Artefactos

Process Architecture Process Architecture Disponible con una licencia de Process Architecture o superior. Solo las licencias de este plan o de uno superior pueden utilizar esta función. Comparar planes Disponible con una licencia de Process Architecture o superior

Los artefactos son archivos que adjunta a tareas y documentos en ProcessMind. Mantienen el material de apoyo cerca del proceso al que pertenece y proporcionan al asistente de IA contexto adicional con el que trabajar.

Edición de una captura de pantalla de un artefacto de ProcessMind

Adjuntar un artefacto

Abra la tarea o el documento que desea enriquecer.
Utilice la opción adjuntar en el menú de la tarea o en el editor de documentación.
Seleccione un archivo de su equipo y confirme.

Entre los tipos de archivo compatibles se incluyen documentos, hojas de cálculo, archivos PDF e imágenes.

Crear artefactos a partir de capturas de pantalla

También puede crear artefactos a partir de capturas de pantalla para elaborar instrucciones de proceso paso a paso. Capture la parte relevante de la pantalla y edite la imagen antes de guardarla como artefacto:

Oculte la información personal manualmente, arrastrando sobre un área para ocultarla, o aplique el ocultamiento automático cuando esté disponible. El área ocultada queda fija en la imagen guardada.
Recorte la captura para conservar solo los controles y la información necesarios para la tarea.
Añada instrucciones mediante notación Markdown para describir lo que debe hacer el lector. Más adelante puede usar las instrucciones junto con la captura de pantalla como procedimiento de documentación para una tarea o un proceso específicos.

Esto permite convertir rápidamente una captura de pantalla en una instrucción de trabajo reutilizable y respetuosa con la privacidad, que puede adjuntarse al paso de proceso correspondiente.

Gestionar archivos adjuntos

Abra el menú de un artefacto (⋯) para gestionarlo:

Vista previa de un archivo sin salir de ProcessMind.
Cambiar nombre al artefacto o Editar descripción para explicar para qué sirve.
Añadir comentario para iniciar un debate sobre el archivo.
Publicar o Retirar de publicación un artefacto para controlar si los usuarios de solo lectura pueden verlo.
Eliminar un artefacto que ya no sea relevante.

Mantenga los artefactos organizados: adjunte la versión más reciente de una política o plantilla para que los lectores y la IA trabajen siempre con información actualizada.

Tipos de archivo compatibles

ProcessMind preprocesa la mayoría de los tipos de archivo habituales para que su contenido pueda consultarse, buscarse y utilizarse mediante el asistente de IA:

Documentos: archivos PDF, DOCX y de texto sin formato o Markdown.
Presentaciones: PPTX.
Hojas de cálculo: XLSX.
Imágenes: formatos de imagen habituales; el texto se extrae mediante OCR cuando es necesario.
Vídeos: MP4, WEBM, MOV y otros similares; el habla se transcribe a texto.
Datos: CSV y otros archivos de texto estructurado.

Procesamiento y búsqueda

Cuando adjunta un archivo compatible, ProcessMind lo preprocesa en segundo plano para extraer su contenido:

Estado: cada artefacto muestra un estado de procesamiento (En cola, Procesando, Listo, Error u Omitido) con un indicador de progreso.
Volver a procesar: si una carga no se completó, puede volver a procesar un artefacto para ejecutar de nuevo el flujo de extracción.
Buscable: cuando finaliza el procesamiento, el artefacto aparece marcado como Buscable y su contenido se puede encontrar mediante Búsqueda global, con una vista previa del texto coincidente.
Anonimización: la extracción aplica reglas de anonimización, incluidos patrones integrados y los que configure su organización, antes de indexar el contenido.

Búsqueda de contenido

Para buscar algo dentro de sus archivos en lugar de hacerlo en el modelo, utilice Buscar contenido en el selector de artefactos: escriba una consulta como “aprobación de factura” y cambie entre la coincidencia Semántica, basada en el significado; Exacta, con las palabras tal como se escribieron; e Híbrida. Los resultados muestran el pasaje coincidente, con Abrir para previsualizar el artefacto y Más contenido de este archivo para ver todas las coincidencias de un documento.

Artefactos como contexto para la IA

Los artefactos adjuntos pasan a formar parte del contexto que puede utilizar el asistente de IA:

Pida a la IA que resuma un documento adjunto.
Pida a la IA que compruebe si su modelo coincide con una política adjunta al proceso.
Utilice plantillas adjuntas como base para redactar contenido nuevo.
Haga preguntas sobre el contenido de documentos escaneados, hojas de cálculo o vídeos: el texto extraído está disponible para el asistente.

Cuando un flujo de IA le permite elegir su contexto, haga clic en Usar archivos como contexto para fijar exactamente los archivos relevantes para esa solicitud; se enviarán junto con su indicación.

Dado que los artefactos se comparten con la IA, evite adjuntar material sensible o confidencial, salvo que la política de su organización lo permita.

Artefactos y documentación

Los artefactos funcionan conjuntamente con la documentación de procesos: adjunte formularios, listas de comprobación o directrices a la sección correspondiente para que quienes participan en el proceso encuentren todo lo que necesitan en un solo lugar. Junto con roles y RACI, los artefactos ayudan a que sus procesos documentados sean completos y útiles.