Utenti con accesso in sola lettura

Gli utenti visualizzatori sono membri dell’organizzazione con accesso in sola lettura. Possono consultare il Process Portal, aprire i modelli pubblicati, leggere la documentazione ed esportare documenti, ma non possono modellare, modificare o gestire contenuti. I visualizzatori sono gratuiti e non vengono conteggiati tra le postazioni a pagamento: ogni postazione Architettura dei processi e Process Intelligence include 10 visualizzatori del portale gratuiti; ogni postazione Intelligence include anche 3 visualizzatori delle Dashboard, che possono consultare anche le Dashboard; gli accordi Enterprise possono prevedere un numero illimitato di visualizzatori.

Come funzionano gli utenti con accesso in sola lettura

• Accesso in sola lettura: gli utenti vedono esattamente ciò che pubblica, e nient’altro. Non dispongono di una modalità di modifica.
• Solo contenuti pubblicati: le bozze e i processi in revisione restano nascosti finché non li pubblica.
• Solo contenuti completi: le sezioni vuote della documentazione e i ruoli non assegnati vengono nascosti, così gli utenti non vedono contenuti incompleti.
• Esportazione inclusa: gli utenti possono scaricare la documentazione pubblicata in formato Word (.docx), copiarla come Markdown o stamparla.

Gli utenti non hanno bisogno di autorizzazioni di modellazione e la loro attività di consultazione non viene conteggiata tra le postazioni di modellazione.

Cosa possono fare gli utenti

• Consultare il catalogo: cercare e filtrare i processi pubblicati per cartella, livello o nome.
• Aprire i modelli dei processi: visualizzare il modello pubblicato in sola lettura, ingrandirlo, spostarlo ed esplorarlo senza apportare modifiche.
• Leggere la documentazione: consultare le sezioni visualizzate, compresa la matrice RACI.
• Esportare i documenti: scaricarli in formato Word, copiarli come Markdown o stamparli in PDF.

Cosa non possono fare gli utenti

• Modificare i modelli o la documentazione.
• Pubblicare un processo o modificarne lo stato.
• Consultare contenuti non pubblicati: tutto ciò che è in stato Bozza o In revisione resta nascosto.
• Gestire utenti, ruoli o impostazioni.

Configurare gli utenti con accesso in sola lettura

1. Pubblichi prima i processi. Un processo diventa visibile agli utenti solo dopo aver completato il flusso di governance.
2. Conceda l’accesso in sola lettura: nelle impostazioni dell’organizzazione o dell’ambiente, aggiunga gli utenti con la postazione Visualizzatore del portale.
3. Chieda loro di accedere: chi dispone della postazione Visualizzatore del portale accede a ProcessMind e viene indirizzato al portale, dove sono visibili solo i processi pubblicati. L’accesso dipende dalla postazione, non da un link specifico per ogni processo; per revocarlo, è sufficiente rimuovere la postazione.

Controllare l’accesso

• Per organizzazione o ambiente: decida chi può consultare i processi pubblicati a livello di organizzazione o di ambiente.
• Editor e utenti con accesso in sola lettura: gli editor possono modellare, documentare e gestire i contenuti; gli altri possono solo consultare quelli pubblicati.
• Navigazione in base al ruolo: gli utenti visualizzano i reparti e le funzioni che ha reso disponibili.

Mantenere aggiornato il portale

Poiché gli utenti vedono sempre la versione pubblicata più recente, il portale resta aggiornato senza ulteriori interventi:

• Pubblichi una nuova versione dopo aver approvato le modifiche: sarà subito visibile agli utenti.
• Annulli la pubblicazione di un processo per rimuoverlo dal portale mentre lo aggiorna.
• Controlli la qualità prima della pubblicazione: utilizzi il badge di qualità per assicurarsi che i contenuti condivisi siano completi e coerenti.

Argomenti correlati

• Portale dei processi
• Governance e pubblicazione
• Documentazione dei processi
• Qualità del modello