Portalgebruikers

Viewer-gebruikers hebben alleen-lezen toegang tot je organisatie. Ze kunnen het procesportaal bekijken, gepubliceerde modellen openen, documentatie lezen en documenten exporteren. Ze kunnen niets modelleren, bewerken of beheren. Viewers zijn gratis en tellen nooit mee als betaalde licentieplaats. Elke Process Architecture- en Process Intelligence-licentieplaats omvat 10 gratis portalviewers. Elke Intelligence-licentieplaats omvat daarnaast 3 dashboardviewers die ook dashboards kunnen bekijken. Met Enterprise-overeenkomsten kan onbeperkt viewertoegang worden ingeschakeld.

Zo werken portalgebruikers

• Alleen-lezen: portalgebruikers zien precies wat je publiceert, en verder niets. Ze hebben geen bewerkingsmodus.
• Alleen gepubliceerde inhoud: concepten en processen die in behandeling zijn, blijven verborgen totdat je ze publiceert.
• Alleen ingevulde inhoud: lege documentatiesecties en niet-toegewezen rollen zijn verborgen. Portalgebruikers zien dus geen onvolledig werk.
• Exporteren inbegrepen: portalgebruikers kunnen gepubliceerde documentatie downloaden als Word (.docx), kopiëren als Markdown of afdrukken.

Portalgebruikers hebben geen modelleerrechten nodig. Hun gebruik telt niet mee voor je modelleerlicenties.

Wat portalgebruikers kunnen doen

• Door de catalogus bladeren: gepubliceerde processen zoeken en filteren op map, niveau of naam.
• Procesmodellen openen: het gepubliceerde model alleen-lezen bekijken, inzoomen, verschuiven en verkennen, zonder wijzigingen aan te brengen.
• Documentatie lezen: de weergegeven secties lezen, waaronder de RACI-matrix.
• Documenten exporteren: downloaden als Word, kopiëren als Markdown of afdrukken naar PDF.

Wat portalgebruikers niet kunnen doen

• Modellen of documentatie bewerken.
• Processen publiceren of de status ervan wijzigen.
• Niet-gepubliceerd werk bekijken: alles met de status Concept of In behandeling blijft verborgen.
• Gebruikers, rollen of instellingen beheren.

Portalgebruikers instellen

1. Publiceer eerst de processen. Een proces wordt pas zichtbaar voor portalgebruikers nadat het de governance-workflow heeft doorlopen.
2. Toegang voor portalgebruikers geven: voeg in de organisatie- of omgevingsinstellingen gebruikers toe met de licentieplaats Portalviewer.
3. Laat ze inloggen: een portalgebruiker logt in bij ProcessMind en komt terecht in het procesportaal, waar alleen gepubliceerde processen zichtbaar zijn. De toegang is gekoppeld aan de licentieplaats, niet aan een link per proces. Je kunt de toegang intrekken door de licentieplaats te verwijderen.

Toegang beheren

• Per organisatie of omgeving: bepaal op organisatieniveau of omgevingsniveau wie de gepubliceerde processen kan zien.
• Editors en portalgebruikers: editors kunnen modelleren, documenteren en beheren. Portalgebruikers kunnen alleen gepubliceerde inhoud lezen.
• Navigatie op basis van rollen: portalgebruikers zien de afdelingen en functies die je voor hen beschikbaar hebt gemaakt.

Het procesportaal actueel houden

Portalgebruikers zien altijd de laatst gepubliceerde versie. Zo blijft het procesportaal actueel zonder extra werk:

• Publiceer een nieuwe versie nadat je wijzigingen hebt goedgekeurd. Portalgebruikers zien die meteen.
• Haal een proces offline terwijl je het aanpast. Zo verdwijnt het tijdelijk uit het procesportaal.
• Controleer de kwaliteit vóór publicatie: gebruik de kwaliteitsbadge om te controleren of de gedeelde inhoud volledig en consistent is.

Gerelateerde onderwerpen

• Procesportaal
• Governance en publiceren
• Procesdocumentatie
• Modelkwaliteit