Handleiding voor het maken van BPMN-diagrammen

Een BPMN-diagram maken

Een BPMN-diagram maken begint met een globaal beeld van het proces. Daarna voeg je stap voor stap details toe. Je bouwt het diagram rechtstreeks in de ProcessMind-modeler: maak een nieuw proces aan of gebruik een leeg canvas en sleep elementen uit het palet links naar het canvas. Hieronder staat een praktische aanpak om het diagram op te bouwen. Wil je de stappen volgen in de ProcessMind-modeler? Start een gratis proefperiode en bouw het diagram terwijl je leest.

1. Bepaal de belangrijkste stappen: Breng eerst de hoofdlijnen van het proces in kaart, inclusief het begin- en eindpunt. In een orderproces zijn dat bijvoorbeeld de order ontvangen, de kredietwaardigheid controleren, de order afhandelen en een factuur versturen.

2. Breng alternatieve routes in kaart: Kijk welke andere routes of uitkomsten mogelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer een order niet kan worden afgerond. Gebruik gateways om deze routes in het diagram weer te geven.

3. Voeg pools en swimlanes toe: Bepaal welke belanghebbenden, afdelingen of rollen betrokken zijn. Deel activiteiten in pools en swimlanes in, zodat meteen duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

4. Geef Message Flows weer: Voeg belangrijke berichten toe die tussen pools of binnen dezelfde pool worden uitgewisseld. Zo zie je hoe informatie door het proces loopt.

5. Voeg artefacten en details toe: Koppel relevante documenten, notities of rollen aan elke stap. Bestaat een stap uit meerdere kleinere handelingen, overweeg dan om er een Subprocess van te maken.

6. Houd rekening met fouten: Bedenk wat er mis kan gaan en voeg foutafhandeling of Events toe aan het diagram. Zo wordt het proces betrouwbaarder en realistischer.

Overzicht van de belangrijkste BPMN-elementen

• Events: geven het begin- en eindpunt van een proces aan, of belangrijke gebeurtenissen tijdens het proces (bijvoorbeeld een order plaatsen of een betaling ontvangen).
• Activiteiten: zijn de taken die binnen het proces moeten worden uitgevoerd (bijvoorbeeld een order controleren of een product verzenden).
• Gateways: zijn beslispunten waarop het proces op basis van bepaalde criteria een andere richting kan volgen (bijvoorbeeld: ligt het orderbedrag boven een bepaalde grens?).
• Sequence Flows: geven met pijlen de volgorde aan waarin activiteiten in het proces worden uitgevoerd.
• Data Objects: staan voor informatie die tijdens het proces wordt gebruikt of aangemaakt (bijvoorbeeld klantgegevens of orderdetails).

Als je deze belangrijkste elementen en hun onderlinge samenhang begrijpt, kun je BPMN 2.0-diagrammen maken die je bedrijfsprocessen weergeven.

Met BPMN 2.0 kun je helder en visueel laten zien hoe het werk verloopt, verbeterkansen opsporen en processen vereenvoudigen. Meer informatie over de notatie vind je op de officiële BPMN-website.

Een BPMN-diagram maken

1. Bepaal de scope en de startgebeurtenis

Noteer de gebeurtenis waarmee het proces begint en het resultaat waarmee het eindigt. Bepaal daarna wat je bewust buiten beschouwing laat. Een diagram dat twee end-to-end-processen probeert te omvatten, wordt onleesbaar voordat het bruikbaar is.

2. Plaats eerst de start- en end-events

Elk pad moet beginnen met een start-event en eindigen met een end-event. Door deze eerst te tekenen voorkom je de meest voorkomende BPMN-fout: activiteiten zonder inkomende of uitgaande Sequence Flow.

3. Voeg activiteiten toe in de volgorde waarin ze plaatsvinden

Gebruik een Task voor uitgevoerd werk en een Subprocess als de details in een ander diagram thuishoren. Formuleer de naam als werkwoord plus zelfstandig naamwoord, zoals ‘Factuur goedkeuren’. Die naam verschijnt in elk rapport dat op het model is gebaseerd.

4. Voeg alleen een gateway toe als er echt een beslissing is

Een exclusieve gateway gebruik je voor een keuze tussen twee opties. Een parallelle gateway gebruik je voor werk dat daadwerkelijk tegelijk plaatsvindt. Gateways die alleen voor de nette vorm worden toegevoegd, zijn de belangrijkste oorzaak dat modellen niet meer door de validatie komen.

5. Verdeel verantwoordelijkheden met pools en lanes

Gebruik een pool per deelnemer en een lane per rol of systeem wanneer overdrachten van belang zijn. Lees Pools en swimlanes voor meer informatie over wanneer die extra structuur nuttig is.

6. Valideer het model voordat je het publiceert

Controleer of elk element is verbonden, alle paden bij een end-event uitkomen en het model nog overeenkomt met de praktijk. ProcessMind valideert je diagram tijdens het tekenen aan de hand van de BPMN 2.0-specificatie. In het overzicht van ondersteunde elementen staat precies waarop wordt gecontroleerd.

Genereer een BPMN-model op maat

Meer informatie in ProcessMind

• BPMN-bouwstenen: de elementen van een diagram.
• Modelleercanvas: werk sneller in de modeler.
• Ondersteunde BPMN-elementen: de elementen die ProcessMind ondersteunt.