Fichiers joints

Dans ProcessMind, les fichiers joints sont des fichiers associés à des tâches et à des documents. Ils regroupent les ressources utiles à proximité du processus concerné et fournissent davantage de contexte à l’Assistant IA.

Joindre un fichier

1. Ouvrez la tâche ou le document que vous souhaitez compléter.
2. Dans le menu de la tâche ou l’éditeur de documentation, choisissez l’option Joindre.
3. Sélectionnez un fichier sur votre ordinateur, puis confirmez.

Les types de fichiers pris en charge comprennent les documents, les feuilles de calcul, les PDF et les images.

Créer des fichiers joints à partir de captures d’écran

Vous pouvez également créer des fichiers joints à partir de captures d’écran pour rédiger des instructions détaillées sur un processus. Capturez la partie pertinente de l’écran, puis modifiez l’image avant de l’enregistrer comme fichier joint :

• Masquez manuellement les informations personnelles en faisant glisser le curseur sur la zone à masquer, ou appliquez le masquage automatique lorsqu’il est disponible. Une zone masquée reste fixe dans l’image enregistrée.
• Rogner la capture pour ne conserver que les commandes et les informations nécessaires à la tâche.
• Ajoutez des instructions en Markdown pour décrire les actions à effectuer. Vous pourrez ensuite utiliser ces instructions avec la capture d’écran comme procédure de documentation pour une tâche ou un processus précis.

Vous pouvez ainsi transformer rapidement une capture d’écran en instruction de travail réutilisable, qui tient compte de la confidentialité et peut être associée à l’étape de processus concernée.

Gérer les pièces jointes

Ouvrez le menu d’un fichier joint (⋯) pour le gérer :

• Aperçu d’un fichier sans quitter ProcessMind.
• Renommez le fichier joint ou choisissez Modifier la description pour préciser son utilité.
• Publiez ou dépubliez un fichier joint pour déterminer si les personnes disposant d’un siège de lecture peuvent le consulter.
• Supprimez un fichier joint qui n’est plus utile.

Organisez vos fichiers joints : ajoutez la version la plus récente d’une politique ou d’un modèle afin que les personnes qui les consultent et l’IA disposent d’informations à jour.

Types de fichiers pris en charge

ProcessMind prétraite la plupart des types de fichiers courants afin que leur contenu puisse être consulté, recherché et utilisé par l’Assistant IA :

• Documents : fichiers PDF, DOCX, texte brut ou Markdown.
• Présentations : fichiers PPTX.
• Feuilles de calcul : fichiers XLSX.
• Images : formats d’image courants (le texte est extrait par OCR si nécessaire).
• Vidéos : fichiers MP4, WEBM, MOV et formats similaires (la parole est transcrite).
• Données : fichiers CSV et autres fichiers texte structurés.

Traitement et recherche

Lorsque vous joignez un fichier pris en charge, ProcessMind le prétraite en arrière-plan pour en extraire le contenu :

• État : chaque fichier joint affiche son état de traitement (En file d’attente, En cours de traitement, Prêt, Échec ou Ignoré) et un indicateur de progression.
• Relancer le traitement : si l’importation d’un fichier est incomplète, vous pouvez relancer le traitement pour exécuter à nouveau le processus d’extraction.
• Recherchable : une fois le traitement terminé, le fichier est marqué comme Recherchable. Son contenu peut alors être trouvé avec la recherche globale, qui affiche un aperçu du texte correspondant.
• Anonymisation : avant l’indexation du contenu, l’extraction applique des règles d’anonymisation, notamment des modèles intégrés et ceux configurés par votre organisation.

Recherche dans le contenu

Pour rechercher dans vos fichiers plutôt que dans le modèle, utilisez Rechercher dans le contenu dans le sélecteur de fichiers joints. Saisissez une requête, par exemple « approbation de facture », puis choisissez entre la recherche Sémantique (par le sens), Exacte (selon les mots saisis) et Hybride. Les résultats affichent le passage correspondant. Choisissez Ouvrir pour afficher un aperçu du fichier ou Autres éléments de ce fichier pour consulter toutes les correspondances dans un même document.

Les fichiers joints comme contexte pour l’IA

L’Assistant IA peut utiliser les fichiers joints comme éléments de contexte :

• Demandez à l’IA de résumer un document joint.
• Demandez à l’IA de vérifier si votre modèle est conforme à une politique jointe au processus.
• Utilisez les modèles joints comme base pour rédiger de nouveaux contenus.
• Posez des questions sur le contenu de documents numérisés, de feuilles de calcul ou de vidéos : le texte extrait est accessible à l’Assistant IA.

Lorsque le flux de l’IA vous permet de choisir le contexte, cliquez sur Utiliser les fichiers comme contexte pour sélectionner précisément les fichiers utiles à votre demande. Ils seront transmis avec votre requête.

Les fichiers joints étant partagés avec l’IA, évitez d’ajouter des documents sensibles ou confidentiels, sauf si la politique de votre organisation l’autorise.

Fichiers joints et documentation

Les fichiers joints complètent la documentation des processus : associez des formulaires, des listes de contrôle ou des consignes à la section concernée afin que les participants au processus trouvent tout ce dont ils ont besoin au même endroit. Avec les rôles et la RACI, ils contribuent à rendre la documentation de vos processus complète et utile.

Rubriques associées

• Documentation des processus
• Rôles et RACI
• Qualité du modèle