Artefak

Artefak adalah file yang Anda lampirkan ke tugas dan dokumen di ProcessMind. Artefak menyimpan bahan pendukung di dekat proses terkait dan memberi asisten AI konteks tambahan.

Melampirkan artefak

1. Buka tugas atau dokumen yang ingin Anda lengkapi.
2. Pilih opsi lampirkan di menu tugas atau editor dokumentasi.
3. Pilih file dari komputer, lalu konfirmasi.

Jenis file yang didukung mencakup dokumen, spreadsheet, PDF, dan gambar.

Membuat artefak dari tangkapan layar

Anda juga dapat membuat artefak dari tangkapan layar untuk menyusun instruksi proses langkah demi langkah. Ambil bagian layar yang relevan, lalu edit gambar sebelum menyimpannya sebagai artefak:

• Samarkan informasi pribadi secara manual dengan menyeret kursor ke area yang ingin disamarkan, atau gunakan penyamaran otomatis jika tersedia. Area yang disamarkan akan menjadi permanen pada gambar yang disimpan.
• Pangkas tangkapan layar agar hanya menampilkan kontrol dan informasi yang diperlukan untuk tugas tersebut.
• Tambahkan instruksi dengan notasi Markdown untuk menjelaskan tindakan yang perlu dilakukan pembaca. Instruksi ini nantinya dapat digunakan bersama tangkapan layar sebagai prosedur dokumentasi untuk tugas atau proses tertentu.

Dengan cara ini, tangkapan layar singkat dapat diubah menjadi instruksi kerja yang bisa digunakan kembali, dengan tetap memperhatikan privasi, lalu dilampirkan ke langkah proses yang sesuai.

Mengelola lampiran

Buka menu artefak (⋯) untuk mengelolanya:

• Pratinjau file tanpa meninggalkan ProcessMind.
• Ganti nama artefak, atau pilih Edit deskripsi untuk menjelaskan kegunaannya.
• Terbitkan atau Batalkan penerbitan artefak untuk mengatur apakah pengguna Viewer dapat melihatnya.
• Hapus artefak yang sudah tidak relevan.

Rapikan artefak dengan melampirkan versi terbaru kebijakan atau templat agar pembaca dan AI selalu menggunakan informasi terkini.

Jenis file yang didukung

ProcessMind memproses terlebih dahulu sebagian besar jenis file umum agar isinya dapat dilihat, dicari, dan digunakan oleh asisten AI:

• Dokumen: PDF, DOCX, serta file teks biasa atau Markdown.
• Presentasi: PPTX.
• Spreadsheet: XLSX.
• Gambar: format gambar umum (teks diekstrak dengan OCR jika diperlukan).
• Video: MP4, WEBM, MOV, dan format sejenis (ucapan diubah menjadi teks).
• Data: CSV dan file teks terstruktur lainnya.

Pemrosesan dan pencarian

Saat Anda melampirkan file yang didukung, ProcessMind memprosesnya di latar belakang untuk mengekstrak isinya:

• Status: setiap artefak menampilkan status pemrosesan (Dalam antrean, Sedang diproses, Siap, Gagal, atau Dilewati) beserta indikator progres.
• Pemrosesan ulang: jika unggahan tidak lengkap, Anda dapat memproses ulang artefak untuk menjalankan kembali proses ekstraksi.
• Dapat dicari: setelah pemrosesan selesai, artefak ditandai Dapat dicari. Isinya dapat ditemukan melalui Pencarian global, dengan pratinjau teks yang cocok.
• Anonimisasi: sebelum konten diindeks, ekstraksi menerapkan aturan anonimisasi, termasuk pola bawaan dan aturan yang dikonfigurasi organisasi Anda.

Pencarian konten

Untuk mencari isi file, bukan model, gunakan Cari konten di pemilih artefak. Masukkan kueri seperti “persetujuan faktur”, lalu pilih jenis pencocokan Semantik (berdasarkan makna), Persis (kata sesuai yang diketik), atau Hibrida. Hasil menampilkan bagian teks yang cocok. Pilih Buka untuk melihat pratinjau artefak, atau Lihat hasil lain dari file ini untuk melihat semua kecocokan dalam satu dokumen.

Artefak sebagai konteks AI

Artefak yang dilampirkan menjadi bagian dari konteks yang dapat digunakan asisten AI:

• Minta AI merangkum dokumen yang dilampirkan.
• Minta AI memeriksa kesesuaian model Anda dengan kebijakan yang dilampirkan ke proses.
• Gunakan templat terlampir sebagai dasar untuk menyusun konten baru.
• Ajukan pertanyaan tentang isi dokumen hasil pemindaian, spreadsheet, atau video. Teks yang diekstrak tersedia bagi asisten.

Jika alur AI memungkinkan Anda memilih konteks, klik Gunakan file sebagai konteks untuk memilih file yang diperlukan secara spesifik. File tersebut akan disertakan bersama prompt Anda.

Karena artefak dibagikan dengan AI, jangan lampirkan materi sensitif atau rahasia kecuali kebijakan organisasi Anda mengizinkannya.

Artefak dan dokumentasi

Artefak melengkapi dokumentasi proses. Lampirkan formulir, daftar periksa, atau panduan ke bagian yang sesuai agar peserta proses dapat menemukan semua yang dibutuhkan di satu tempat. Bersama peran dan RACI, artefak membantu membuat dokumentasi proses Anda lengkap dan bermanfaat.

Topik terkait

• Dokumentasi proses
• Peran dan RACI
• Kualitas model