Utenti con accesso di visualizzazione

Gli utenti con accesso di visualizzazione sono membri della Sua organizzazione con accesso in sola lettura. Possono consultare il Portale dei processi, aprire i modelli pubblicati, leggere la documentazione ed esportare i documenti, ma non possono modellare, modificare o gestire alcun elemento. Sono gratuiti e non vengono mai conteggiati nelle postazioni di modellazione: i piani self-service includono fino a 10 utenti gratuiti del portale per ogni postazione a pagamento, mentre gli accordi Enterprise possono abilitare un accesso illimitato.

Come funzionano gli utenti con accesso di visualizzazione

• Sola lettura per impostazione predefinita: gli utenti vedono esattamente ciò che pubblica e nient’altro. Non dispongono di una modalità di modifica.
• Solo contenuti pubblicati: le bozze e i processi in revisione restano invisibili finché non li pubblica.
• Solo contenuti compilati: le sezioni vuote della documentazione e i ruoli non assegnati vengono nascosti, così gli utenti non vedono mai lavori incompleti.
• Esportazioni incluse: gli utenti possono scaricare la documentazione pubblicata in formato Word (.docx), copiarla come Markdown o stamparla.

Un utente non ha mai bisogno delle autorizzazioni di modellazione e la consultazione non viene conteggiata nelle postazioni di modellazione.

Cosa possono fare gli utenti

• Consultare il catalogo: cercare e filtrare i processi pubblicati per cartella, livello o nome.
• Aprire i modelli di processo: visualizzare il modello pubblicato in sola lettura, ingrandirlo, spostarsi ed esplorarlo, senza apportare modifiche.
• Leggere la documentazione: leggere le sezioni visualizzate, inclusa la matrice RACI.
• Esportare i documenti: scaricarli in formato Word, copiarli come Markdown o stamparli in PDF.

Cosa non possono fare gli utenti

• Modificare i modelli o la documentazione.
• Pubblicare un processo o modificarne lo stato.
• Visualizzare i lavori non pubblicati: tutto ciò che si trova in stato Bozza o In revisione è nascosto.
• Gestire utenti, ruoli o impostazioni.

Configurare gli utenti con accesso di visualizzazione

1. Pubblichi prima i processi. Un processo diventa visibile agli utenti solo dopo aver superato il Suo flusso di lavoro di governance.
2. Conceda l’accesso di visualizzazione: nelle impostazioni dell’organizzazione o dell’ambiente, aggiunga utenti con la postazione Visualizzatore del portale.
3. Li faccia accedere: un utente con postazione Visualizzatore del portale accede a ProcessMind e arriva nel portale, dove sono visibili solo i processi pubblicati. L’accesso deriva dalla postazione, non da un link associato a un singolo processo, quindi può revocarlo rimuovendo la postazione.

Controllare l’accesso

• Per organizzazione o ambiente: stabilisca chi può vedere i processi pubblicati a livello di organizzazione o ambiente.
• Editor e utenti con accesso di visualizzazione: gli editor possono modellare, documentare e gestire; gli utenti con accesso di visualizzazione possono solo leggere i contenuti pubblicati.
• Navigazione basata sui ruoli: gli utenti vedono i reparti e le funzioni che ha reso loro disponibili.

Mantenere aggiornato il portale

Poiché gli utenti vedono sempre la versione pubblicata più recente, il portale resta aggiornato senza ulteriore lavoro:

• Pubblichi una nuova versione dopo aver approvato le modifiche: gli utenti la vedranno immediatamente.
• Annulli la pubblicazione di un processo per rimuoverlo dal portale mentre lo rielabora.
• Controlli la qualità prima della pubblicazione: utilizzi il badge di qualità per assicurarsi che ciò che condivide sia completo e coerente.

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