Op deze pagina
> bronnen > documentatie > procesmining data > Waar je data voor process mining vandaan haalt en hoe je die structureert

Waar je data voor process mining vandaan haalt en hoe je die structureert

Process Intelligence Process Intelligence Beschikbaar met een Process Intelligence-licentieplaats of hoger. Alleen licentieplaatsen in dit abonnement of een hoger abonnement kunnen deze functie gebruiken. Abonnementen vergelijken Beschikbaar met een Process Intelligence-licentieplaats of hoger

Waar de data vandaan komt

Elk proces laat sporen achter in de systemen waarin het wordt uitgevoerd: orders worden aangemaakt in een ERP, tickets doorlopen een servicedesk en goedkeuringen worden vastgelegd in een workflowtool. Process mining leest die sporen. Op deze pagina lees je waar je ze vindt en hoe je ze omzet in een event log. Bekijk Welke data heb je nodig voor process mining voor de velden die elk log moet bevatten. Voor de geaccepteerde bestandstypen ga je naar Ondersteunde data-indelingen.

Twee vragen bepalen of het de moeite waard is om data uit een systeem te halen:

  • Legt het een timestamp vast voor de stap, en niet alleen de huidige status?
  • Legt het een identificatie vast die je in het hele proces als Case ID kunt gebruiken?

Als een systeem alleen de laatste status toont, zoek dan naar de geschiedenis of het auditspoor. De meeste bedrijfssystemen bewaren zo’n overzicht.

Waar gebeurtenissen meestal worden vastgelegd

Systeemtype Voorbeelden Waar de gebeurtenissen staan
ERP SAP, Oracle E-Business Suite of Fusion, Microsoft Dynamics Document- en wijzigingstabellen: inkooporders, facturen en materiaaldocumenten bevatten elk een aanmaak- of wijzigingsdatum en de gebruiker die de handeling uitvoerde
Servicedesk en ITSM ServiceNow, Jira, Zendesk Audit- en geschiedenistabellen waarin elke veldwijziging wordt vastgelegd, bijvoorbeeld ServiceNow sys_audit, plus de eigen aanmaak- en wijzigingstimestamps van elke Task
CRM Salesforce, Microsoft Dynamics Tabellen met veldgeschiedenis van objecten, waarin de oude en nieuwe waarde met timestamp en gebruiker worden bewaard
Workflow- en BPM-tools Camunda, Power Automate, aangepaste workflow-engines De voltooide stapgeschiedenis van elke procesinstantie
Interne applicaties Aangepaste webapps, legacy-systemen Applicatielogs of een audittabel. Vraag het team dat de app beheert welke tabel statuswijzigingen vastlegt
Spreadsheets Handmatige overdrachten, offline goedkeuringen De export zelf, zolang de kolommen voor Case ID en timestamp consequent zijn ingevuld

Voorbeeld: Purchase-to-Pay in SAP

Een Purchase-to-Pay-proces is verdeeld over meerdere SAP-tabellen, één per stap:

Stap SAP-tabel
Inkoopaanvraag EBAN
Inkooporder EKKO (kop), EKPO (items)
Goederenontvangst MKPF (kop), MSEG (items)
Factuurontvangst BKPF (kop), BSEG (items)
Betaling PAYR, REGUH

In SAP ECC kun je deze tabellen uitlezen met een ABAP-rapport of een aangepast programma. In SAP S/4HANA gebruik je CDS-views, een OData-service of SAP Datasphere. Maak per stap één compacte query met een activiteitsnaam, de Case ID en de timestamp, plus eventueel de gebruiker, het bedrag of de leverancier. Voeg de resultaten samen tot één event log:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Beperk de extractie voordat die te groot wordt: filter op bedrijfsnummer, documenttype of boekjaar in plaats van alles te exporteren.

De export structureren

  • Eén rij per event - een statuswijziging, niet een volledige case. Behoud de kolommen Case ID, Activity en Timestamp, plus eventuele optionele kolommen (gebruiker, kosten, bedrag) die je wilt analyseren.
  • Consistente case-ID’s tussen systemen - wanneer een proces een ERP en CRM omvat, stem je de identificatiegegevens op elkaar af, zodat elk event onder één case valt.
  • Eén tijdzone - normaliseer timestamps naar UTC of één tijdzone, zodat events uit verschillende systemen in de juiste volgorde blijven.
  • Consistente activiteitnamen - ‘Order goedkeuren’ en ‘Goedkeuring van order’ zijn dezelfde stap. Kies per stap één formulering.
  • Laat ruis weg - testdocumenten, geannuleerde records en interne systeemstappen voegen wel rijen toe, maar geen inzicht.

De kopregel, scheidingstekens en timestamp-indelingen worden bij het uploaden gedetecteerd. De volledige vereisten staan in Ondersteunde data-indelingen. Ontbreekt een stap volledig in je systemen? In Data opschonen en voorbereiden lees je hoe je dat gat opvult.

Persoonsgegevens verwerken vóór het exporteren

Event logs bevatten vaak namen, klantnummers of gebruikers-ID’s. Anonimiseer of maskeer wat de analyse niet nodig heeft, beperk wie de extractie kan downloaden en volg de bewaartermijnen die voor jouw organisatie gelden, bijvoorbeeld volgens de AVG. ProcessMind bewaart datasets per tenant. Toegang volgt de rol en licentieplaats van de gebruiker. Zie Gebruikers, rollen en rechten.

Volgende stap: uploaden en toewijzen

Zodra het log is gestructureerd, upload je het en wijs je de kolommen toe aan de dataset:

  1. Configureer je dataset: wijs Case ID, Activity en Timestamp toe en controleer de badge Datakwaliteit.
  2. Wijs je data toe aan het model: koppel attributen aan activiteiten en verbindingen.
  3. Gebruik voor data die voortdurend groeit incrementele (delta-)uploads in plaats van alles opnieuw te laden.

In Voorbeeldbestanden vind je kant-en-klare voorbeeldlogs als je de flow eerst wilt uitproberen voordat je eigen data extraheert.

Gerelateerde onderwerpen