Chỉ số thời gian: thời gian xử lý, thời gian làm việc và thời gian chờ

Chỉ số thời gian

Thời gian xuất hiện trong hầu hết biểu đồ, nhưng số liệu có thể khác nhau đáng kể tùy nơi bạn xem. Đây không phải lỗi: ProcessMind đo thời gian theo ba cách, mỗi cách trả lời một câu hỏi khác nhau. Trang này giải thích từng chỉ số tính gì để bạn hiểu rõ số liệu và chọn đúng chỉ số cho câu hỏi cần trả lời.

Ba cách đo thời gian

Chỉ số	Nội dung đo lường	Tính theo
Thời gian xử lý	Thời gian từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc một trường hợp, hoặc khoảng thời gian giữa yếu tố Bắt đầu và Kết thúc khi biểu đồ giới hạn phạm vi	trường hợp
Thời gian làm việc	Thời gian thực tế làm một bước, từ lúc bắt đầu công việc đến khi bước đó được ghi nhận	bước
Thời gian chờ	Thời gian một bước không được xử lý, tính từ bước trước trong trường hợp đến khi công việc ở bước đó bắt đầu	bước

Nguyên tắc quan trọng nhất của trang này: thời gian xử lý áp dụng cho trường hợp, còn thời gian làm việc và thời gian chờ áp dụng cho các bước bên trong trường hợp.

Thời gian xử lý, tính theo trường hợp

• Chỉ số này đo tổng thời gian đã trôi qua của một trường hợp. Nếu biểu đồ có chọn yếu tố Bắt đầu và Kết thúc, chỉ số sẽ đo khoảng thời gian giữa hai điểm đó, chẳng hạn từ “Đã nhận đơn hàng” đến “Đã gửi hóa đơn”.
• Chỉ số được tính một lần cho mỗi trường hợp. Trong biểu đồ xu hướng, trường hợp được xếp vào khoảng thời gian mà nó kết thúc, nên không trường hợp nào bị tính hai lần.
• Theo mặc định, chỉ trường hợp đã đóng được tính vì trường hợp đang mở chưa có thời điểm kết thúc. Xem Trường hợp đã đóng và đang mở.
• Phiên bản Tổng cộng thời gian của tất cả trường hợp, nên giá trị tăng theo số trường hợp, không phải số sự kiện.

Thời gian làm việc, thời gian xử lý thực tế

• Chỉ số này đo thời gian làm việc ở một bước, chẳng hạn thời gian người phê duyệt thực sự dành để xử lý hóa đơn.
• Chỉ số được tính cho mỗi lần một bước xuất hiện. Vì vậy, một trường hợp lặp lại cùng hoạt động ba lần sẽ đóng góp ba giá trị.
• Dùng chỉ số này để tìm các hoạt động tốn nhiều công sức xử lý, không phải nơi công việc bị đình trệ do chờ.

Thời gian chờ, khoảng nghỉ trước một bước

• Chỉ số này đo khoảng thời gian từ bước trước trong trường hợp đến khi bước tiếp theo bắt đầu.
• Chỉ số được tính cho mỗi lần một bước xuất hiện, tương tự thời gian làm việc.
• Dùng chỉ số này để tìm hàng đợi, xử lý theo lô và các lần bàn giao, tức những lúc trường hợp chưa được xử lý nhưng cũng không tiến triển.

Đọc kết hợp cả ba chỉ số

Một trường hợp có thể mất 12 ngày từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, trong khi tổng thời gian làm việc chỉ vài giờ. Phần còn lại là thời gian chờ: xếp hàng, chờ phê duyệt trong hộp thư, xử lý theo lô và bàn giao giữa người với người hoặc giữa các hệ thống.

Hai chỉ số trên dashboard giúp tóm tắt phần chênh lệch này:

• Tỷ lệ thời gian làm việc thực tế: Tỷ lệ thời gian của các bước được dành cho công việc thay vì chờ. Giá trị thấp cho biết phần thời gian đang xem chủ yếu là lúc không có hoạt động xử lý.
• Nhóm trường hợp chậm: Thời gian chu kỳ P90 so với trung vị. Tỷ lệ cao cho thấy một nhóm nhỏ trường hợp bị đình trệ lâu hơn nhiều so với thông thường.

Các cách gọi bạn sẽ thấy

Cùng một chỉ số có thể được gọi bằng những tên khác nhau tùy nơi bạn xem, vì mỗi nơi trả lời một câu hỏi riêng.

Tên gọi	Ý nghĩa	Vị trí hiển thị
Thời gian xử lý	Bản thân chỉ số này, tính theo trường hợp	Danh sách chỉ số, nhãn biểu đồ và ô KPI chuẩn: “Thời gian xử lý trung bình”, “Trung vị thời gian xử lý”, “Thời gian xử lý trung bình của trường hợp”
Thời gian chu kỳ	Cùng số liệu ở cấp trường hợp, dùng cách gọi dễ hiểu hơn	Biểu đồ và ô trên dashboard: “Thời gian chu kỳ trung bình theo nhà cung cấp”, “Thời gian chu kỳ trung bình”, “Trung vị thời gian chu kỳ”, “Thời gian chu kỳ P90”, “Thời gian chu kỳ của nhóm trường hợp chậm theo thời gian”
Tổng thời gian chu kỳ	Tổng thời gian của tất cả trường hợp	Tùy chọn Tổng trong danh sách chỉ số
Thời gian chuyển tiếp	Thời gian giữa hai hoạt động được nối với nhau trên mô hình, tính theo từng lần chuyển tiếp, không phải theo trường hợp	Menu kết nối và bảng chi tiết: “Thời gian chuyển tiếp trung bình”
Thời lượng trường hợp	Chỉ số ở cấp trường hợp khi bạn phân nhóm thay vì đo lường	Bộ lọc Thời lượng trường hợp và phần đi sâu vào “Trường hợp chậm”
Thời gian chờ và Thời gian làm việc	Hai chỉ số thời gian ở cấp bước	Chỉ số riêng của từng loại, chẳng hạn “Thời gian chờ trung bình theo hoạt động”

Chỉ số thời lượng trong dashboard tùy chỉnh

Dashboard tùy chỉnh cho phép bạn cấu hình chỉ số thời lượng theo câu hỏi cần trả lời. Chọn chỉ số phù hợp, chẳng hạn thời gian xử lý, làm việc hoặc chờ, rồi cấu hình biểu đồ để hiển thị cách tổng hợp cần thiết cho phần phân tích.

Một số nguyên tắc đơn giản:

• Danh sách chỉ số và nhãn trục dùng tên thời gian xử lý.
• Tiêu đề và ô trên dashboard thường dùng tên thời gian chu kỳ cho cùng một số liệu.
• Trên các kết nối của mô hình, chỉ số được gọi là thời gian chuyển tiếp vì nó mô tả một lần chuyển tiếp giữa hai hoạt động.
• Bộ lọc dùng tên thời lượng trường hợp.
• Thời gian chờ và thời gian làm việc luôn chỉ thời gian ở cấp bước, không phải cấp trường hợp.

Vì sao biểu đồ hiển thị ngày còn kết nối hiển thị giờ

Cả hai số liệu đều đúng. Biểu đồ đo toàn bộ trường hợp nên hiển thị theo ngày. Kết nối chỉ đo thời gian giữa hai hoạt động đó nên hiển thị theo giờ. Dùng biểu đồ để trả lời câu hỏi “các trường hợp của chúng ta mất bao lâu”, và dùng kết nối để biết “mất bao lâu từ bước A đến bước B”.

Trường hợp đã đóng và đang mở

Thời gian xử lý cần có thời điểm kết thúc. Trường hợp vẫn đang mở chưa có thời điểm này nên chưa thể tính thời gian xử lý. Vì vậy, theo mặc định, biểu đồ thời gian xử lý chỉ dùng trường hợp đã đóng.

• Đổi thiết lập cho từng biểu đồ: mở phần cài đặt biểu đồ và đặt Trường hợp thành Tất cả, Đang mở hoặc Đã đóng.
• Thời gian chờ và thời gian làm việc được đo trên chính các bước, nên không cần đợi trường hợp hoàn tất.

Bước tiếp theo

Mở một dashboard và đặt cạnh nhau hai biểu đồ: một biểu đồ thể hiện số trường hợp theo thời gian, biểu đồ còn lại thể hiện thời gian chu kỳ. Sau đó, dùng Chỉ số để chuyển biểu đồ sang thời gian chờ hoặc thời gian làm việc, qua đó xem thời gian trong quy trình đang được sử dụng vào đâu.

• Chỉ số: danh sách đầy đủ các chỉ số và nội dung từng chỉ số thể hiện.
• Biểu đồ quy trình: các loại biểu đồ dùng để hiển thị những chỉ số này.
• Sử dụng bộ lọc: giới hạn biểu đồ vào những trường hợp bạn quan tâm.
• Sơ đồ quy trình: xem thời gian chuyển tiếp và các chỉ số khác trên kết nối.