Artefacts
Les artefacts sont des fichiers que vous joignez aux tâches et aux documents dans ProcessMind. Ils conservent les documents utiles à proximité du processus auquel ils se rapportent et fournissent à l’assistant IA un contexte supplémentaire.
Joindre un artefact
- Ouvrez la tâche ou le document que vous souhaitez enrichir.
- Utilisez l’option attach dans le menu de la tâche ou dans l’éditeur de documentation.
- Sélectionnez un fichier sur votre ordinateur et confirmez.
Les types de fichiers pris en charge comprennent les documents, les feuilles de calcul, les PDF et les images.
Créez des artefacts à partir de captures d’écran
Vous pouvez également créer des artefacts à partir de captures d’écran pour rédiger des instructions de processus étape par étape. Capturez la partie pertinente de l’écran, puis modifiez l’image avant de l’enregistrer comme artefact :
- Masquez les informations personnelles manuellement en faisant glisser le curseur sur une zone pour la masquer, ou appliquez un masquage automatique lorsqu’il est disponible. Une zone masquée devient définitive dans l’image enregistrée.
- Rognez la capture pour ne conserver que les commandes et les informations nécessaires à la tâche.
- Ajoutez des instructions à l’aide de la notation Markdown pour décrire ce que le lecteur doit faire. Ces instructions pourront ensuite être utilisées avec la capture d’écran comme procédure de documentation pour une tâche ou un processus précis.
Vous pouvez ainsi transformer rapidement une capture d’écran en instruction de travail réutilisable, respectueuse de la confidentialité, qui peut être associée à l’étape de processus concernée.
Gérer les pièces jointes
Ouvrez le menu d’un artefact (⋯) pour le gérer :
- Prévisualisez un fichier sans quitter ProcessMind.
- Renommez l’artefact ou modifiez sa description pour préciser son utilité.
- Ajoutez un commentaire pour lancer une discussion sur le fichier.
- Publiez ou dépubliez un artefact afin de contrôler sa visibilité pour les utilisateurs disposant d’une licence de lecture.
- Supprimez un artefact qui n’est plus pertinent.
Gardez vos artefacts organisés : joignez la dernière version d’une politique ou d’un modèle afin que les lecteurs et l’IA travaillent toujours avec des informations à jour.
Types de fichiers pris en charge
ProcessMind prétraite la plupart des types de fichiers courants afin que leur contenu puisse être consulté, recherché et utilisé par l’assistant IA :
- Documents : PDF, DOCX et fichiers texte brut ou Markdown.
- Présentations : PPTX.
- Feuilles de calcul : XLSX.
- Images : formats d’image courants, avec extraction du texte par OCR si nécessaire.
- Vidéos : MP4, WEBM, MOV et formats similaires, avec transcription de la parole en texte.
- Données : CSV et autres fichiers texte structurés.
Traitement et recherche
Lorsque vous joignez un fichier pris en charge, ProcessMind le prétraite en arrière-plan pour en extraire le contenu :
- État : chaque artefact affiche un état de traitement (En file d’attente, En cours de traitement, Prêt, Échec ou Ignoré) accompagné d’un indicateur de progression.
- Retraitement : si un import est incomplet, vous pouvez retraiter un artefact pour relancer le pipeline d’extraction.
- Recherchable : une fois le traitement terminé, l’artefact est marqué Recherchable et son contenu peut être trouvé via la recherche globale, avec un aperçu du texte correspondant.
- Anonymisation : l’extraction applique des règles d’anonymisation, comprenant les modèles intégrés et ceux configurés par votre organisation, avant l’indexation du contenu.
Recherche dans le contenu
Pour rechercher un élément dans vos fichiers plutôt que dans le modèle, utilisez Rechercher dans le contenu dans le sélecteur d’artefacts : saisissez une requête telle que « validation de facture », puis choisissez entre la recherche sémantique (fondée sur le sens), exacte (selon les mots saisis) et hybride. Les résultats affichent le passage correspondant, avec Ouvrir pour prévisualiser l’artefact et Plus de résultats dans ce fichier pour voir toutes les correspondances dans un même document.
Artefacts comme contexte pour l’IA
Les artefacts joints font partie du contexte que l’assistant IA peut utiliser :
- Demandez à l’IA de résumer un document joint.
- Demandez à l’IA de vérifier si votre modèle correspond à une politique jointe au processus.
- Utilisez des modèles joints comme base pour rédiger de nouveaux contenus.
- Posez des questions sur le contenu de documents numérisés, de feuilles de calcul ou de vidéos : le texte extrait est disponible pour l’assistant.
Lorsqu’un flux IA vous permet de choisir son contexte, cliquez sur Utiliser des fichiers comme contexte pour sélectionner précisément les fichiers utiles à votre demande ; ils sont envoyés avec votre invite.
Comme les artefacts sont partagés avec l’IA, évitez de joindre des documents sensibles ou confidentiels, sauf si la politique de votre organisation l’autorise.
Artefacts et documentation
Les artefacts complètent la documentation des processus : joignez des formulaires, des listes de contrôle ou des consignes à la section concernée afin que les participants au processus trouvent tout ce dont ils ont besoin au même endroit. Avec les rôles et la RACI, les artefacts contribuent à rendre vos processus documentés complets et utiles.