Hướng dẫn xây dựng sơ đồ BPMN

Xây dựng sơ đồ BPMN

Để tạo sơ đồ BPMN, trước tiên hãy nắm quy trình ở mức tổng quan rồi bổ sung chi tiết dần. Bạn tạo sơ đồ trực tiếp trong trình mô hình hóa ProcessMind: tạo quy trình mới (hoặc dùng canvas trống), sau đó kéo các phần tử từ bảng bên trái vào canvas. Dưới đây là cách sắp xếp sơ đồ thực tế. Để làm theo trong trình mô hình hóa ProcessMind, bắt đầu dùng thử miễn phí và dựng sơ đồ trong khi đọc.

1. Xác định các bước chính: Bắt đầu bằng cách phác thảo những bước chính của quy trình, bao gồm điểm bắt đầu và kết thúc. Ví dụ, quy trình xử lý đơn hàng có thể gồm nhận đơn, kiểm tra tín dụng, hoàn tất đơn hàng và gửi hóa đơn.

2. Xem xét các nhánh thay thế: Tìm những hướng đi hoặc kết quả khác có thể xảy ra, chẳng hạn điều gì xảy ra nếu không thể hoàn tất đơn hàng. Dùng gateway để thể hiện các nhánh này trong sơ đồ.

3. Thêm pool và swimlane: Xác định các bên liên quan, phòng ban hoặc vai trò chính. Sắp xếp hoạt động vào pool và swimlane để dễ nhận biết trách nhiệm.

4. Thể hiện luồng thông điệp: Thêm các thông điệp quan trọng được trao đổi giữa các pool hoặc trong cùng một pool. Nhờ đó, bạn có thể hình dung thông tin di chuyển qua quy trình như thế nào.

5. Thêm hiện vật và chi tiết: Gắn tài liệu, ghi chú hoặc vai trò liên quan vào từng bước. Nếu một bước gồm nhiều thao tác nhỏ, hãy cân nhắc dùng subprocess để sơ đồ rõ ràng hơn.

6. Tính đến các lỗi có thể xảy ra: Xem xét những tình huống có thể phát sinh lỗi rồi thêm bước hoặc event xử lý lỗi vào sơ đồ. Nhờ vậy, mô hình phản ánh quy trình thực tế và đáng tin cậy hơn.

Tóm tắt các phần tử cốt lõi của BPMN

• Sự kiện: thể hiện điểm bắt đầu, điểm kết thúc hoặc những việc quan trọng xảy ra trong quy trình, chẳng hạn như đặt hàng hoặc nhận thanh toán.
• Hoạt động: là những nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành trong quy trình, chẳng hạn như xác minh đơn hàng hoặc giao sản phẩm.
• Cổng: là điểm ra quyết định, cho phép quy trình đi theo các hướng khác nhau dựa trên tiêu chí nhất định, chẳng hạn như giá trị đơn hàng có vượt một ngưỡng nào đó không.
• Luồng tuần tự: các mũi tên thể hiện thứ tự thực hiện các hoạt động trong quy trình.
• Đối tượng dữ liệu: thể hiện thông tin được sử dụng hoặc tạo ra trong quy trình, chẳng hạn như thông tin khách hàng hoặc chi tiết đơn hàng.

Khi hiểu các phần tử cốt lõi này và cách chúng kết hợp với nhau, bạn có thể tạo sơ đồ BPMN 2.0 phản ánh quy trình kinh doanh của mình.

BPMN 2.0 giúp bạn thể hiện rõ cách công việc diễn ra, tìm cơ hội cải tiến và đơn giản hóa vận hành. Để tìm hiểu thêm về ký pháp, hãy xem trang web BPMN chính thức.

Cách tạo sơ đồ BPMN

1. Xác định phạm vi và sự kiện khởi đầu

Ghi lại sự kiện bắt đầu quy trình và kết quả kết thúc quy trình, sau đó xác định rõ những gì bạn không đưa vào phạm vi. Sơ đồ cố gắng bao quát hai luồng đầu cuối sẽ trở nên khó đọc trước khi kịp hữu ích.

2. Đặt event bắt đầu và kết thúc trước

Mỗi nhánh phải bắt đầu bằng một sự kiện bắt đầu và kết thúc bằng một sự kiện kết thúc. Hãy vẽ hai sự kiện này trước để tránh lỗi BPMN thường gặp nhất: hoạt động không có luồng tuần tự đi vào hoặc đi ra.

3. Thêm hoạt động theo đúng thứ tự diễn ra

Dùng task cho công việc được thực hiện, và dùng subprocess khi phần chi tiết nên nằm ở sơ đồ khác. Đặt tên theo cấu trúc động từ + danh từ (“Phê duyệt hóa đơn”), vì tên hoạt động sẽ xuất hiện trong mọi báo cáo dựa trên mô hình.

4. Chỉ thêm gateway khi có quyết định thực sự

Dùng exclusive gateway cho lựa chọn một trong hai, và parallel gateway cho công việc thực sự diễn ra đồng thời. Thêm gateway chỉ để sơ đồ trông gọn gàng là nguyên nhân chính khiến mô hình không vượt qua bước kiểm tra.

5. Phân chia trách nhiệm bằng pool và lane

Dùng một pool cho mỗi bên tham gia và một lane cho mỗi vai trò hoặc hệ thống khi cần thể hiện việc bàn giao. Xem pool và swimlane để biết khi nào nên dùng cấu trúc bổ sung này.

6. Kiểm tra trước khi xuất bản

Kiểm tra để đảm bảo mọi phần tử đều được kết nối, mọi nhánh đều đi đến end event và mô hình vẫn phản ánh đúng cách quy trình thực sự diễn ra. ProcessMind kiểm tra mô hình theo đặc tả BPMN 2.0 ngay khi bạn vẽ. Tài liệu tham khảo các phần tử được hỗ trợ liệt kê chính xác những quy tắc được áp dụng.

Tạo mô hình BPMN tùy chỉnh

Tìm hiểu thêm trong ProcessMind

• Các thành phần BPMN: tìm hiểu các phần tử trong sơ đồ.
• Canvas mô hình hóa: làm việc nhanh hơn trong trình mô hình hóa.
• Các phần tử BPMN được hỗ trợ: xem những gì ProcessMind hỗ trợ.