Allegati

Gli allegati sono file che può associare a task e documenti in ProcessMind. Consentono di tenere il materiale di supporto vicino al processo a cui si riferisce e forniscono all’assistente AI ulteriore contesto.

Aggiungere un allegato

1. Apra il task o il documento che desidera arricchire.
2. Utilizzi l’opzione Allega nel menu del task o nell’editor della documentazione.
3. Selezioni un file dal computer e confermi.

Sono supportati documenti, fogli di calcolo, PDF e immagini.

Creare allegati da acquisizioni dello schermo

Può anche creare allegati a partire da acquisizioni dello schermo, per fornire istruzioni dettagliate sul processo. Acquisisca la parte pertinente dello schermo, quindi modifichi l’immagine prima di salvarla come allegato:

• Oscuri manualmente le informazioni personali trascinando il cursore sull’area da coprire oppure, se disponibile, applichi l’oscuramento automatico. L’area oscurata diventa permanente nell’immagine salvata.
• Ritaglia l’acquisizione per mantenere solo i controlli e le informazioni necessari per il task.
• Aggiunga istruzioni utilizzando la notazione Markdown per descrivere le azioni da eseguire. In seguito, le istruzioni potranno essere utilizzate insieme alla schermata come procedura di documentazione per un task o un processo specifico.

In questo modo, una semplice acquisizione dello schermo può diventare un’istruzione di lavoro riutilizzabile e rispettosa della privacy, da associare al passaggio pertinente del processo.

Gestire gli allegati

Apra il menu di un allegato (⋯) per gestirlo:

• **Apra l’**anteprima di un file senza uscire da ProcessMind.- Rinomini l’allegato oppure utilizzi Modifica descrizione per specificarne la funzione.
• Pubblichi o ritiri la pubblicazione di un allegato per decidere se gli utenti con accesso di visualizzazione possono vederlo.
• Elimini gli allegati che non sono più pertinenti.

Mantenga gli allegati in ordine: alleghi la versione più recente di una norma o di un template, così chi consulta i contenuti e l’AI utilizzano sempre informazioni aggiornate.

Tipi di file supportati

ProcessMind prepara la maggior parte dei tipi di file più comuni, così che il contenuto possa essere visualizzato, cercato e utilizzato dall’assistente AI:

• Documenti: PDF, DOCX e file di testo semplice o Markdown.
• Presentazioni: PPTX.
• Fogli di calcolo: XLSX.
• Immagini: formati di immagine comuni (se necessario, il testo viene estratto con OCR).
• Video: MP4, WEBM, MOV e formati simili (il parlato viene trascritto).
• Dati: CSV e altri file di testo strutturati.

Elaborazione e ricerca

Quando allega un file supportato, ProcessMind lo prepara in background per estrarne il contenuto:

• Stato: ogni allegato mostra lo stato di elaborazione (In coda, In elaborazione, Pronto, Non riuscito o Ignorato) e un indicatore di avanzamento.
• Nuova elaborazione: se il caricamento non è stato completato, può elaborare di nuovo l’allegato per ripetere l’estrazione.
• Ricercabile: al termine dell’elaborazione, l’allegato viene contrassegnato come Ricercabile e il suo contenuto può essere trovato tramite Ricerca globale, con un’anteprima del testo corrispondente.
• Anonimizzazione: prima di indicizzare il contenuto, l’estrazione applica le regole di anonimizzazione, che includono schemi predefiniti e quelli configurati dall’organizzazione.

Ricerca nei contenuti

Per cercare all’interno dei file anziché nel modello, utilizzi Cerca contenuto nel selettore degli allegati: inserisca una query, ad esempio «approvazione fattura», quindi scelga tra la ricerca Semantica (basata sul significato), Esatta (parole inserite) e Ibrida. I risultati mostrano il passaggio corrispondente; con Apri può visualizzare l’anteprima dell’allegato, mentre Altro contenuto di questo file mostra tutte le corrispondenze presenti nello stesso documento.

Utilizzare gli allegati come contesto per l’AI

Gli allegati diventano parte del contesto che l’assistente AI può utilizzare:

• Chieda all’AI di riassumere un documento allegato.
• Chieda all’AI di verificare se il modello è conforme a una norma allegata al processo.
• Utilizzi i template allegati come base per redigere nuovi contenuti.
• Ponga domande sul contenuto di documenti acquisiti tramite scansione, fogli di calcolo o video: il testo estratto è disponibile per l’assistente.

Quando un flusso di lavoro AI consente di scegliere il contesto, faccia clic su Usa i file come contesto per selezionare esattamente i file pertinenti alla richiesta; questi verranno inviati insieme al prompt.

Poiché gli allegati vengono condivisi con l’AI, eviti di allegare materiale sensibile o riservato, a meno che le norme della sua organizzazione non lo consentano.

Allegati e documentazione

Gli allegati completano la documentazione dei processi: associ moduli, checklist o linee guida alla sezione pertinente, così chi partecipa al processo trova tutto il necessario in un unico posto. Insieme a ruoli e RACI, gli allegati contribuiscono a rendere la documentazione dei processi completa e utile.

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