Quản trị và xuất bản
Quản trị giúp đảm bảo quy trình chính xác, được phê duyệt và đến đúng người. ProcessMind cung cấp quy trình làm việc để xuất bản, các bước rà soát và phê duyệt, cùng thông tin trạng thái rõ ràng để bạn kiểm soát bức tranh quy trình.
Vòng đời và trạng thái quy trình
Mỗi quy trình có trạng thái cho biết quy trình đang ở giai đoạn nào trong vòng đời:
- Bản nháp: đang thực hiện, chỉ người chỉnh sửa mới xem được.
- Đang chờ rà soát: đã gửi để rà soát hoặc phê duyệt.
- Đã phê duyệt: đã qua bước rà soát; hãy xuất bản để người xem có thể truy cập.
- Ngừng sử dụng: không còn hoạt động.
- Đã lưu trữ: được giữ lại để tham khảo.
Danh mục hiển thị trạng thái của từng quy trình, giúp bạn nhanh chóng biết quy trình nào còn hiệu lực, đang được rà soát hoặc đã lỗi thời.
Yêu cầu và phê duyệt rà soát
Rà soát và phê duyệt giúp bạn kiểm soát nội dung mà người xem có thể truy cập:
- Mở menu quy trình (⋯) trong danh mục hoặc trên trang mô hình, rồi chọn Yêu cầu rà soát. Trạng thái quy trình chuyển thành Đang chờ rà soát và chủ sở hữu nhận được thông báo.
- Người rà soát mở cùng menu đó rồi chọn Phê duyệt rà soát. Hộp thoại Phê duyệt rà soát cho biết quy trình nào đang được phê duyệt.
- Bạn có thể đặt Tên phiên bản cho lần phê duyệt và đánh dấu Xuất bản sau khi phê duyệt nếu muốn đưa quy trình vào sử dụng ngay.
- Nhấp Phê duyệt: trạng thái chuyển thành Đã phê duyệt. Nếu đã đánh dấu ô, phiên bản đã xuất bản cũng được tạo ngay trong bước này.
Người rà soát tìm công việc cần xử lý bằng bộ lọc Cần tôi rà soát trong danh mục. Bộ lọc liệt kê các quy trình đang chờ họ. Trước khi phê duyệt, người rà soát nên kiểm tra mô hình, tài liệu và ma trận RACI.
Xuất bản quy trình
Việc xuất bản quyết định nội dung người xem thấy trong Process Portal:
- Hoàn tất mô hình hóa và viết tài liệu cho quy trình. Nếu tổ chức yêu cầu, hãy gửi quy trình đi rà soát.
- Mở menu quy trình và chọn Xuất bản (hoặc Xuất bản phiên bản tại một mục trong lịch sử phiên bản).
- Xác nhận trong hộp thoại: thao tác xuất bản tạo ảnh chụp phiên bản của mô hình hiện tại và cho phép người xem truy cập.
- Để gỡ quy trình khỏi hệ thống, chọn Hủy xuất bản. Phiên bản đã xuất bản sẽ bị xóa và người xem không còn thấy quy trình. Bản thân mô hình không thay đổi.
Khi có phiên bản đã xuất bản, thanh phiên bản trên trang mô hình sẽ có tùy chọn Xem phiên bản đã xuất bản để kiểm tra chính xác nội dung người xem thấy, và Quay lại chỉnh sửa để trở về mô hình đang làm việc.
Duy trì bức tranh quy trình luôn cập nhật
- Thường xuyên rà soát quy trình đã xuất bản và cập nhật hoặc lưu trữ khi có thay đổi.
- Dùng huy hiệu chất lượng mô hình để tìm các mô hình cần chỉnh sửa trước khi xuất bản.
Chủ đề liên quan
- Process Portal
- Chất lượng mô hình
- Quản lý phiên bản: tạo, xuất bản và khôi phục ảnh chụp mô hình.
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.