Đồ thị quy trình là gì?

Đồ thị quy trình là gì?

Đồ thị quy trình là hình ảnh trực quan trung tâm trong ProcessMind. Đồ thị cho thấy các trường hợp di chuyển qua quy trình từ đầu đến cuối. Biết cách đọc đồ thị là điều cần thiết để phân tích quy trình hiệu quả. Hoạt ảnh quy trình phát lại diễn biến của các trường hợp theo thời gian, còn hướng dẫn Menu thành phần và kết nối giải thích các thao tác nhanh trên từng hoạt động và mũi tên. Bạn có thể xem đồ thị với dữ liệu của mình khi dùng thử miễn phí.

Hoạt động và sự kiện

Đồ thị quy trình dùng các thành phần tương tự BPMN để biểu diễn quy trình của bạn:

Hoạt động (hình chữ nhật)

Hoạt động là các tác vụ hoặc bước trong quy trình. Chúng được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật bo góc, kèm theo:

• Tên: Nhãn hoạt động lấy từ dữ liệu
• Giá trị chỉ số: Số liệu hiển thị bên trong hoặc bên cạnh hoạt động

Mỗi hoạt động biểu thị một việc đã xảy ra trong quy trình, chẳng hạn như “Đã nhận đơn hàng”, “Đã xử lý thanh toán” hoặc “Đã gửi hàng”.

Sự kiện bắt đầu (hình tròn)

Hình tròn màu xanh lá ở bên trái đánh dấu nơi các trường hợp bắt đầu. Tất cả trường hợp đều đi từ điểm này.

Sự kiện kết thúc (hình tròn)

Hình tròn màu đỏ ở bên phải đánh dấu nơi các trường hợp hoàn tất. Trường hợp đến được điểm này đã kết thúc quy trình.

Kết nối và luồng di chuyển

Các mũi tên nối giữa những hoạt động cho thấy các trường hợp di chuyển qua quy trình như thế nào.

Ý nghĩa của các kết nối

Mỗi kết nối (mũi tên) biểu thị một chuyển tiếp: các trường hợp đi trực tiếp từ hoạt động này sang hoạt động khác. Kết nối từ “Đã nhận đơn hàng” đến “Đã xử lý thanh toán” đại diện cho tất cả trường hợp thực hiện hai hoạt động đó theo thứ tự.

Màu sắc của kết nối

Màu sắc của kết nối phụ thuộc vào giá trị chỉ số:

Màu sắc	Ý nghĩa
Đường đậm/dày	Giá trị chỉ số cao (nhiều trường hợp, thời gian dài, v.v.)
Đường nhạt/mảnh	Giá trị chỉ số thấp (ít trường hợp, thời gian ngắn, v.v.)

Độ đậm của màu giúp bạn nhanh chóng nhận ra “luồng chính” trong quy trình, nơi phần lớn trường hợp di chuyển qua, và “lộ trình phụ”, những đường đi hiếm gặp.

Cách đọc các con số

Các con số trên kết nối phụ thuộc vào chỉ số bạn chọn:

Chỉ số	Ý nghĩa của con số
Số sự kiện	Số lần chuyển tiếp này xảy ra
Số trường hợp	Số trường hợp riêng biệt đi theo lộ trình này
Thời gian chuyển tiếp trung bình	Thời lượng trung bình giữa hai hoạt động này, tính cho mỗi lần chuyển tiếp

Thay đổi chỉ số hiển thị

Để xem thông tin khác trên đồ thị quy trình:

1. Tìm Bộ chọn chỉ số trong bảng bộ lọc
2. Chọn chỉ số bạn muốn hiển thị
3. Các con số và màu sắc sẽ tự động cập nhật

Các chỉ số hiện có

Xem danh sách đầy đủ các chỉ số bạn có thể hiển thị trên đồ thị quy trình.

Tìm hiểu về điểm tách

Khi một hoạt động dẫn đến nhiều hoạt động tiếp theo có thể xảy ra, đồ thị quy trình sẽ hiển thị một điểm tách.

Cách ProcessMind hiển thị điểm tách

Khác với sơ đồ BPMN truyền thống dùng ký hiệu gateway hình thoi, ProcessMind biểu diễn điểm tách bằng nhiều kết nối đi ra từ một hoạt động.

Ví dụ, sau hoạt động “Xem xét đơn”, bạn có thể thấy các kết nối dẫn đến cả “Phê duyệt” và “Từ chối”. Hoạt động này có hai mũi tên đi ra, mỗi mũi tên dẫn đến một bước tiếp theo có thể xảy ra.

Cách này dễ đọc hơn ký hiệu gateway XOR trong BPMN và thể hiện trực tiếp luồng thực tế từ dữ liệu của bạn.

Tỷ lệ phần trăm tại điểm tách

Khi di chuột lên hoặc nhấp vào các kết nối, bạn có thể xem tỷ lệ phần trăm trường hợp đi theo từng lộ trình. Ví dụ:

• 70% trường hợp đi từ “Xem xét đơn” đến “Phê duyệt”
• 30% trường hợp đi từ “Xem xét đơn” đến “Từ chối”

Các tỷ lệ này giúp bạn hiểu kết quả quyết định thực tế trong quy trình.

Vì sao không có ký hiệu gateway?

ProcessMind tập trung cho bạn thấy điều thực sự đã xảy ra, thay vì mô hình hóa logic ra quyết định. Bản thân các kết nối đã thể hiện rõ:

• Nhiều mũi tên đi ra = đã xảy ra điểm tách
• Độ dày/màu sắc của mũi tên = lộ trình nào phổ biến hơn
• Chỉ số kết nối = số liệu chính xác cho từng lộ trình

Cách này khác có chủ đích với BPMN 2.0 tiêu chuẩn. Trong BPMN, mọi luồng tuần tự đi ra từ một hoạt động đều được thực hiện. Vì vậy, một nhánh tách đơn giản có nghĩa là mọi đường đi đều chạy, tức là tách song song ngầm định. Nếu dùng quy ước đó cho các quyết định, đồ thị được phát hiện sẽ thể hiện rằng “cả hai đều xảy ra”. Vì thế, ProcessMind phân biệt hai trường hợp: lựa chọn được vẽ bằng các mũi tên đi ra thông thường, còn việc thực thi song song thực sự dùng cổng AND rõ ràng (xem Tính song song và cổng AND).

Bạn vẫn kiểm soát mô hình. Cổng là các phần tử thông thường mà bạn có thể tự do thêm vào bảng công cụ, gồm cổng độc quyền, song song, bao hàm, phức hợp và dựa trên sự kiện. Chế độ xem được phát hiện không giới hạn những gì bạn có thể thêm. Việc một nhánh tách thể hiện lựa chọn hay nhánh song song là quyết định mô hình hóa của bạn. Đồ thị chỉ cho biết dữ liệu ghi nhận điều gì.

Cách này giúp đồ thị dễ đọc hơn mà vẫn hiển thị đầy đủ thông tin định tuyến.

Xử lý song song và gateway AND

Đôi khi nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc, tức là song song. ProcessMind thể hiện điều này bằng các ký hiệu gateway đặc biệt.

Dấu hiệu xử lý song song

Khi dữ liệu cho thấy các hoạt động diễn ra đồng thời, đồ thị sẽ hiển thị một gateway AND (gateway song song):

Cổng AND có dạng hình thoi với dấu cộng (+) bên trong. Luồng tách thành các nhánh song song rồi nhập lại tại một cổng AND khác.

Cách nhận biết thực thi song song

Các dấu hiệu cho thấy hoạt động chạy song song:

• Ký hiệu gateway AND xuất hiện trên đồ thị
• Nhiều nhánh tách ra rồi nhập lại
• Dấu thời gian chồng lấp trong trình khám phá trường hợp của các hoạt động này

Song song và lựa chọn

Đừng nhầm lẫn giữa thực thi song song và lựa chọn:

Mẫu	Ý nghĩa	Cách hiển thị
Song song (AND)	Cả hai hoạt động đều diễn ra	Hình thoi có dấu +
Lựa chọn (XOR)	Chỉ một trong hai hoạt động diễn ra	Nhiều mũi tên, không có gateway

Nếu thấy nhiều mũi tên đi ra mà không có ký hiệu gateway, đó là điểm lựa chọn, nơi các trường hợp đi theo lộ trình này hoặc lộ trình khác. Nếu thấy gateway AND, cả hai nhánh đều được thực thi.

Phân tích các phần chạy song song

Khi phân tích các nhánh song song:

1. Kiểm tra chỉ số thời gian trên từng nhánh để xem nhánh nào mất nhiều thời gian hơn
2. Thời lượng tổng thể của trường hợp phụ thuộc vào nhánh song song chậm nhất
3. Tìm khối lượng công việc mất cân đối, khi một nhánh liên tục trở thành điểm nghẽn

Cách đọc đồ thị hiệu quả

Bắt đầu với bức tranh tổng thể

1. Tìm các mũi tên dày nhất để nhận ra luồng chính
2. Chú ý phần lớn trường hợp đi đâu (“lộ trình thuận lợi”)
3. Xác định những điểm tách rõ ràng, nơi các trường hợp đi theo các hướng khác nhau

Phóng to khu vực có vấn đề

1. Tìm những khu vực có thời gian kéo dài hoặc nhiều trường hợp
2. Nhấp vào các kết nối đáng ngờ để xem chi tiết
3. Dùng bộ lọc để tách riêng các trường hợp đi theo những lộ trình nhất định

Dùng mức độ chi tiết của quy trình

Quy trình phức tạp có thể khiến bạn khó theo dõi. Điều khiển Mức độ chi tiết của quy trình nằm ở bảng bên phải, bên dưới bộ lọc. Điều khiển này quyết định sơ đồ hiển thị bao nhiêu phần của quy trình.

Khi kéo thanh trượt sang trái, các thành phần ít xuất hiện sẽ mờ dần, giúp bạn tập trung vào luồng chính:

• Chi tiết hơn (bên phải): hiển thị mọi hoạt động và kết nối, kể cả các lộ trình hiếm gặp
• Ít chi tiết hơn (bên trái): chỉ hiển thị những hoạt động và lộ trình phổ biến nhất

Tình huống	Vị trí thanh trượt
Xem tổng quan	Ít chi tiết hơn (bên trái)
Tìm hiểu luồng chính	Ít chi tiết hơn (bên trái)
Tìm hiểu các trường hợp ngoại lệ	Chi tiết hơn (bên phải)
Tìm tất cả các biến thể	Chi tiết hơn (bên phải)
Trình bày cho các bên liên quan	Ít chi tiết hơn (bên trái)

Mức độ chi tiết của quy trình không giống với bộ lọc:

• Mức độ chi tiết của quy trình ẩn các thành phần ít xuất hiện khỏi chế độ xem nhưng không thay đổi chỉ số.
• Bộ lọc loại trừ các trường hợp khỏi phân tích, làm thay đổi mọi chỉ số.

Dùng mức độ chi tiết để đồ thị dễ nhìn hơn. Dùng bộ lọc khi bạn muốn phân tích một nhóm dữ liệu cụ thể.

So sánh các chỉ số

Chuyển đổi giữa các chỉ số để tìm hiểu những khía cạnh khác nhau:

• Tần suất/số lượng: Khối lượng tập trung ở đâu?
• Thời gian: Độ trễ xảy ra ở đâu?
• Thời gian chuyển tiếp: Các trường hợp mất bao lâu để chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác?

Chủ đề liên quan

• Đồ thị quy trình - Tổng quan về phần này
• Hoạt ảnh quy trình - Quan sát quy trình chuyển động để tìm điểm nghẽn và quy luật
• Menu thành phần và kết nối - Các thao tác có thể thực hiện khi nhấp vào hoạt động và kết nối
• Sử dụng bộ lọc - Tập trung vào những phần dữ liệu quy trình cụ thể