Người dùng, vai trò và quyền
Người dùng, vai trò và quyền
Mỗi thành viên trong tổ chức có một cấp truy cập cho từng môi trường và có thể được cấp thêm quyền quản trị. Cấp truy cập cũng chính là chỗ ngồi người dùng: cấp này quyết định người dùng có thể làm gì và mức phí được tính ra sao. Trang này giải thích các vai trò, cách mời và quản lý người dùng, cũng như giới hạn quyền của từng vai trò.
Cấp truy cập
Cấp truy cập của người dùng được thiết lập riêng cho từng môi trường:
| Cấp độ truy cập | Quyền được cấp |
|---|---|
| Không có | Không có quyền truy cập môi trường này. |
| Người xem cổng thông tin | Quyền truy cập miễn phí, giới hạn vào nội dung cổng thông tin được chia sẻ. |
| Nền tảng quy trình | Mô hình hóa và chỉnh sửa quy trình, sử dụng danh mục quy trình và tài liệu. |
| Kiến trúc quy trình | Có mọi quyền của Nền tảng quy trình, cùng kiến trúc, quản trị, phê duyệt và công bố, chất lượng mô hình, và quyền xem cổng thông tin. |
| Phân tích quy trình | Có mọi quyền của Kiến trúc quy trình, cùng khai phá quy trình, mô phỏng, bảng điều khiển và xuất dữ liệu phân tích, kèm quyền xem bảng điều khiển. |
- Cấp truy cập chính là chỗ ngồi người dùng: cấp này quyết định tính năng được dùng và mức phí. Portal Viewer miễn phí; các chỗ ngồi khác có tính phí từ lúc được chỉ định. Người dùng không cần chấp nhận lời mời thì phí mới bắt đầu tính.
- Quyền truy cập được lưu riêng cho từng môi trường. Danh sách người dùng của tổ chức hiển thị vai trò đang hoạt động cao nhất trong các môi trường của tổ chức.
- Công tắc Xem phân tích cấp quyền chỉ đọc vào dashboard phân tích. Dashboard là tính năng của Process Intelligence: người dùng Intelligence được bật quyền này, người xem dashboard đi kèm cũng cần được bật quyền, còn người dùng Foundation và Architecture không xem được dashboard phân tích. Người xem portal của Enterprise có thể xem dashboard ở chế độ chỉ đọc.
Quyền quản trị
Quyền quản trị tách biệt với cấp truy cập. Quyền này cho phép vào phần cài đặt, không cấp quyền truy cập mô hình:
- Quản trị viên tổ chức: quản lý toàn bộ tổ chức, gồm mọi môi trường, cài đặt tổ chức, người dùng và gói.
- Quản trị viên (quản trị viên môi trường): quản lý một môi trường, gồm người dùng, chủ đề, hồ sơ công ty và cài đặt kiến trúc.
Người dùng có thể là quản trị viên mà không cần có cấp truy cập. Người dùng chỉ có quyền quản trị có thể quản lý cài đặt, nhưng không thể mở danh mục, mô hình, dashboard hoặc tài liệu.
Mời người dùng
Bạn có thể quản lý người dùng ở hai nơi trong phần Cài đặt:
- Tổ chức → Người dùng (màn hình Tất cả người dùng): hiển thị mọi thành viên trong tổ chức, kèm bộ chọn môi trường để lọc theo một môi trường.
- Môi trường → Người dùng (màn hình Người dùng môi trường): hiển thị thành viên của môi trường hiện tại.
Để mời người dùng mới:
- Mở Cài đặt → Tổ chức → Người dùng rồi nhấp vào Thêm người dùng mới. Khi đã chọn một môi trường, nút này có tên Thêm thành viên vào môi trường.
- Nhập tên, họ và email, chọn Môi trường mặc định cùng Cấp độ truy cập, rồi bật hoặc tắt Xem phân tích và Quản trị viên tùy nhu cầu.
- Để bật Gửi email mời (được bật sẵn). Người dùng sẽ nhận email mời có liên kết chấp nhận và đăng nhập bằng Microsoft, Google hoặc LinkedIn.
- Trước khi chấp nhận lời mời, trạng thái người dùng trong danh sách là Đang chờ chấp nhận.
Gói Process Individual chỉ có một người dùng nên bạn không thể thêm thành viên. Nút thêm sẽ bị vô hiệu hóa và hiển thị Switch to a paid plan to add additional users.
Để thêm người đã là thành viên của tổ chức vào môi trường khác, hãy dùng bộ chọn môi trường trên màn hình tổ chức rồi chọn họ trong mục Thêm người dùng hiện có…. Hệ thống sẽ không gửi email mới.
Quản lý người dùng
- Chỉnh sửa: mở hồ sơ người dùng để đổi tên, cấp độ truy cập hoặc các tùy chọn trong bảng Hồ sơ người dùng.
- Gửi lại lời mời: dùng Gửi email mời trên hàng của người dùng.
- Vô hiệu hóa: tắt Đang hoạt động để chặn đăng nhập mà vẫn giữ lịch sử của người dùng. Chỉ người dùng đang hoạt động mới có thể đăng nhập.
- Gỡ khỏi môi trường: chọn Xóa người dùng khỏi môi trường này trên màn hình môi trường.
- Gỡ khỏi tổ chức: chọn Xóa người dùng này khỏi tổ chức. Thao tác này cũng gỡ người dùng khỏi mọi môi trường.
Bạn không thể tự xóa mình hoặc tự bỏ quyền quản trị. Việc này cần do một quản trị viên khác thực hiện.
Quyền của từng vai trò
| Thao tác | Vai trò cần có |
|---|---|
| Xem danh mục, mô hình và tài liệu | Portal Viewer trở lên |
| Chỉnh sửa mô hình | Process Foundation trở lên |
| Chỉ xem dashboard | Process Intelligence, người xem dashboard Intelligence hoặc Enterprise viewer |
| Tạo dashboard và chạy mô phỏng | Process Intelligence |
| Quản lý cài đặt môi trường | Quản trị viên môi trường hoặc quản trị viên tổ chức |
| Quản lý cài đặt, người dùng và thanh toán của tổ chức | Quản trị viên tổ chức |
| Mở nội dung cổng thông tin | Portal Viewer |
Để tìm hiểu về quyền xem trên cổng thông tin, xem Người dùng xem. Để tìm hiểu về quản lý chỗ ngồi và thanh toán, xem Thanh toán và hóa đơn.
Chủ đề liên quan
- Người dùng xem: nội dung người có quyền truy cập cổng thông tin có thể xem.
- Thanh toán và hóa đơn: chỗ ngồi, gói dịch vụ và hóa đơn.
- Cài đặt tổ chức: cấu hình ở cấp tổ chức.
- Môi trường (tenant): cách phân tách các không gian làm việc.
- Đăng nhập một lần (SSO): cách người dùng được mời đăng nhập.
Frequently asked questions
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.