Tệp đính kèm
Thành phần bổ trợ là các tệp bạn đính kèm vào nhiệm vụ và tài liệu trong ProcessMind. Chúng giúp bạn lưu tài liệu hỗ trợ ngay cạnh quy trình liên quan, đồng thời cung cấp thêm ngữ cảnh cho Trợ lý AI.
Đính kèm tệp
- Mở nhiệm vụ hoặc tài liệu bạn muốn bổ sung thông tin.
- Dùng tùy chọn đính kèm trong menu nhiệm vụ hoặc trình chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn.
- Chọn tệp trên máy tính rồi xác nhận.
Các loại tệp được hỗ trợ gồm tài liệu, bảng tính, PDF và hình ảnh.
Tạo tệp đính kèm từ ảnh chụp màn hình
Bạn cũng có thể tạo tệp đính kèm từ ảnh chụp màn hình để hướng dẫn từng bước trong quy trình. Chụp phần màn hình cần thiết, rồi chỉnh sửa ảnh trước khi lưu thành tệp đính kèm:
- Che thông tin cá nhân bằng cách kéo qua vùng cần ẩn, hoặc dùng tính năng che tự động nếu có. Vùng đã che sẽ được cố định trong ảnh đã lưu.
- Cắt xén ảnh chụp để chỉ giữ lại các nút điều khiển và thông tin cần thiết cho nhiệm vụ.
- Thêm hướng dẫn bằng cú pháp Markdown để mô tả việc người đọc cần làm. Sau này, bạn có thể dùng hướng dẫn cùng ảnh chụp màn hình làm quy trình hướng dẫn cho một nhiệm vụ hoặc quy trình cụ thể.
Nhờ vậy, bạn có thể biến ảnh chụp màn hình nhanh thành hướng dẫn công việc có thể dùng lại, đồng thời chú ý bảo vệ quyền riêng tư và đính kèm vào đúng bước của quy trình.
Quản lý tệp đính kèm
Mở menu của tệp đính kèm (⋯) để quản lý:
- Xem trước tệp mà không cần rời ProcessMind.
- Đổi tên tệp đính kèm hoặc chọn Chỉnh sửa mô tả để nêu rõ mục đích sử dụng.
- Xuất bản hoặc Hủy xuất bản tệp đính kèm để kiểm soát người dùng Viewer có thể xem tệp hay không.
- Xóa tệp đính kèm không còn cần thiết.
Sắp xếp tệp đính kèm gọn gàng: thêm phiên bản mới nhất của chính sách hoặc mẫu để người đọc và AI luôn dùng thông tin hiện hành.
Các loại tệp được hỗ trợ
ProcessMind xử lý trước hầu hết các loại tệp phổ biến để có thể xem, tìm kiếm nội dung và dùng nội dung đó làm ngữ cảnh cho trợ lý AI:
- Tài liệu: PDF, DOCX, tệp văn bản thuần và Markdown.
- Bản trình bày: PPTX.
- Bảng tính: XLSX.
- Hình ảnh: các định dạng hình ảnh phổ biến (khi cần, văn bản được trích xuất bằng OCR).
- Video: MP4, WEBM, MOV và các định dạng tương tự (lời nói được chuyển thành văn bản).
- Dữ liệu: CSV và các tệp văn bản có cấu trúc khác.
Xử lý và tìm kiếm
Khi bạn đính kèm tệp được hỗ trợ, ProcessMind sẽ xử lý tệp ở chế độ nền để trích xuất nội dung:
- Trạng thái: mỗi tệp đính kèm hiển thị trạng thái xử lý (Queued, Processing, Ready, Failed hoặc Skipped) cùng chỉ báo tiến độ.
- Xử lý lại: nếu tải tệp lên chưa hoàn tất, bạn có thể xử lý lại tệp để chạy lại quy trình trích xuất.
- Có thể tìm kiếm: khi xử lý xong, tệp được đánh dấu Có thể tìm kiếm và nội dung có thể được tìm thấy qua Tìm kiếm toàn cục, kèm phần xem trước đoạn văn bản khớp.
- Ẩn danh hóa: trước khi lập chỉ mục nội dung, hệ thống áp dụng các quy tắc ẩn danh hóa (mẫu có sẵn và quy tắc do tổ chức của bạn thiết lập).
Tìm kiếm nội dung
Để tìm nội dung bên trong tệp thay vì trong mô hình, hãy chọn Tìm kiếm nội dung trong trình chọn tệp đính kèm. Nhập từ khóa như “invoice approval”, rồi chuyển giữa các kiểu khớp Ngữ nghĩa (dựa trên ý nghĩa), Chính xác (đúng từ bạn nhập) và Kết hợp. Kết quả hiển thị đoạn văn bản khớp. Chọn Mở để xem trước tệp hoặc Xem thêm trong tệp này để xem tất cả kết quả khớp trong một tài liệu.
Tệp đính kèm làm ngữ cảnh cho AI
Trợ lý AI có thể dùng các tệp đính kèm làm ngữ cảnh:
- Yêu cầu AI tóm tắt tài liệu đính kèm.
- Yêu cầu AI kiểm tra mô hình có phù hợp với chính sách đính kèm vào quy trình hay không.
- Dùng mẫu đính kèm làm cơ sở soạn nội dung mới.
- Đặt câu hỏi về nội dung tài liệu đã quét, bảng tính hoặc video. Văn bản trích xuất được sẽ cung cấp cho trợ lý.
Khi một luồng AI cho phép chọn ngữ cảnh, hãy nhấn Dùng tệp làm ngữ cảnh để chọn chính xác các tệp cần cho yêu cầu đó. Các tệp sẽ được gửi cùng lời nhắc của bạn.
Tệp đính kèm được chia sẻ với AI, vì vậy đừng thêm tài liệu nhạy cảm hoặc bảo mật trừ khi chính sách của tổ chức cho phép.
Tệp đính kèm và tài liệu
Tệp đính kèm bổ trợ cho tài liệu quy trình: thêm biểu mẫu, danh sách kiểm tra hoặc hướng dẫn vào đúng mục để người tham gia quy trình tìm thấy mọi thứ cần thiết ở cùng một nơi. Kết hợp với vai trò và RACI, tệp đính kèm giúp tài liệu quy trình đầy đủ và hữu ích hơn.
Chủ đề liên quan
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.