Bạn cần dữ liệu gì để dùng process mining
Cần gì để dùng process mining?
Process mining sử dụng dữ liệu nhật ký sự kiện, ghi lại việc gì đã xảy ra, khi nào và với đối tượng nào. Để phân tích một quy trình, mỗi bước cần có ba thông tin: mã định danh hồ sơ, tên hoạt động và dấu thời gian.
Ba cột bắt buộc
| Cột | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mã hồ sơ | Mã định danh duy nhất cho một trường hợp của quy trình (một đơn hàng, phiếu yêu cầu hoặc khách hàng) | 1001, PO-2024-0192 |
| Hoạt động | Tên bước đã thực hiện | Create Purchase Order, Approve Invoice |
| Dấu thời gian | Thời điểm bước diễn ra, gồm ngày và giờ | 2025-04-17 10:22:12 |
Các cột tùy chọn bổ sung thông tin ngữ cảnh: ai thực hiện bước đó (người dùng/tài nguyên), thời gian thực hiện, chi phí hoặc bất kỳ thuộc tính nào khác bạn muốn phân tích.
Ví dụ dưới đây cho thấy một nhật ký sự kiện nhỏ:
| Mã hồ sơ | Dấu thời gian | Hoạt động |
|---|---|---|
| 1 | 10:00 AM | Nhận đơn hàng |
| 1 | 10:02 AM | Pha nước chanh |
| 1 | 10:05 AM | Phục vụ khách hàng |
| 2 | 10:03 AM | Nhận đơn hàng |
| 2 | 10:10 AM | Giải quyết khiếu nại của khách hàng |
| 2 | 10:12 AM | Pha nước chanh |
| 2 | 10:15 AM | Phục vụ khách hàng |
Chỉ với lượng dữ liệu nhỏ này, bạn đã có thể dựng lại lộ trình của từng hồ sơ và bắt đầu tìm câu trả lời về quy trình.
Vì sao ba cột này quan trọng
- Mã hồ sơ giúp ProcessMind nhóm các sự kiện thành từng hồ sơ để dựng lại toàn bộ lộ trình của mỗi trường hợp trong quy trình.
- Hoạt động xác định các bước trong quy trình. Tên hoạt động rõ ràng, nhất quán (luôn dùng “Duyệt hóa đơn”, không dùng “Đã duyệt” hoặc “Hóa đơn đã duyệt”) giúp bạn dễ đọc quy trình được khám phá.
- Dấu thời gian xác định thứ tự sự kiện. ProcessMind cần thông tin này để sắp xếp hoạt động và tính thời lượng, thông lượng cũng như thời gian chờ.
Những điều cơ bản về chất lượng dữ liệu
Process mining cho kết quả đáng tin cậy khi dữ liệu rõ ràng và nhất quán:
- Mỗi sự kiện một dòng: mỗi dòng trong nhật ký là một sự kiện riêng, không phải bản tóm tắt.
- Mã hồ sơ nhất quán: một hồ sơ luôn dùng cùng một mã định danh.
- Không thiếu dấu thời gian: sự kiện không có dấu thời gian sẽ không thể được đặt vào quy trình.
Bạn không cần dữ liệu hoàn hảo mới có thể bắt đầu. ProcessMind làm việc với dữ liệu bạn đang có, và bạn có thể làm sạch, chuẩn bị dữ liệu trong quá trình sử dụng. Xem Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu cùng Cấu hình tập dữ liệu.
Tìm dữ liệu ở đâu
Nhật ký sự kiện thường được xuất từ các hệ thống vận hành quy trình, chẳng hạn như hệ thống ERP, CRM, quản lý phiếu yêu cầu hoặc tài chính. Xem Nơi lấy dữ liệu để biết hướng dẫn cho từng hệ thống, hoặc tải nhật ký mẫu có thể dùng ngay từ mục Tệp mẫu.
Chủ đề liên quan
- Process mining: cách thức khám phá quy trình.
- Cấu hình tập dữ liệu: chuẩn bị dữ liệu để khai phá.
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.