ไฟล์แนบ
ไฟล์แนบคือไฟล์ที่คุณแนบกับงานและเอกสารใน ProcessMind ช่วยเก็บข้อมูลประกอบไว้ใกล้กับกระบวนการที่เกี่ยวข้อง และให้ AI assistant ใช้เป็นบริบทเพิ่มเติม.
แนบไฟล์
- เปิดงานหรือเอกสารที่ต้องการเพิ่มข้อมูลประกอบ
- เลือกตัวเลือก แนบ ในเมนูงานหรือในเครื่องมือแก้ไขเอกสาร
- เลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ แล้วกดยืนยัน.
รองรับไฟล์เอกสาร สเปรดชีต PDF และรูปภาพ.
สร้างไฟล์แนบจากภาพหน้าจอ
คุณสามารถสร้างไฟล์แนบจากภาพหน้าจอเพื่อทำคำแนะนำกระบวนการทีละขั้นตอนได้ จับภาพส่วนที่เกี่ยวข้องบนหน้าจอ แล้วแก้ไขภาพก่อนบันทึกเป็นไฟล์แนบ:
- ปกปิดข้อมูลส่วนบุคคลด้วยตนเอง โดยลากคลุมบริเวณที่ต้องการซ่อน หรือใช้การปกปิดอัตโนมัติเมื่อมีให้ใช้ บริเวณที่ปกปิดจะถูกบันทึกติดไปกับรูปภาพ.
- ครอบตัดภาพหน้าจอให้เหลือเฉพาะส่วนควบคุมและข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงาน.
- เพิ่มคำแนะนำด้วย Markdown เพื่ออธิบายว่าผู้อ่านต้องทำอะไร คุณสามารถนำคำแนะนำไปใช้ร่วมกับภาพหน้าจอเป็นขั้นตอนประกอบเอกสารสำหรับงานหรือกระบวนการนั้นได้ในภายหลัง.
คุณจึงเปลี่ยนภาพหน้าจอที่จับไว้อย่างรวดเร็วให้เป็นคำแนะนำการทำงานที่นำกลับมาใช้ได้ โดยคำนึงถึงความเป็นส่วนตัว และแนบไว้กับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องได้.
จัดการไฟล์แนบ
เปิดเมนูไฟล์แนบ (⋯) เพื่อจัดการ:
- ดูตัวอย่างไฟล์โดยไม่ต้องออกจาก ProcessMind.
- เปลี่ยนชื่อไฟล์แนบ หรือเลือก แก้ไขคำอธิบาย เพื่อระบุว่านำไปใช้ทำอะไร.
- เผยแพร่หรือยกเลิกการเผยแพร่ไฟล์แนบ เพื่อกำหนดว่าผู้ใช้ Viewer จะเห็นไฟล์ได้หรือไม่.
- ลบไฟล์แนบที่ไม่เกี่ยวข้องแล้ว.
จัดระเบียบไฟล์แนบให้ดี โดยแนบนโยบายหรือแม่แบบฉบับล่าสุด เพื่อให้ผู้อ่านและ AI ใช้ข้อมูลปัจจุบันเสมอ.
ประเภทไฟล์ที่รองรับ
ProcessMind เตรียมไฟล์ประเภทที่ใช้กันทั่วไปส่วนใหญ่ไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ดู ค้นหา และให้ AI assistant ใช้เนื้อหาได้:
- เอกสาร: PDF, DOCX และไฟล์ข้อความธรรมดาหรือ Markdown.
- งานนำเสนอ: PPTX.
- สเปรดชีต: XLSX.
- รูปภาพ: รูปแบบไฟล์ภาพทั่วไป (ใช้ OCR ดึงข้อความเมื่อจำเป็น).
- วิดีโอ: MP4, WEBM, MOV และรูปแบบใกล้เคียง (ถอดเสียงเป็นข้อความ).
- ข้อมูล: CSV และไฟล์ข้อความแบบมีโครงสร้างอื่น ๆ.
การประมวลผลและการค้นหา
เมื่อแนบไฟล์ที่รองรับ ProcessMind จะเตรียมไฟล์ในเบื้องหลังเพื่อดึงเนื้อหาออกมา:
- สถานะ: ไฟล์แนบแต่ละรายการแสดงสถานะการประมวลผล (เข้าคิว, กำลังประมวลผล, พร้อมใช้งาน, ล้มเหลว หรือข้าม) พร้อมตัวบ่งชี้ความคืบหน้า.
- ประมวลผลอีกครั้ง: หากอัปโหลดไม่สมบูรณ์ คุณสามารถประมวลผลอีกครั้งเพื่อเรียกใช้ขั้นตอนดึงข้อมูลใหม่.
- ค้นหาได้: เมื่อประมวลผลเสร็จ ไฟล์แนบจะมีสถานะ ค้นหาได้ และค้นหาเนื้อหาได้ผ่าน การค้นหาทั่วไป พร้อมตัวอย่างข้อความที่ตรงกัน.
- การทำข้อมูลนิรนาม: ก่อนจัดทำดัชนี ระบบจะใช้กฎการทำข้อมูลนิรนามกับเนื้อหาที่ดึงมา ทั้งรูปแบบที่มีมาให้และกฎที่องค์กรของคุณกำหนด.
ค้นหาเนื้อหา
หากต้องการค้นหาข้อมูลภายในไฟล์แทนการค้นหาในโมเดล ให้เลือก ค้นหาเนื้อหา ในตัวเลือกไฟล์แนบ แล้วพิมพ์คำค้น เช่น “invoice approval” จากนั้นเลือกวิธีจับคู่ระหว่าง เชิงความหมาย (จับคู่ตามความหมาย), ตรงกันทุกประการ (จับคู่คำตามที่พิมพ์) และ แบบผสม ผลลัพธ์จะแสดงข้อความส่วนที่ตรงกัน พร้อมตัวเลือก เปิด เพื่อดูตัวอย่างไฟล์แนบ และ ดูรายการที่ตรงกันเพิ่มเติมในไฟล์นี้ เพื่อดูผลลัพธ์ทั้งหมดในเอกสารเดียว.
ใช้ไฟล์แนบเป็นบริบทให้ AI
AI assistant สามารถใช้ไฟล์แนบเป็นส่วนหนึ่งของบริบทได้:
- ขอให้ AI สรุปเอกสารที่แนบไว้.
- ให้ AI ตรวจสอบว่าโมเดลของคุณสอดคล้องกับนโยบายที่แนบไว้กับกระบวนการหรือไม่.
- ใช้แม่แบบที่แนบไว้เป็นแนวทางในการร่างเนื้อหาใหม่.
- ถามเกี่ยวกับเนื้อหาในเอกสารที่สแกน สเปรดชีต หรือวิดีโอได้ เพราะ assistant ใช้ข้อความที่ดึงออกมาได้.
เมื่อ workflow ของ AI ให้คุณเลือกบริบท ให้คลิก ใช้ไฟล์เป็นบริบท เพื่อระบุไฟล์ที่ต้องการใช้กับคำขอนั้นโดยเฉพาะ ระบบจะส่งไฟล์เหล่านั้นไปพร้อมกับพรอมป์ต์ของคุณ.
เนื่องจาก AI จะเข้าถึงไฟล์แนบได้ อย่าแนบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ เว้นแต่นโยบายขององค์กรจะอนุญาต.
ไฟล์แนบและเอกสารประกอบ
ไฟล์แนบทำงานร่วมกับเอกสารประกอบกระบวนการได้ โดยแนบแบบฟอร์ม รายการตรวจสอบ หรือแนวทางไว้ในส่วนที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้มีส่วนร่วมในกระบวนการค้นหาสิ่งที่ต้องใช้ได้จากที่เดียว เมื่อใช้ร่วมกับบทบาทและ RACI ไฟล์แนบจะช่วยให้เอกสารกระบวนการมีข้อมูลครบถ้วนและนำไปใช้ได้จริง.
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
ออกแบบกระบวนการให้ดีขึ้น วางโครงสร้างที่เชื่อมโยงกัน และควบคุมได้.
เริ่มใช้งานได้ทันที ไม่ต้องใช้บัตรเครดิตและไม่ต้องรอ เปลี่ยนวิธีทำงานขององค์กรให้เป็นแบบจำลองกระบวนการที่ชัดเจนและเชื่อมโยงกัน.
สร้างสถาปัตยกรรมกระบวนการ กำหนดเจ้าของและการควบคุม พร้อมจัดบทบาทและความรับผิดชอบให้สอดคล้องกันในทุกระดับ.
เริ่มทดลองใช้ฟรี แล้วสร้างรากฐานที่เชื่อถือได้สำหรับกำกับดูแล จัดการ และปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง.