Artefatti

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Gli artefatti sono file allegati a task e documenti in ProcessMind. Mantengono il materiale di supporto vicino al processo a cui appartiene e forniscono all’assistente AI un contesto aggiuntivo con cui lavorare.

Schermata di modifica di un artefatto di ProcessMind

Allegare un artefatto

Apra il task o il documento che desidera arricchire.
Utilizzi l’opzione allega nel menu del task o nell’editor della documentazione.
Selezioni un file dal computer e confermi.

Sono supportati documenti, fogli di calcolo, PDF e immagini.

Creazione di artefatti da catture dello schermo

Gli artefatti possono essere creati anche da catture dello schermo per realizzare istruzioni di processo passo dopo passo. Catturi la parte pertinente dello schermo, quindi modifichi l’immagine prima di salvarla come artefatto:

Oscuri le informazioni personali manualmente trascinando il cursore su un’area per oscurarla oppure applichi l’oscuramento automatico, quando disponibile. Un’area oscurata diventa permanente nell’immagine salvata.
Ritagli la cattura per conservare solo i controlli e le informazioni necessari per l’attività.
Aggiunga istruzioni utilizzando la notazione Markdown per descrivere ciò che il lettore deve fare. In seguito potrà utilizzare le istruzioni insieme alla schermata come procedura di documentazione per un’attività o un processo specifico.

In questo modo può trasformare rapidamente una cattura dello schermo in un’istruzione di lavoro riutilizzabile e attenta alla privacy, da allegare al passaggio di processo pertinente.

Gestire gli allegati

Apra il menu di un artefatto (⋯) per gestirlo:

Anteprima di un file senza uscire da ProcessMind.
Rinomini l’artefatto oppure utilizzi Modifica descrizione per spiegarne lo scopo.
Aggiungi commento per avviare una discussione sul file.
Pubblica o Annulla pubblicazione di un artefatto per controllare se gli utenti con ruolo di visualizzazione possono vederlo.
Elimina un artefatto non più rilevante.

Mantenga gli artefatti organizzati: alleghi la versione più recente di una policy o di un template, così i lettori e l’AI lavorano sempre con informazioni aggiornate.

Tipi di file supportati

ProcessMind preelabora la maggior parte dei tipi di file comuni, così il relativo contenuto può essere visualizzato, cercato e utilizzato dall’assistente AI:

Documenti: file PDF, DOCX e di testo semplice o Markdown.
Presentazioni: PPTX.
Fogli di calcolo: XLSX.
Immagini: formati immagine comuni, con estrazione del testo tramite OCR quando necessario.
Video: MP4, WEBM, MOV e formati simili, con trascrizione del parlato in testo.
Dati: CSV e altri file di testo strutturati.

Elaborazione e ricerca

Quando allega un file supportato, ProcessMind lo preelabora in background per estrarne il contenuto:

Stato: ogni artefatto mostra uno stato di elaborazione (In coda, In elaborazione, Pronto, Non riuscito o Ignorato) con un indicatore di avanzamento.
Rielaborazione: se un caricamento è incompleto, può rielaborare un artefatto per eseguire nuovamente la pipeline di estrazione.
Ricercabile: al termine dell’elaborazione, l’artefatto viene contrassegnato come Ricercabile e il relativo contenuto può essere trovato tramite Ricerca globale, con un’anteprima del testo corrispondente.
Anonimizzazione: l’estrazione applica regole di anonimizzazione, basate su modelli integrati e su quelli configurati dalla Sua organizzazione, prima dell’indicizzazione del contenuto.

Ricerca nel contenuto

Per trovare qualcosa all’interno dei file anziché nel modello, utilizzi Cerca contenuto nel selettore degli artefatti: inserisca una query come “approvazione fattura”, quindi passi dalla ricerca Semantica, basata sul significato, a quella Esatta, che cerca le parole così come sono state digitate, oppure a quella Ibrida. I risultati mostrano il passaggio corrispondente, con Apri per visualizzare l’anteprima dell’artefatto e Altro da questo file per vedere tutte le corrispondenze in un unico documento.

Artefatti come contesto per l’AI

Gli artefatti allegati diventano parte del contesto che l’assistente AI può utilizzare:

Chieda all’AI di riepilogare un documento allegato.
Chieda all’AI di verificare se il modello corrisponde a una policy allegata al processo.
Utilizzi i template allegati come base per redigere nuovi contenuti.
Ponga domande sul contenuto di documenti scansionati, fogli di calcolo o video: il testo estratto è disponibile per l’assistente.

Quando un flusso dell’AI Le consente di scegliere il contesto, faccia clic su Utilizza i file come contesto per fissare esattamente i file rilevanti per quella richiesta; questi vengono inviati insieme al prompt.

Poiché gli artefatti vengono condivisi con l’AI, eviti di allegare materiale sensibile o riservato, salvo che ciò sia consentito dalla policy della Sua organizzazione.

Artefatti e documentazione

Gli artefatti lavorano in stretta integrazione con la documentazione dei processi: alleghi moduli, checklist o linee guida alla sezione pertinente, così i partecipanti al processo trovano tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico punto. Insieme a ruoli e RACI, gli artefatti contribuiscono a rendere la documentazione dei processi completa e utile.