Přílohy

Přílohy jsou soubory, které připojíte k úkolům a dokumentům v ProcessMind. Podklady tak zůstávají u příslušného procesu a AI asistent má k dispozici další kontext.

Připojení přílohy

1. Otevřete úkol nebo dokument, který chcete doplnit.
2. V nabídce úkolu nebo v editoru dokumentace zvolte možnost Připojit.
3. Vyberte soubor z počítače a potvrďte výběr.

Podporované typy souborů zahrnují dokumenty, tabulky, PDF a obrázky.

Vytvoření přílohy ze snímku obrazovky

Přílohy můžete vytvořit také ze snímků obrazovky a použít je jako podrobný návod k procesu. Zachyťte příslušnou část obrazovky a před uložením jako přílohu obrázek upravte:

• Osobní údaje začerněte ručně přetažením přes danou oblast, případně použijte automatické zakrytí, pokud je k dispozici. Zakrytá oblast zůstane v uloženém obrázku pevně znečitelněná.
• Ořízněte snímek tak, aby zůstaly jen ovládací prvky a informace potřebné k úkolu.
• Přidejte pokyny pomocí zápisu Markdown a popište, co má čtenář udělat. Pokyny lze později spolu se snímkem použít jako dokumentovaný postup pro konkrétní úkol nebo proces.

Rychlý snímek obrazovky tak můžete proměnit v opakovaně použitelný pracovní návod, který respektuje soukromí a lze ho připojit k příslušnému kroku procesu.

Správa příloh

Přílohu můžete spravovat v její nabídce (⋯):

• Náhled souboru zobrazíte, aniž byste opustili ProcessMind.
• Přejmenujte přílohu nebo zvolte Upravit popis a uveďte, k čemu slouží.
• Publikujte nebo Zrušte publikování přílohy a určete, zda ji mohou zobrazit uživatelé s rolí Viewer.
• Odstraňte přílohu, která už není relevantní.

Udržujte přílohy přehledné. Připojte aktuální verzi zásad nebo šablony, aby čtenáři i AI pracovali s platnými informacemi.

Podporované typy souborů

ProcessMind předzpracuje většinu běžných typů souborů, aby bylo možné jejich obsah zobrazit, prohledávat a využít v AI asistentovi:

• Dokumenty: PDF, DOCX a prostý text nebo soubory Markdown.
• Prezentace: PPTX.
• Tabulky: XLSX.
• Obrázky: běžné obrazové formáty (v případě potřeby se text získá pomocí OCR).
• Videa: MP4, WEBM, MOV a podobné formáty (řeč se převede na text).
• Data: CSV a další strukturované textové soubory.

Zpracování a vyhledávání

Po připojení podporovaného souboru ho ProcessMind na pozadí předzpracuje a extrahuje jeho obsah:

• Stav: u každé přílohy se zobrazuje stav zpracování (Ve frontě, Zpracovává se, Připraveno, Selhalo nebo Přeskočeno) a ukazatel průběhu.
• Opětovné zpracování: pokud se nahrávání nedokončilo, můžete přílohu znovu zpracovat a spustit extrakci znovu.
• Prohledávatelné: po dokončení zpracování se příloha označí jako Prohledávatelná a její obsah lze najít pomocí Globálního vyhledávání, které zobrazí náhled odpovídajícího textu.
• Anonymizace: před zařazením obsahu do indexu se při extrakci použijí pravidla anonymizace, tedy předdefinované vzory i pravidla nastavená vaší organizací.

Vyhledávání v obsahu

Pokud chcete hledat v souborech, nikoli v modelu, použijte v nabídce příloh možnost Hledat v obsahu. Zadejte například „schválení faktury“ a přepínejte mezi režimy Sémantické (podle významu), Přesné (podle zadaných slov) a Kombinované vyhledávání. Ve výsledcích se zobrazí odpovídající pasáž. Volbou Otevřít zobrazíte náhled přílohy a volbou Další výsledky z tohoto souboru zobrazíte všechny shody v jednom dokumentu.

Přílohy jako kontext pro AI

Připojené soubory mohou sloužit jako kontext pro AI asistenta:

• Požádejte AI o shrnutí připojeného dokumentu.
• Nechte AI ověřit, zda váš model odpovídá zásadám připojeným k procesu.
• Při přípravě nového obsahu použijte připojené šablony jako podklad.
• Ptejte se na obsah naskenovaných dokumentů, tabulek nebo videí. Extrahovaný text má asistent k dispozici.

Pokud vám AI workflow umožňuje zvolit kontext, kliknutím na Použít soubory jako kontext vyberte konkrétní soubory pro daný požadavek. Odešlou se spolu s vaším zadáním.

Přílohy se sdílejí s AI. Nepřipojujte citlivé ani důvěrné materiály, pokud to zásady vaší organizace nepovolují.

Přílohy a dokumentace

Přílohy doplňují dokumentaci procesů. Připojte formuláře, kontrolní seznamy nebo pokyny k příslušné části, aby účastníci procesu našli vše potřebné na jednom místě. Spolu s rolemi a RACI pomáhají přílohy vytvořit úplnou a užitečnou dokumentaci procesů.

Související témata

• Dokumentace procesů
• Role a RACI
• Kvalita modelu