (JSON) dan Ekspor peran (CSV) mengunduh seluruh pustaka untuk pelaporan atau pengeditan luring.
• Hapus semua peran menghapus setiap peran di organisasi setelah Anda mengonfirmasi. Ekspor terlebih dahulu jika mungkin ingin menggunakannya lagi.

Menetapkan tanggung jawab RACI

RACI menetapkan empat tingkat keterlibatan untuk setiap aktivitas:

• Responsible (R): mengerjakan tugas.
• Accountable (A): bertanggung jawab atas hasil dan memberikan persetujuan.
• Consulted (C): memberikan masukan sebelum pekerjaan dilakukan.
• Informed (I): menerima informasi tentang perkembangan pekerjaan.

Di model dan editor dokumentasi, tetapkan role dan tingkat RACI untuk setiap aktivitas. Matriks RACI memberikan gambaran lengkap tentang pihak yang bertugas, bertanggung jawab, dimintai masukan, dan menerima informasi untuk setiap aktivitas dalam proses.

Menggunakan matriks RACI

Buka panel Dokumentasi pada proses, lalu pilih Matriks RACI untuk membuka editor:

• Tetapkan peran pada sel dengan mengekliknya, lalu pilih Penanggung jawab, Penanggung jawab, Dikonsultasikan, atau Diberi tahu. Untuk menghapus penetapan, gunakan Hapus penetapan.
• Tambahkan kolom peran dari menu matriks, atau klik × pada judul kolom untuk Menghapus peran dari matriks.
• Atur ulang urutan peran: pilih Atur ulang peran dari menu matriks, seret kolom peran, lalu klik Selesai mengatur ulang.
• Ganti tata letak antara Peran (peran sebagai kolom) dan RACI (huruf R/A/C/I sebagai kolom), lalu pilih Buka RACI dalam tampilan penuh untuk melihat matriks layar penuh.
• Urutkan baris berdasarkan urutan proses atau nama elemen.
• Terapkan sebagai swimlane: susun ulang model agar setiap peran menjadi swimlane, sekaligus menjaga model dan penetapan RACI tetap selaras.
• Ekspor RACI dan Impor RACI memindahkan matriks masuk dan keluar dari ProcessMind. Gunakan Hapus peran yang tidak digunakan untuk menghapus peran yang tidak lagi muncul di matriks.

Anda dapat menampilkan role atau tingkat RACI sebagai kolom dalam matriks:

Meninjau riwayat role

Setiap perubahan pada pustaka role tercatat:

• Pilih Pulihkan ke sini pada entri riwayat untuk mengembalikan pustaka peran ke kondisi saat itu, lalu konfirmasi dengan Pulihkan. Pemulihan berlaku untuk semua peran, bukan hanya peran yang sedang dibuka. Periksa daftarnya sebelum memulihkan.

Role dan RACI melengkapi arsitektur proses Anda. Pastikan setiap tingkat memiliki penanggung jawab yang jelas. Informasi ini juga langsung digunakan dalam dokumentasi proses, tempat matriks RACI ditampilkan di setiap dokumen proses.

Topik terkait

• Arsitektur proses
• Dokumentasi proses
• Tata kelola dan publikasi