Các biến thể quy trình
Không phải trường hợp nào cũng đi theo cùng một lộ trình. Biến thể quy trình là một chuỗi hoạt động riêng mà một trường hợp có thể đi qua. Phần lớn đơn hàng đi theo trình tự “Tạo đơn hàng → Gửi hóa đơn → Thanh toán”, nhưng một số đơn hàng bỏ qua hoặc lặp lại bước. Hiểu các biến thể giúp bạn phát hiện độ phức tạp không cần thiết và cơ hội chuẩn hóa. Bạn có thể xem các biến thể trong dữ liệu của mình bằng cách dùng thử miễn phí.
Nhận diện biến thể
ProcessMind nhóm các trường hợp trong tập dữ liệu theo chuỗi hoạt động mà chúng đi qua. Danh sách biến thể nằm trong bộ lọc biến thể:
- Mở dashboard cho tập dữ liệu trong khu vực Phân tích quy trình.
- Mở bộ lọc biến thể để xem danh sách biến thể, được sắp xếp theo số trường hợp đi theo từng biến thể.
- Xem thống kê biến thể: mỗi biến thể hiển thị số trường hợp, tỷ lệ bao phủ, thời gian trung bình và các thông tin khác.
Các biến thể bao phủ phần lớn trường hợp tạo thành lộ trình phổ biến. Những biến thể ít gặp còn lại thường là ngoại lệ hoặc cách xử lý đặc biệt.
So sánh hiệu quả giữa các biến thể
Thời gian xử lý giữa các biến thể thường chênh lệch đáng kể:
- Tìm biến thể xử lý chậm: cùng một chuỗi hoạt động có thể mất thời gian gấp đôi nếu tài nguyên hoặc thời điểm thực hiện khác nhau.
- So sánh tỷ lệ bao phủ để biết biến thể nào là ngoại lệ hiếm gặp, biến thể nào thuộc luồng chính.
- Đi sâu vào từng trường hợp: mở trình khám phá trường hợp để xem chính xác những gì diễn ra trong một biến thể.
Tìm nguyên nhân gốc rễ của sai lệch
Khi đã biết biến thể nào đáng chú ý, hãy tìm hiểu vì sao chúng xuất hiện:
- Xem các thuộc tính: dùng bộ lọc để lọc biến thể theo khu vực, sản phẩm hoặc loại khách hàng.
- So sánh với mô hình: dùng kiểm tra mức độ tuân thủ để xem biến thể nào khác với quy trình dự kiến.
- Xem hoạt ảnh: phát lại các biến thể bằng hoạt ảnh quy trình để hiểu luồng xử lý.
Hành động dựa trên thông tin thu được
Dùng kết quả phân tích biến thể để thúc đẩy cải tiến:
- Chuẩn hóa lộ trình phổ biến để biến lộ trình này thành cách xử lý mặc định.
- Tự động hóa các bước lặp lại trong những biến thể có khối lượng lớn.
- Mô hình hóa quy trình mục tiêu rồi thử nghiệm bằng mô phỏng trước khi triển khai.
Chủ đề liên quan
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.