Artefacten
Artefacten zijn bestanden die je aan taken en documenten in ProcessMind koppelt. Zo blijft ondersteunend materiaal dicht bij het proces waar het bij hoort en krijgt de AI-assistent extra context om mee te werken.
Een artefact koppelen
- Open de taak of het document dat je wilt uitbreiden.
- Gebruik de optie attach in het taakmenu of de documentatie-editor.
- Selecteer een bestand op je computer en bevestig.
Ondersteunde bestandstypen zijn onder andere documenten, spreadsheets, pdf’s en afbeeldingen.
Artefacten voor schermopnamen maken
Je kunt artefacten ook maken van schermopnamen voor stapsgewijze procesinstructies. Leg het relevante deel van het scherm vast en bewerk de afbeelding voordat je die als artefact opslaat:
- Maskeer persoonlijke informatie handmatig door over een gebied te slepen om het onleesbaar te maken, of gebruik automatische maskering als die beschikbaar is. Een gemaskeerd gebied wordt vastgelegd in de opgeslagen afbeelding.
- Bijsnijden de opname zodat alleen de voor de taak benodigde bedieningselementen en informatie overblijven.
- Instructies toevoegen met Markdownnotatie om te beschrijven wat de lezer moet doen. Je kunt de instructies later samen met de schermafbeelding gebruiken als documentatieprocedure voor een specifieke taak of een specifiek proces.
Zo maak je van een snelle schermopname een herbruikbare werkinstructie die rekening houdt met privacy en aan de relevante processtap kan worden gekoppeld.
Bijlagen beheren
Open het menu van een artefact (⋯) om het te beheren:
- Voorbeeld een bestand zonder ProcessMind te verlaten.
- Hernoem het artefact of gebruik Beschrijving bewerken om uit te leggen waarvoor het dient.
- Opmerking toevoegen om een bespreking over het bestand te starten.
- Publiceren of Publicatie intrekken van een artefact om te bepalen of kijkers het kunnen zien.
- Verwijderen een artefact dat niet meer relevant is.
Houd artefacten geordend: koppel de nieuwste versie van een beleid of template, zodat lezers en de AI altijd met actuele informatie werken.
Ondersteunde bestandstypen
ProcessMind verwerkt de meeste gangbare bestandstypen voor, zodat de inhoud kan worden bekeken, doorzocht en gebruikt door de AI-assistent:
- Documenten: PDF, DOCX en platte tekst- of Markdown-bestanden.
- Presentaties: PPTX.
- Spreadsheets: XLSX.
- Afbeeldingen: gangbare afbeeldingsindelingen, waarbij tekst indien nodig met OCR wordt uitgelezen.
- Video’s: MP4, WEBM, MOV en vergelijkbare indelingen, waarbij spraak naar tekst wordt getranscribeerd.
- Data: CSV en andere gestructureerde tekstbestanden.
Verwerking en zoeken
Wanneer je een ondersteund bestand koppelt, verwerkt ProcessMind het op de achtergrond voor om de inhoud uit te lezen:
- Status: elk artefact toont een verwerkingsstatus (Queued, Processing, Ready, Failed of Skipped) met een voortgangsindicator.
- Opnieuw verwerken: als een upload niet volledig was, kun je een artefact opnieuw verwerken om de extractiepijplijn opnieuw uit te voeren.
- Doorzoekbaar: zodra de verwerking klaar is, krijgt het artefact de markering Doorzoekbaar en kun je de inhoud vinden via Globaal zoeken, met een voorbeeld van de overeenkomende tekst.
- Anonimisering: tijdens het uitlezen worden anonimisatieregels toegepast, met ingebouwde patronen en patronen die je organisatie configureert, voordat de inhoud wordt geïndexeerd.
Inhoud zoeken
Gebruik Inhoud zoeken in de artefactselectie om iets in je bestanden te vinden in plaats van in het model. Typ bijvoorbeeld “invoice approval” en wissel daarna tussen Semantisch (op betekenis gebaseerd), Exact (de woorden zoals getypt) en Hybride zoeken. Resultaten tonen de overeenkomende passage, met Openen om een voorbeeld van het artefact te bekijken en Meer uit dit bestand om alle overeenkomsten in één document te zien.
Artefacten als AI-context
Gekoppelde artefacten worden onderdeel van de context die de AI-assistent kan gebruiken:
- Vraag de AI om een gekoppeld document samen te vatten.
- Laat de AI controleren of je model overeenkomt met een beleid dat aan het proces is gekoppeld.
- Gebruik gekoppelde templates als basis voor nieuwe content.
- Stel vragen over de inhoud van gescande documenten, spreadsheets of video’s: de uitgelezen tekst is beschikbaar voor de assistent.
Als je in een AI-flow de context kunt kiezen, klik je op Bestanden als context gebruiken om precies de bestanden vast te zetten die voor die aanvraag relevant zijn. Ze worden samen met je prompt verzonden.
Omdat artefacten met de AI worden gedeeld, kun je beter geen gevoelige of vertrouwelijke informatie koppelen, tenzij het beleid van je organisatie dit toestaat.
Artefacten en documentatie
Artefacten werken samen met procesdocumentatie: koppel formulieren, checklists of richtlijnen aan de relevante sectie, zodat procesdeelnemers alles wat ze nodig hebben op één plek vinden. Samen met rollen en RACI helpen artefacten om je gedocumenteerde processen compleet en bruikbaar te maken.