Utilisateurs en lecture

Les utilisateurs lecteurs disposent d’un accès en lecture seule à votre organisation. Ils peuvent parcourir le portail des processus, ouvrir les modèles publiés, consulter la documentation et exporter des documents, mais ils ne peuvent ni modéliser, ni modifier, ni gérer quoi que ce soit. Les lecteurs sont gratuits et ne sont jamais comptabilisés parmi les licences payantes : chaque licence Architecture des processus et Process Intelligence comprend 10 lecteurs du portail gratuits, chaque licence Intelligence comprend également 3 lecteurs de Dashboard qui peuvent aussi consulter les Dashboards, et les contrats Entreprise peuvent donner accès à un nombre illimité de lecteurs.

Fonctionnement des utilisateurs en lecture

• Lecture seule par conception : les lecteurs voient exactement ce que vous publiez, et rien d’autre. Ils ne disposent d’aucun mode de modification.
• Contenu publié uniquement : les brouillons et les processus en cours d’examen restent invisibles jusqu’à leur publication.
• Contenu renseigné uniquement : les sections de documentation vides et les rôles non attribués sont masqués, afin que les lecteurs ne voient jamais de contenu incomplet.
• Exportation incluse : les lecteurs peuvent télécharger la documentation publiée au format Word (.docx), la copier au format Markdown ou l’imprimer.

Les lecteurs n’ont jamais besoin d’autorisations de modélisation, et leur accès ne compte pas dans le nombre de licences de modélisation.

Ce que les lecteurs peuvent faire

• Parcourir le catalogue : rechercher et filtrer les processus publiés par dossier, niveau ou nom.
• Ouvrir les modèles de processus : consulter le modèle publié en lecture seule, zoomer, déplacer la vue et parcourir le contenu, sans rien modifier.
• Lire la documentation : consulter les sections mises en forme, notamment la matrice RACI.
• Exporter des documents : télécharger au format Word, copier au format Markdown ou imprimer en PDF.

Ce que les lecteurs ne peuvent pas faire

• Modifier les modèles ou la documentation.
• Publier un processus ou en changer l’état.
• Consulter du contenu non publié : les éléments à l’état Brouillon ou En cours d’examen sont masqués.
• Gérer les utilisateurs, les rôles ou les paramètres.

Configurer les utilisateurs en lecture

1. Publiez d’abord vos processus. Un processus devient visible par les lecteurs uniquement après avoir suivi votre processus de gouvernance.
2. Accordez l’accès en lecture : dans les paramètres de votre organisation ou de votre environnement, ajoutez des utilisateurs avec la licence Lecteur du portail.
3. Demandez-leur de se connecter : un lecteur du portail se connecte à ProcessMind et accède au portail, où seuls les processus publiés sont visibles. L’accès est associé à la licence, et non à un lien propre à chaque processus. Pour le révoquer, il suffit donc de retirer la licence.

Contrôler les accès

• Au niveau de l’organisation ou de l’environnement : déterminez qui peut consulter les processus publiés à l’échelle de l’organisation ou de l’environnement.
• Éditeurs et lecteurs : les éditeurs peuvent modéliser, documenter et gérer les processus ; les lecteurs peuvent uniquement consulter le contenu publié.
• Navigation selon les rôles : les lecteurs voient les services et les fonctions que vous avez mis à leur disposition.

Maintenir le portail à jour

Les lecteurs voient toujours la dernière version publiée. Le portail reste donc à jour sans travail supplémentaire :

• Publiez une nouvelle version après avoir approuvé les modifications : les lecteurs la verront immédiatement.
• Dépubliez un processus pour le retirer du portail pendant que vous le retravaillez.
• Vérifiez la qualité avant publication : consultez le badge de qualité pour vous assurer que le contenu partagé est complet et cohérent.

Sujets connexes

• Portail des processus
• Gouvernance et publication
• Documentation des processus
• Qualité du modèle