Tạo, tải lên hoặc tạo tự động mô hình quy trình

Cách tạo quy trình đầu tiên

Khi tạo quy trình mới, ProcessMind sẽ hỏi “Bạn muốn bắt đầu quy trình như thế nào?” Trình hướng dẫn có bốn điểm khởi đầu:

• Mô hình hóa quy trình: thiết kế quy trình bằng BPMN. Nhập mô hình có sẵn, dùng AI tạo mô hình hoặc bắt đầu trên canvas trống.
• Process mining: tải nhật ký sự kiện lên để ProcessMind khám phá cách quy trình thực sự diễn ra.
• Tạo quy trình và mô phỏng dữ liệu: dùng quy trình mẫu với dữ liệu mô phỏng và dashboard có sẵn để xem ProcessMind hoạt động ra sao mà không cần chuẩn bị dữ liệu.
• Xây dựng kiến trúc quy trình: dùng AI thiết lập kiến trúc quy trình và vai trò trong tổ chức. Thẻ này chỉ xuất hiện khi tổ chức chưa có quy trình nào khác.

Dựa trên vai trò bạn đã chọn khi bắt đầu, lựa chọn phù hợp nhất sẽ có huy hiệu ★ Đề xuất cho bạn. Huy hiệu giúp bạn chọn nhanh, không giới hạn lựa chọn. Bạn vẫn có thể chọn bất kỳ lộ trình nào khác.

Chọn cách phù hợp với bạn. Sau này, bạn luôn có thể thêm dữ liệu, biểu đồ và thông tin chuyên sâu từ AI.

Lộ trình 1: Mô hình hóa quy trình

Mô hình hóa quy trình mở bảng thứ hai với ba cách: Nhập mô hình, Tạo mô hình hoặc Canvas trống.

Tạo mô hình

Tính năng này làm gì: Mô tả quy trình bằng ngôn ngữ thông thường, AI sẽ tạo bản nháp mô hình BPMN. Sau đó, ProcessMind mô phỏng bản nháp bằng dữ liệu mẫu để bạn có thể khám phá mô hình ngay.

Cách sử dụng:

• Chọn Mô hình hóa quy trình, rồi chọn Tạo mô hình
• Nhập mô tả vào mục Mô tả quy trình (ví dụ: “quy trình tiếp nhận khách hàng mới, xác minh email và phê duyệt”), hoặc nhấn Ví dụ để chọn nội dung gợi ý
• Bạn có thể nhấn Dùng tệp làm ngữ cảnh để cung cấp thêm tài liệu cho AI
• Chọn Bố cục mô hình (Ngang hoặc Dọc) và Kích thước mô hình (Gọn, Bình thường hoặc Lớn), rồi nhấn Tạo mô hình
• Quá trình tạo mô hình và mô phỏng diễn ra liên tiếp. Khi mô phỏng bắt đầu, bạn có thể nhấn Mở mô hình (mô phỏng sẽ tiếp tục chạy ở chế độ nền) để xem bản nháp trong lúc hệ thống tạo dữ liệu mẫu.

Nhập mô hình

Tính năng này làm gì: Nhập mô hình BPMN có sẵn, chẳng hạn từ công cụ khác hoặc từ mẫu.

Cách sử dụng:

• Chọn Mô hình hóa quy trình, rồi chọn Nhập mô hình
• Kéo tệp BPMN vào khung tải lên. ProcessMind nhập tệp XML BPMN 2.0. Xem danh sách phần tử BPMN được hỗ trợ để biết những phần tử nào được giữ nguyên khi nhập và xuất.
• Đặt tên cho quy trình, chọn Bố cục mô hình (Giữ nguyên bản gốc, Ngang hoặc Dọc), rồi nhấn Tạo mô hình

Canvas trống

Tính năng này làm gì: Bắt đầu trên canvas trống để toàn quyền kiểm soát từng phần tử.

Cách sử dụng:

• Chọn Mô hình hóa quy trình, rồi chọn Canvas trống
• Đặt tên cho quy trình rồi nhấn Bắt đầu mô hình hóa

Nếu mới làm quen với BPMN, hãy đọc Tạo sơ đồ BPMN để tìm hiểu bảng công cụ và các thao tác cơ bản trên canvas. Để xem hướng dẫn thực hành cách thêm, đặt tên và kết nối các phần tử, hãy đọc Tự xây dựng mô hình quy trình. Bạn có thể tìm ví dụ trong mục Tệp ví dụ.

Lộ trình 2: Process mining

Tính năng này làm gì: Tải nhật ký sự kiện hoặc dữ liệu vận hành lên. ProcessMind sẽ khai phá dữ liệu để tạo mô hình trực quan về cách quy trình thực sự diễn ra.

Cách sử dụng:

• Chọn Process Mining
• Thả tệp CSV hoặc Excel chứa dữ liệu nhật ký sự kiện (Mã trường hợp, Hoạt động, dấu thời gian). Bạn cũng có thể dùng các định dạng khác, xem bên dưới.
• Kiểm tra thông tin ProcessMind đã nhận diện: Loại quy trình, Hệ thống nguồn và Ánh xạ cột. Điều chỉnh những mục chưa khớp với dữ liệu, rồi nhấp Xác nhận và tiếp tục.
• ProcessMind phân tích các luồng và tạo mô hình quy trình. Khi hoàn tất, nhấp Mở dashboard.

Định dạng tệp được hỗ trợ

• .xes: Định dạng tiêu chuẩn cho nhật ký sự kiện trong các công cụ process mining. Phù hợp để theo dõi chi tiết hoạt động cùng dấu thời gian và mã case.
• .csv: Dữ liệu phân tách bằng dấu phẩy. Định dạng phổ biến, gọn nhẹ và được hầu hết hệ thống hỗ trợ xuất, như Excel và ERP.
• .tsv: Dữ liệu phân tách bằng tab. Tương tự CSV nhưng dùng tab thay dấu phẩy, phù hợp khi dữ liệu có chứa dấu phẩy.
• .txt: Tệp văn bản thuần. Có thể dùng nếu dữ liệu được sắp xếp nhất quán và phân tách theo định dạng rõ ràng.
• .xls: Định dạng bảng tính Excel phiên bản cũ. Được hỗ trợ nhưng có thể tải chậm hơn các định dạng mới.
• .xlsx: Định dạng Excel hiện đại, được dùng rộng rãi và hỗ trợ đầy đủ. Thường phù hợp với dữ liệu có cấu trúc.
• .xlsb: Sổ làm việc Excel dạng nhị phân. Tải nhanh hơn và xử lý bộ dữ liệu lớn tốt hơn .xlsx, nhưng không được hỗ trợ rộng rãi bằng.
• .parquet: Định dạng Apache Parquet. Lưu trữ dữ liệu theo cột, tối ưu cho phân tích và phù hợp với bộ dữ liệu lớn.
• .orc: Định dạng Optimized Row Columnar (ORC). Đây là định dạng lưu trữ theo cột hiệu quả khác, thường dùng trong hệ sinh thái Hadoop/Spark.
• .jsonl / .ndjson: Định dạng JSON Lines. Mỗi dòng là một đối tượng JSON riêng. Phù hợp để xuất dữ liệu dạng luồng từ API và hệ thống ghi nhật ký.
• .gz: Tệp nén Gzip. Bạn có thể nén bằng Gzip các định dạng nêu trên, ví dụ data.csv.gz.

Tìm hiểu thêm về các định dạng tệp được hỗ trợ.

Lộ trình 3: Tạo quy trình và mô phỏng dữ liệu

Tính năng này làm gì: ProcessMind tạo quy trình mẫu, bổ sung dữ liệu mô phỏng và chuẩn bị dashboard. Bạn không cần dữ liệu hay mô hình hóa.

Cách sử dụng:

• Chọn Tạo quy trình và mô phỏng dữ liệu
• Tìm kiếm hoặc lọc các quy trình mẫu, rồi chọn quy trình bạn muốn
• Nhấn Tạo và mô phỏng
• Khi quy trình sẵn sàng, nhấn Mở quy trình của bạn để khám phá, hoặc chọn Thử với dữ liệu của bạn để bắt đầu bằng bộ dữ liệu riêng

Trình hướng dẫn cũng có thể hướng dẫn bạn thiết lập quy trình được tạo và phần mô phỏng:

Cách này phù hợp để đánh giá ProcessMind trước khi dành thời gian chuẩn bị quy trình hoặc bộ dữ liệu của riêng bạn.

Thiết lập kiến trúc trong Catalog

Tính năng này làm gì: Mở Process Catalog để thiết lập kiến trúc quy trình của tổ chức (hệ thống phân cấp các quy trình trong tổ chức) và vai trò. Mở menu ở góc trên bên phải của Process Catalog, rồi chọn Thiết lập kiến trúc.

Cách sử dụng:

• Mở Process Catalog, mở menu ở góc trên bên phải rồi chọn Thiết lập kiến trúc.
• Chọn một trong bốn cách thiết lập: Thêm quy trình thủ công, Dùng AI tạo kiến trúc, Nhập catalog hoặc Nhập quy trình từ tệp BPMN.

Thêm quy trình thủ công

Tạo từng quy trình và thư mục trong catalog.

Dùng AI tạo kiến trúc

Mô tả tổ chức để AI tạo bản nháp kiến trúc quy trình. Xem lại kết quả trước khi áp dụng vào catalog.

Nhập catalog

Nhập quy trình và thư mục từ tệp CSV vào catalog.

Nhập quy trình từ tệp BPMN

Chọn một hoặc nhiều tệp BPMN. Mỗi tệp sẽ trở thành một quy trình cùng mô hình tương ứng trong catalog.

Bạn có thể chạy lại bước thiết lập từ catalog bất cứ khi nào cần. Xem lộ trình Architecture để tìm hiểu toàn bộ hành trình từ bức tranh quy trình đến cổng thông tin.

Bạn chỉ cần một trang trống?

Chọn Bắt đầu với canvas trống ở cuối trình hướng dẫn, đặt tên quy trình rồi nhấn Bắt đầu mô hình hóa. Bạn có thể hoàn thiện mô hình sau và thêm dữ liệu khi sẵn sàng.

Vì sao bước này quan trọng:

Chọn đúng điểm khởi đầu giúp ProcessMind điều chỉnh trải nghiệm và gợi ý công cụ phù hợp với mục tiêu của bạn. Sau khi có quy trình, hãy chọn lộ trình phù hợp với vai trò: Foundation (nhà thiết kế, người mô hình hóa và nhà phân tích), Architecture (kiến trúc sư và quản lý chuyển đổi) hoặc Intelligence (nhà phân tích và chuyên viên cải tiến vận hành).