Viewer-Benutzer

Viewer-Benutzer sind schreibgeschützte Mitglieder Ihrer Organisation. Sie können das Process Portal durchsuchen, veröffentlichte Modelle öffnen, Dokumentationen lesen und Dokumente exportieren, jedoch keine Modelle erstellen, Inhalte bearbeiten oder Einstellungen verwalten. Viewer sind kostenlos und werden nicht auf Modellierungssitzplätze angerechnet: Self-Service-Tarife umfassen bis zu 10 kostenlose Portal-Viewer pro bezahltem Sitzplatz, und Enterprise-Vereinbarungen können unbegrenzten Viewer-Zugriff ermöglichen.

So funktionieren Viewer-Benutzer

• Von vornherein schreibgeschützt: Viewer sehen genau das, was Sie veröffentlichen, und nichts weiter. Einen Bearbeitungsmodus gibt es für sie nicht.
• Nur veröffentlichte Inhalte: Entwürfe und Prozesse in Prüfung bleiben unsichtbar, bis Sie sie veröffentlichen.
• Nur ausgefüllte Inhalte: Leere Dokumentationsbereiche und nicht zugewiesene Rollen werden ausgeblendet, sodass Viewer niemals unvollständige Arbeiten sehen.
• Exporte eingeschlossen: Viewer können veröffentlichte Dokumentationen als Word (.docx) herunterladen, als Markdown kopieren oder drucken.

Ein Viewer benötigt niemals Modellierungsberechtigungen. Das Anzeigen von Inhalten wird nicht auf Ihre Modellierungssitzplätze angerechnet.

Was Viewer tun können

• Katalog durchsuchen: Suchen und filtern Sie veröffentlichte Prozesse nach Ordner, Ebene oder Name.
• Prozessmodelle öffnen: Zeigen Sie das veröffentlichte Modell schreibgeschützt an, zoomen Sie, verschieben Sie die Ansicht und erkunden Sie das Modell, ohne Änderungen vorzunehmen.
• Dokumentation lesen: Lesen Sie die gerenderten Bereiche einschließlich der RACI-Matrix.
• Dokumente exportieren: Laden Sie sie als Word herunter, kopieren Sie sie als Markdown oder drucken Sie sie als PDF.

Was Viewer nicht tun können

• Modelle oder Dokumentationen bearbeiten.
• Veröffentlichen oder den Status eines Prozesses ändern.
• Unveröffentlichte Arbeiten sehen: Inhalte im Status Entwurf oder In Prüfung sind verborgen.
• Benutzer, Rollen oder Einstellungen verwalten.

Viewer-Benutzer einrichten

1. Veröffentlichen Sie zuerst Ihre Prozesse. Ein Prozess wird erst für Viewer sichtbar, nachdem er Ihren Governance-Workflow durchlaufen hat.
2. Viewer-Zugriff gewähren: Fügen Sie in den Einstellungen Ihrer Organisation oder Umgebung Benutzer mit dem Sitzplatz Portal Viewer hinzu.
3. Anmeldung durchführen: Ein Portal Viewer meldet sich bei ProcessMind an und gelangt in das Portal, wo nur veröffentlichte Prozesse sichtbar sind. Der Zugriff wird über den Sitzplatz und nicht über einen Link pro Prozess gesteuert. Sie können ihn daher entziehen, indem Sie den Sitzplatz entfernen.

Zugriff steuern

• Pro Organisation oder Umgebung: Legen Sie auf Organisations- oder Umgebungsebene fest, wer Ihre veröffentlichten Prozesse sehen kann.
• Editoren und Viewer: Editoren können Modelle erstellen, dokumentieren und verwalten. Viewer können ausschließlich veröffentlichte Inhalte lesen.
• Rollenbasierte Navigation: Viewer sehen die Abteilungen und Funktionen, die Sie für sie verfügbar gemacht haben.

Portal aktuell halten

Da Viewer immer die zuletzt veröffentlichte Version sehen, bleibt Ihr Portal ohne zusätzlichen Aufwand aktuell:

• Veröffentlichen Sie nach der Genehmigung von Änderungen eine neue Version. Viewer sehen sie sofort.
• Heben Sie die Veröffentlichung eines Prozesses auf, um ihn während der Überarbeitung aus dem Portal zu entfernen.
• Prüfen Sie die Qualität vor der Veröffentlichung: Verwenden Sie den Qualitäts-Badge, damit die von Ihnen geteilten Inhalte vollständig und einheitlich sind.

Verwandte Themen

• Process Portal
• Governance und Veröffentlichung
• Prozessdokumentation
• Modellqualität