Kiểm tra mức độ phù hợp

Mô hình quy trình mô tả cách công việc đáng lẽ phải diễn ra, còn nhật ký sự kiện ghi lại cách công việc thực tế diễn ra. Kiểm tra mức độ phù hợp đặt hai bên cạnh nhau để đo lường mức độ thực tế khớp với mô hình, đồng thời cho biết điểm nào, tần suất ra sao và vì sao có sai lệch.

Kiểm tra mức độ phù hợp đo lường những gì

Kiểm tra mức độ phù hợp đối chiếu từng trường hợp trong bộ dữ liệu với mô hình quy trình và báo cáo:

• Tỷ lệ phù hợp: tỷ lệ trường hợp tuân theo mô hình mà không có sai lệch.
• Trường hợp không phù hợp: các trường hợp có sai lệch và vị trí xảy ra sai lệch.
• Tần suất sai lệch: những bước bị bỏ qua, lặp lại hoặc thực hiện sai thứ tự.

Mức độ phù hợp càng cao, quy trình càng dễ dự đoán và rủi ro vận hành càng thấp.

Chạy kiểm tra mức độ phù hợp

1. Chuẩn bị mô hình: mô hình BPMN thể hiện luồng công việc dự kiến.
2. Chọn bộ dữ liệu: chọn nhật ký sự kiện có ánh xạ đã cấu hình mà bạn muốn kiểm tra.
3. Chạy kiểm tra: ProcessMind đối chiếu từng trường hợp với mô hình và đánh dấu các sai lệch.

Để có kết quả tốt nhất, hãy đảm bảo dữ liệu đã được làm sạch và chuẩn bị trước khi bắt đầu.

Cách đọc kết quả

• Mức độ phù hợp thấp thường cho thấy quy trình được ghi lại khác với thực tế: mô hình có thể đã lỗi thời hoặc quy trình đã thay đổi.
• Sai lệch thường xuyên tại cùng một bước cho thấy vấn đề mang tính hệ thống, chẳng hạn thiếu bước phê duyệt hoặc hệ thống có giới hạn.
• Sai lệch hiếm gặp thường là ngoại lệ hợp lý mà mô hình nên chấp nhận.

Kết hợp kết quả với biến thể quy trình để xác định các luồng sai lệch phổ biến và tốn kém nhất.

Cải thiện mức độ phù hợp

• Cập nhật mô hình để phản ánh cách quy trình thực sự vận hành.
• Gỡ bỏ trở ngại khiến mọi người phải tìm cách làm vòng ngoài quy trình.
• Chuẩn hóa rồi kiểm tra lại: chạy lại kiểm tra sau khi thay đổi để đo mức cải thiện.
• Thử nghiệm thay đổi trước bằng mô phỏng để tránh thay một sai lệch bằng sai lệch khác.

Chủ đề liên quan

• Process Mining
• Biến thể quy trình
• Process Health
• BPMN 2.0 là gì