Governance en publiceren

Governance zorgt ervoor dat processen kloppen, zijn goedgekeurd en toegankelijk zijn voor de juiste mensen. ProcessMind biedt workflows voor publicatie, stappen voor beoordeling en goedkeuring en duidelijke statusinformatie. Zo houd je grip op het proceslandschap.

Levenscyclus en status van processen

Elk proces heeft een status die aangeeft waar het zich in de levenscyclus bevindt:

• Concept: werk in uitvoering, alleen zichtbaar voor editors.
• In behandeling: ingediend voor beoordeling of goedkeuring.
• Goedgekeurd: beoordeling afgerond; publiceer het proces zodat gebruikers met alleen-lezen toegang het kunnen bekijken.
• Buiten gebruik: niet langer actief.
• Gearchiveerd: bewaard ter naslag.

In de catalogus zie je de status van elk proces. Zo zie je in één oogopslag wat actueel is, wat wordt beoordeeld en wat verouderd is.

Een beoordeling aanvragen en goedkeuren

Met beoordeling en goedkeuring houd je in de hand welke processen zichtbaar zijn voor gebruikers met alleen-lezen toegang:

1. Open het procesmenu (⋯) in de catalogus of op de modelpagina en kies Aanvraag controleren. De status verandert in In behandeling en de eigenaar krijgt een melding.
2. De beoordelaar opent hetzelfde menu en kiest Beoordeling goedkeuren. In het venster Beoordeling goedkeuren staat welk proces wordt goedgekeurd.
3. Je kunt de goedkeuring een versienaam geven. Vink Publiceren na goedkeuring aan als het proces meteen beschikbaar moet zijn.
4. Klik op Goedkeuren. De status wordt Goedgekeurd. Als het selectievakje is aangevinkt, wordt in dezelfde stap een versie gepubliceerd.

Beoordelaars vinden hun werk met het filter Wacht op mijn beoordeling in de catalogus. Daar staan de processen die op hun beoordeling wachten. Controleer vóór goedkeuring het model, de documentatie en de RACI-matrix.

Een proces publiceren

Met publiceren bepaal je wat gebruikers met alleen-lezen toegang in het procesportaal zien:

1. Rond het modelleren en documenteren van het proces af en laat het beoordelen als dat binnen je organisatie vereist is.
2. Open het procesmenu en kies Publiceren (of Versie publiceren bij een item in de versiegeschiedenis).
3. Bevestig in het venster. Er wordt een versiesnapshot van het huidige model gemaakt, die zichtbaar wordt voor gebruikers met alleen-lezen toegang.
4. Kies Publicatie intrekken om een proces weer offline te halen. De gepubliceerde versie wordt verwijderd en is niet meer zichtbaar voor kijkers. Het model zelf blijft ongewijzigd.

Als er een gepubliceerde versie is, kun je via de versieknoppen op de modelpagina Gepubliceerde versie bekijken om te zien wat kijkers precies zien, of Terug naar bewerken kiezen om terug te gaan naar het werkmodel.

Het proceslandschap actueel houden

• Beoordeel gepubliceerde processen regelmatig en werk ze bij of archiveer ze als er iets verandert.
• Gebruik de kwaliteitsbadge om modellen te vinden die aandacht nodig hebben voordat je ze publiceert.

Gerelateerde onderwerpen

• Procesportaal
• Modelkwaliteit
• Versiebeheer: versiesnapshots maken, publiceren en herstellen.