Bestanden

Bestanden die je in ProcessMind aan taken en documenten toevoegt, houden ondersteunend materiaal bij het bijbehorende proces. Ze geven de AI-assistent ook extra context.

Een bestand toevoegen

1. Open de taak of het document waaraan je materiaal wilt toevoegen.
2. Kies de optie bijlage toevoegen in het taakmenu of de documentatie-editor.
3. Selecteer een bestand op je computer en bevestig.

Ondersteunde bestandstypen zijn onder andere documenten, spreadsheets, PDF’s en afbeeldingen.

Bestanden maken van schermafbeeldingen

Je kunt ook bestanden maken van schermafbeeldingen voor stapsgewijze procesinstructies. Leg het relevante deel van het scherm vast en bewerk de afbeelding voordat je die als bestand opslaat:

• Scherm persoonlijke gegevens handmatig af door eroverheen te slepen, of gebruik automatische afscherming als die beschikbaar is. Een afgeschermd gebied ligt vast in de opgeslagen afbeelding.
• Snijd de schermafbeelding bij, zodat alleen de benodigde bedieningselementen en informatie overblijven.
• Voeg instructies toe in Markdown-notatie om uit te leggen wat de lezer moet doen. Je kunt de instructies later samen met de schermafbeelding gebruiken als documentatieprocedure voor een specifieke taak of een proces.

Zo maak je van een snelle schermafbeelding een herbruikbare werkinstructie die rekening houdt met privacy. Je kunt die koppelen aan de bijbehorende processtap.

Bijlagen beheren

Open het menu van een bestand (⋯) om het te beheren:

• Voorbeeld van een bestand bekijken zonder ProcessMind te verlaten.
• Naam wijzigen of de beschrijving bewerken om uit te leggen waarvoor het bestand dient.
• Publiceren of publicatie intrekken om te bepalen of gebruikers met de kijkersrol het bestand kunnen zien.
• Verwijderen als het bestand niet meer relevant is.

Houd bestanden op orde: voeg de nieuwste versie van een beleid of template toe, zodat lezers en de AI met actuele informatie werken.

Ondersteunde bestandstypen

ProcessMind verwerkt de meeste gangbare bestandstypen vooraf, zodat je de inhoud kunt bekijken, doorzoeken en gebruiken met de AI-assistent:

• Documenten: PDF-, DOCX- en platte-tekst- of Markdown-bestanden.
• Presentaties: PPTX.
• Spreadsheets: XLSX.
• Afbeeldingen: gangbare afbeeldingsformaten (zo nodig wordt tekst met OCR uitgelezen).
• Video’s: MP4, WEBM, MOV en vergelijkbare formaten (spraak wordt omgezet naar tekst).
• Data: CSV en andere gestructureerde tekstbestanden.

Verwerking en zoeken

Wanneer je een ondersteund bestand toevoegt, verwerkt ProcessMind het op de achtergrond om de inhoud uit te lezen:

• Status: bij elk bestand staat de verwerkingsstatus (Queued, Processing, Ready, Failed of Skipped), met een voortgangsindicator.
• Opnieuw verwerken: is een upload niet volledig, dan kun je een bestand opnieuw verwerken om de extractie opnieuw uit te voeren.
• Doorzoekbaar: zodra de verwerking klaar is, krijgt het bestand de status Doorzoekbaar. Je vindt de inhoud via Globaal zoeken, met een voorbeeld van de gevonden tekst.
• Anonimisering: vóór de inhoud wordt geïndexeerd, past de extractie anonimisering toe. Hiervoor worden ingebouwde patronen gebruikt, aangevuld met eventuele regels van je organisatie.

Inhoud zoeken

Wil je iets in bestanden zoeken in plaats van in het model? Gebruik dan Inhoud zoeken in de bestandskiezer. Typ bijvoorbeeld “factuurgoedkeuring” en kies vervolgens tussen zoeken op Semantisch (op betekenis), Exact (op de ingevoerde woorden) of Hybride. De resultaten tonen de gevonden passage. Met Openen bekijk je het bestand en met Meer uit dit bestand zie je alle treffers in één document.

Bestanden als context voor AI

Toegevoegde bestanden kunnen deel uitmaken van de context die de AI-assistent gebruikt:

• Vraag de AI om een toegevoegd document samen te vatten.
• Laat de AI controleren of je model overeenkomt met een beleidsdocument dat aan het proces is toegevoegd.
• Gebruik toegevoegde templates als basis voor nieuwe inhoud.
• Stel vragen over gescande documenten, spreadsheets of video’s. De uitgelezen tekst is beschikbaar voor de assistent.

Als je in een AI-workflow de context kunt kiezen, klik je op Bestanden als context gebruiken om precies de bestanden vast te zetten die voor die opdracht van belang zijn. Ze worden samen met je prompt meegestuurd.

De AI krijgt toegang tot toegevoegde bestanden. Voeg daarom geen gevoelige of vertrouwelijke informatie toe, tenzij het beleid van je organisatie dat toestaat.

Bestanden en documentatie

Bestanden vullen procesdocumentatie aan. Voeg formulieren, checklists of richtlijnen toe aan het relevante onderdeel, zodat deelnemers alles op één plek vinden. Samen met rollen en RACI helpen bestanden om procesdocumentatie compleet en bruikbaar te maken.

Gerelateerde onderwerpen

• Procesdocumentatie
• Rollen en RACI
• Modelkwaliteit