Tìm và sắp xếp dữ liệu cho process mining
Dữ liệu đến từ đâu
Mỗi quy trình đều để lại dấu vết trong các hệ thống vận hành nó: đơn hàng được tạo trong ERP, yêu cầu hỗ trợ được xử lý qua bộ phận dịch vụ, còn phê duyệt được ghi lại trong công cụ workflow. Process mining đọc những dấu vết này. Trang này hướng dẫn bạn tìm dữ liệu và sắp xếp thành nhật ký sự kiện. Xem Dữ liệu cần có để chạy process mining để biết các trường bắt buộc trong nhật ký, và Các định dạng dữ liệu được hỗ trợ để xem loại tệp có thể dùng. Khi nhật ký đã sẵn sàng, hãy bắt đầu dùng thử miễn phí để tải dữ liệu lên và xem quy trình.
Hãy trả lời hai câu hỏi sau để xác định hệ thống có phù hợp để trích xuất dữ liệu hay không:
- Hệ thống có ghi timestamp cho từng bước, thay vì chỉ lưu trạng thái hiện tại không?
- Hệ thống có ghi mã định danh mà bạn có thể dùng làm Case ID xuyên suốt quy trình không?
Nếu hệ thống chỉ hiển thị trạng thái mới nhất, hãy tìm lịch sử hoặc nhật ký kiểm tra. Hầu hết hệ thống doanh nghiệp đều lưu lại thông tin này.
Sự kiện thường được ghi lại ở đâu
| Loại hệ thống | Ví dụ | Nơi lưu sự kiện |
|---|---|---|
| ERP | SAP, Oracle E-Business Suite hoặc Fusion, Microsoft Dynamics | Bảng chứng từ và thay đổi: đơn đặt hàng, hóa đơn và chứng từ vật tư đều có ngày tạo hoặc ngày sửa đổi cùng người thực hiện |
| Bộ phận dịch vụ và ITSM | ServiceNow, Jira, Zendesk | Bảng kiểm tra và lịch sử ghi lại mọi thay đổi trường (ví dụ: ServiceNow sys_audit), cùng timestamp tạo và cập nhật của từng yêu cầu |
| CRM | Salesforce, Microsoft Dynamics | Bảng lịch sử trường của đối tượng, lưu giá trị cũ và mới cùng timestamp và người thực hiện |
| Công cụ workflow và BPM | Camunda, Power Automate, công cụ workflow tùy chỉnh | Lịch sử các bước đã hoàn tất của từng trường hợp quy trình |
| Ứng dụng nội bộ | Ứng dụng web tùy chỉnh, hệ thống cũ | Nhật ký ứng dụng hoặc bảng kiểm tra. Hỏi nhóm phụ trách ứng dụng xem bảng nào ghi lại thay đổi trạng thái |
| Bảng tính | Bàn giao thủ công, phê duyệt ngoại tuyến | Tệp xuất, nếu các cột Case ID và timestamp được điền nhất quán |
Ví dụ: Quy trình mua hàng đến thanh toán trong SAP
Quy trình mua hàng đến thanh toán trải qua nhiều bảng SAP, mỗi bảng tương ứng với một bước:
| Bước | Bảng SAP |
|---|---|
| Yêu cầu mua hàng | EBAN |
| Đơn đặt hàng | EKKO (phần đầu), EKPO (mặt hàng) |
| Nhận hàng | MKPF (phần đầu), MSEG (mặt hàng) |
| Nhận hóa đơn | BKPF (phần đầu), BSEG (mặt hàng) |
| Thanh toán | PAYR, REGUH |
Trên SAP ECC, bạn có thể đọc các bảng này bằng báo cáo ABAP hoặc chương trình tùy chỉnh. Trên SAP S/4HANA, hãy dùng CDS view, dịch vụ OData hoặc SAP Datasphere. Tạo một truy vấn gọn cho mỗi bước, gồm tên hoạt động, Case ID và timestamp. Bạn cũng có thể thêm người dùng, số tiền hoặc nhà cung cấp, rồi gộp kết quả thành một nhật ký sự kiện:
SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;Giới hạn dữ liệu trích xuất ngay từ đầu: lọc theo mã công ty, loại chứng từ hoặc năm tài chính thay vì xuất toàn bộ dữ liệu.
Sắp xếp dữ liệu xuất
- Mỗi hàng là một sự kiện: ghi một lần thay đổi trạng thái, không phải toàn bộ trường hợp. Giữ các cột
Case ID,ActivityvàTimestamp, cùng các cột không bắt buộc bạn muốn phân tích (người dùng, chi phí, số tiền). - ID trường hợp nhất quán giữa các hệ thống: khi quy trình đi qua cả ERP và CRM, hãy đối chiếu mã định danh để mọi sự kiện đều thuộc cùng một trường hợp.
- Dùng một múi giờ thống nhất: chuẩn hóa dấu thời gian về UTC hoặc một múi giờ duy nhất để sự kiện từ các hệ thống khác nhau luôn đúng thứ tự.
- Tên hoạt động nhất quán: “Phê duyệt đơn hàng” và “Duyệt đơn hàng” là cùng một bước. Chọn một cách gọi cho mỗi bước.
- Loại bỏ dữ liệu nhiễu: tài liệu thử nghiệm, bản ghi đã hủy và các bước nội bộ của hệ thống làm tăng số hàng nhưng không cung cấp thêm thông tin hữu ích.
Hệ thống tự nhận diện hàng tiêu đề, dấu phân tách và định dạng timestamp khi tải lên. Xem đầy đủ yêu cầu tại Các định dạng dữ liệu được hỗ trợ. Nếu hệ thống không ghi lại một bước nào đó, hãy xem Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu để biết cách xử lý phần dữ liệu thiếu.
Xử lý dữ liệu cá nhân trước khi xuất
Nhật ký sự kiện thường có tên, mã khách hàng hoặc ID người dùng. Hãy ẩn danh hoặc che những thông tin không cần cho phân tích, giới hạn người có thể tải dữ liệu trích xuất và tuân thủ quy định lưu trữ áp dụng cho tổ chức của bạn, chẳng hạn GDPR. ProcessMind lưu bộ dữ liệu riêng cho từng khách hàng. Quyền truy cập được cấp theo vai trò và giấy phép của người dùng. Xem Người dùng, vai trò và quyền hạn.
Bước tiếp theo: Tải lên và ánh xạ
Sau khi sắp xếp nhật ký, hãy tải lên và ánh xạ các cột với bộ dữ liệu:
- Cấu hình tập dữ liệu: ánh xạ Mã trường hợp, Hoạt động và Dấu thời gian, rồi kiểm tra huy hiệu Chất lượng dữ liệu.
- Ánh xạ dữ liệu vào mô hình: liên kết các thuộc tính với hoạt động và kết nối.
- Nếu dữ liệu liên tục tăng, hãy dùng tải lên tăng dần (delta) thay vì tải lại toàn bộ.
Bạn có thể dùng nhật ký mẫu có sẵn trong Tệp ví dụ để thử quy trình trước khi trích xuất dữ liệu của riêng mình.
Chủ đề liên quan
- Dữ liệu cần có để chạy process mining - ba cột cần có trong mọi nhật ký
- Các định dạng dữ liệu được hỗ trợ - loại tệp và yêu cầu về cấu trúc
- Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu - làm sạch dữ liệu trích xuất và xử lý các vấn đề thường gặp trước khi tải lên
- Cấu hình bộ dữ liệu - ánh xạ và kiểm tra dữ liệu tải lên
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.