Pools và swimlanes

Pools và swimlanes là gì

Trong BPMN 2.0, pool và swimlane (còn gọi là lane) giúp sắp xếp quy trình và thể hiện trực quan vai trò, phòng ban hoặc đơn vị tham gia vào quy trình kinh doanh. Chúng làm rõ ai chịu trách nhiệm cho từng tác vụ và các bên tham gia phối hợp với nhau ra sao. Bạn có thể vẽ pool và lane trên canvas ProcessMind. Bắt đầu dùng thử miễn phí để sơ đồ hóa vai trò trong một quy trình của bạn.

Pools

• Mục đích: Pool thể hiện một bên tham gia chính hoặc một đơn vị rộng hơn trong quy trình, chẳng hạn như tổ chức, hệ thống hoặc đối tác kinh doanh. Pool xác định ranh giới của quy trình và cho biết các pool khác nhau có thể đại diện cho những tổ chức hoặc phòng ban cùng phối hợp.

• Cách thể hiện: Một hình chữ nhật lớn bao quanh toàn bộ quy trình. Pool có thể chứa nhiều swimlane (lane), nhưng mỗi pool đại diện cho một quy trình hoặc bên tham gia riêng biệt.

• Ví dụ: Trong quy trình có sự phối hợp giữa hai công ty, bạn có thể tạo một pool cho “Công ty A” và một pool khác cho “Công ty B”.

• Khi nào nên dùng: Dùng pool để mô hình hóa tương tác giữa các đơn vị khác nhau, chẳng hạn khi công ty làm việc với nhà cung cấp, đối tác hoặc khách hàng bên ngoài. Mỗi đơn vị có pool riêng; Message Flow giữa các pool thể hiện việc trao đổi thông tin.

Swimlanes (lanes)

• Mục đích: Swimlane (hay lane) là phần chia nhỏ bên trong một pool, giúp sắp xếp hoạt động theo vai trò, phòng ban hoặc hệ thống cụ thể. Lane làm rõ ai chịu trách nhiệm thực hiện từng tác vụ trong pool.

• Cách thể hiện: Các phần chia ngang hoặc dọc bên trong pool, mỗi phần đại diện cho một bên tham gia khác nhau, chẳng hạn phòng ban, vai trò hoặc hệ thống.

• Ví dụ: Trong pool đại diện cho một công ty, bạn có thể tạo lane “Bán hàng”, “Tài chính” và “Hỗ trợ khách hàng”, rồi đặt các tác vụ vào lane tương ứng.

• Khi nào nên dùng: Dùng lane để phân công trách nhiệm cho các tác vụ trong pool, giúp xác định rõ ai thực hiện từng hoạt động. Ví dụ, đặt tác vụ xử lý hóa đơn trong lane “Tài chính” và tác vụ giải đáp thắc mắc của khách hàng trong lane “Hỗ trợ khách hàng”.

Pool thu gọn

• Mục đích: Pool thu gọn đại diện cho một bên tham gia quy trình, chẳng hạn công ty, phòng ban hoặc hệ thống, nhưng không hiển thị luồng quy trình bên trong. Cách này thể hiện tương tác giữa các bên mà không cần trình bày chi tiết quy trình làm việc nội bộ của họ.

• Cách thể hiện: Một hình chữ nhật lớn không hiển thị hoạt động bên trong. Thường chỉ có tên bên tham gia; Message Flow đi vào hoặc ra khỏi pool để thể hiện tương tác với các bên khác.

• Ví dụ: Sơ đồ có thể thể hiện công ty làm việc với nhà cung cấp. Quy trình nội bộ của công ty được hiển thị, còn nhà cung cấp được thể hiện bằng pool thu gọn để cho biết họ tham gia mà không trình bày các bước nội bộ.

• Khi nào nên dùng: Dùng pool thu gọn khi muốn thể hiện tương tác giữa nhiều bên nhưng không cần đi sâu vào quy trình của một số bên. Ví dụ, bạn có thể cho thấy khách hàng làm việc với nhà cung cấp bên ngoài mà không cần trình bày quy trình nội bộ của nhà cung cấp.

Ví dụ

Sơ đồ này thể hiện một bên tham gia trong quy trình:

Nhà cung cấp

Pool có một số lane đại diện cho các phòng ban trong tổ chức.

Lane Tiếp thị được chia thành hai khu vực trách nhiệm cụ thể hơn:

• Trước bán hàng: các hoạt động hỗ trợ quy trình bán hàng trước khi chốt giao dịch.
• Sau bán hàng: các hoạt động diễn ra sau khi bán hàng, tập trung vào tương tác và duy trì khách hàng.

Lane giúp làm rõ phòng ban hoặc vai trò nào chịu trách nhiệm cho từng hoạt động, trong khi mọi hoạt động vẫn thuộc cùng một tổ chức.

Dùng pool và lane giúp sắp xếp quy trình phức tạp rõ ràng hơn, cho thấy các phòng ban phối hợp với nhau ra sao trong cùng một tổ chức.

Khi nào nên dùng sơ đồ swimlane

Sơ đồ swimlane hữu ích khi vấn đề nằm ở khâu bàn giao chứ không phải ở một bước cụ thể. Hãy xem ba dấu hiệu sau:

• Công việc đi qua ranh giới giữa phòng ban hoặc hệ thống. Nếu mọi việc diễn ra trong cùng một nhóm, các làn chỉ thêm hàng mà không bổ sung thông tin.
• Bạn nghi ngờ việc bàn giao gây chậm trễ. Làn quy trình cho thấy thời gian chờ giữa hai làn, điều mà sơ đồ phẳng thường ẩn trong luồng tuần tự.
• Bạn cần thể hiện trách nhiệm. Một làn cho biết ai chịu trách nhiệm về hoạt động; một pool cho biết hoạt động thuộc về bên tham gia nào.

Chỉ dùng một pool nếu quy trình diễn ra nội bộ trong một bên tham gia và người xem chỉ cần biết trình tự. Thêm lane vào quy trình không có khâu bàn giao sẽ khiến sơ đồ rộng hơn, khó đọc hơn mà không có thêm thông tin.

Nên thống nhất sớm một quy ước: lane đại diện cho vai trò, hệ thống hay nhóm, rồi áp dụng nhất quán trong mọi sơ đồ. Dùng lẫn các quy ước là lý do chính khiến hai sơ đồ swimlane của cùng một quy trình không thể so sánh với nhau.

Tạo mô hình BPMN tùy chỉnh

Chủ đề liên quan

• Hoạt động: nhiệm vụ và quy trình con.
• Đối tượng kết nối: liên kết giữa các phần tử.