Benutzer mit Viewer-Zugriff

Viewer-Benutzer haben innerhalb Ihrer Organisation ausschließlich Lesezugriff. Sie können das Process Portal durchsuchen, veröffentlichte Modelle öffnen, Dokumentationen lesen und Dokumente exportieren. Modellieren, Bearbeiten oder Verwalten können sie nicht. Portal Viewer sind kostenlos und werden nicht auf kostenpflichtige Sitzplätze angerechnet: Jeder Process Architecture- und Process Intelligence-Sitzplatz umfasst 10 kostenlose Portal Viewer. Jeder Intelligence-Sitzplatz umfasst zusätzlich 3 Dashboard-Betrachter, die auch Dashboards ansehen können. Mit Enterprise-Vereinbarungen lässt sich der Viewer-Zugriff auf unbegrenzt viele Personen erweitern.

So funktionieren Benutzer mit Viewer-Zugriff

• Nur Lesezugriff: Viewer sehen genau die Inhalte, die Sie veröffentlichen, und nichts anderes. Sie können nichts bearbeiten.
• Nur veröffentlichte Inhalte: Entwürfe und Prozesse in Prüfung bleiben verborgen, bis Sie sie veröffentlichen.
• Nur vollständige Inhalte: Leere Dokumentationsabschnitte und nicht zugewiesene Rollen werden ausgeblendet, damit Viewer keine unvollständigen Inhalte sehen.
• Export inklusive: Viewer können veröffentlichte Dokumentationen als Word (.docx) herunterladen, als Markdown kopieren oder ausdrucken.

Viewer benötigen keine Modellierungsberechtigungen. Ihr Zugriff wird auch nicht auf die Modellierungssitzplätze angerechnet.

Was Viewer tun können

• Katalog durchsuchen: Veröffentlichte Prozesse nach Ordner, Ebene oder Name suchen und filtern.
• Prozessmodelle öffnen: Das veröffentlichte Modell schreibgeschützt anzeigen, vergrößern, verschieben und erkunden, aber nicht ändern.
• Dokumentationen lesen: Formatierte Abschnitte einschließlich der RACI-Matrix lesen.
• Dokumente exportieren: Als Word-Datei herunterladen, als Markdown kopieren oder als PDF ausdrucken.

Was Viewer nicht tun können

• Modelle oder Dokumentationen bearbeiten.
• Prozesse veröffentlichen oder ihren Status ändern.
• Unveröffentlichte Inhalte sehen: Inhalte mit dem Status Entwurf oder In Prüfung bleiben verborgen.
• Benutzer, Rollen oder Einstellungen verwalten.

Benutzer mit Viewer-Zugriff einrichten

1. Veröffentlichen Sie zuerst Ihre Prozesse. Viewer können einen Prozess erst sehen, wenn er Ihren Governance-Workflow durchlaufen hat.
2. Viewer-Zugriff gewähren: Fügen Sie in den Einstellungen Ihrer Organisation oder Umgebung Benutzer mit dem Sitzplatz Portal Viewer hinzu.
3. Benutzer anmelden lassen: Ein Portal Viewer meldet sich bei ProcessMind an und gelangt zum Portal. Dort sind nur veröffentlichte Prozesse sichtbar. Der Zugriff wird über den Sitzplatz und nicht über einen Link zu einem einzelnen Prozess gewährt. Sie können ihn entziehen, indem Sie den Sitzplatz entfernen.

Zugriff steuern

• Pro Organisation oder Umgebung: Legen Sie auf Organisations- oder Umgebungsebene fest, wer Ihre veröffentlichten Prozesse sehen kann.
• Editoren und Viewer: Editoren können modellieren, dokumentieren und verwalten. Viewer können ausschließlich veröffentlichte Inhalte lesen.
• Rollenbasierte Navigation: Viewer sehen die Abteilungen und Funktionen, die Sie für sie freigegeben haben.

Das Portal aktuell halten

Da Viewer immer die zuletzt veröffentlichte Version sehen, bleibt Ihr Portal ohne zusätzlichen Aufwand auf dem aktuellen Stand:

• Neue Version veröffentlichen: Sobald Sie Änderungen freigegeben haben, sehen Viewer die neue Version sofort.
• Veröffentlichung eines Prozesses aufheben: Entfernen Sie ihn während der Überarbeitung aus dem Portal.
• Qualität vor der Veröffentlichung prüfen: Verwenden Sie den Qualitäts-Badge, damit die geteilten Inhalte vollständig und einheitlich sind.

Verwandte Themen

• Process Portal
• Governance und Veröffentlichung
• Prozessdokumentation
• Modellqualität