Artefatos
Artefatos são arquivos que você anexa a tarefas e documentos no ProcessMind. Eles mantêm o material de apoio próximo do processo ao qual pertence e fornecem ao assistente de IA contexto adicional para trabalhar.
Anexando um artefato
- Abra a tarefa ou o documento que você quer enriquecer.
- Use a opção anexar no menu da tarefa ou no editor de documentação.
- Selecione um arquivo no seu computador e confirme.
Os tipos de arquivo compatíveis incluem documentos, planilhas, PDFs e imagens.
Criando artefatos de captura de tela
Os artefatos também podem ser criados a partir de capturas de tela para instruções de processo passo a passo. Capture a parte relevante da tela e edite a imagem antes de salvá-la como artefato:
- Oculte informações pessoais manualmente, arrastando sobre uma área para ocultá-la, ou aplique o mascaramento automático quando disponível. Uma área mascarada se torna fixa na imagem salva.
- Corte a captura para manter somente os controles e as informações necessários para a tarefa.
- Adicione instruções usando notação Markdown para descrever o que o leitor deve fazer. Mais tarde, as instruções poderão ser usadas com a captura de tela como um procedimento de documentação para uma tarefa ou processo específico.
Assim, você pode transformar rapidamente uma captura de tela em uma instrução de trabalho reutilizável e adequada à privacidade, que pode ser anexada à etapa de processo relevante.
Gerenciando anexos
Abra o menu de um artefato (⋯) para gerenciá-lo:
- Visualizar um arquivo sem sair do ProcessMind.
- Renomear o artefato ou Editar descrição para explicar sua finalidade.
- Adicionar comentário para iniciar uma discussão sobre o arquivo.
- Publicar ou Despublicar um artefato para controlar se usuários com acesso de visualização podem vê-lo.
- Excluir um artefato que não é mais relevante.
Mantenha os artefatos organizados: anexe a versão mais recente de uma política ou Template para que leitores e a IA sempre trabalhem com informações atualizadas.
Tipos de arquivo compatíveis
O ProcessMind pré-processa a maioria dos tipos de arquivo comuns para que o conteúdo possa ser visualizado, pesquisado e usado pelo assistente de IA:
- Documentos: arquivos PDF, DOCX e de texto simples ou Markdown.
- Apresentações: PPTX.
- Planilhas: XLSX.
- Imagens: formatos comuns de imagem (o texto é extraído com OCR quando necessário).
- Vídeos: MP4, WEBM, MOV e similares (a fala é transcrita para texto).
- Dados: CSV e outros arquivos de texto estruturados.
Processamento e pesquisa
Quando você anexa um arquivo compatível, o ProcessMind o pré-processa em segundo plano para extrair seu conteúdo:
- Status: cada artefato mostra um estado de processamento (Na fila, Processando, Pronto, Falhou ou Ignorado) com um indicador de progresso.
- Reprocessamento: se um carregamento estiver incompleto, você poderá reprocessar um artefato para executar novamente o pipeline de extração.
- Pesquisável: quando o processamento termina, o artefato recebe a marca Pesquisável e seu conteúdo pode ser encontrado pela Pesquisa global, com uma prévia do texto correspondente.
- Anonimização: a extração aplica regras de anonimização, incluindo padrões integrados e aqueles configurados pela sua organização, antes de indexar o conteúdo.
Pesquisa de conteúdo
Para encontrar algo dentro dos seus arquivos, em vez de procurar no modelo, use Pesquisar conteúdo no seletor de artefatos: digite uma consulta como “aprovação de nota fiscal” e alterne entre a correspondência Semântica (baseada no significado), Exata (palavras conforme digitadas) e Híbrida. Os resultados mostram o trecho correspondente, com Abrir para visualizar o artefato e Mais deste arquivo para ver todas as correspondências em um documento.
Artefatos como contexto para a IA
Os artefatos anexados passam a fazer parte do contexto que o assistente de IA pode usar:
- Peça à IA para resumir um documento anexado.
- Peça à IA para verificar se o seu modelo corresponde a uma política anexada ao processo.
- Use Templates anexados como base para elaborar novos conteúdos.
- Faça perguntas sobre o conteúdo de documentos digitalizados, planilhas ou vídeos: o texto extraído fica disponível para o assistente.
Quando um fluxo de IA permite escolher o contexto, clique em Usar arquivos como contexto para fixar exatamente os arquivos relevantes para aquela solicitação; eles serão enviados junto com o seu prompt.
Como os artefatos são compartilhados com a IA, evite anexar material sensível ou confidencial, a menos que a política da sua organização permita.
Artefatos e documentação
Os artefatos trabalham em conjunto com a documentação de processos: anexe formulários, checklists ou diretrizes à seção relevante para que os participantes do processo encontrem tudo de que precisam em um só lugar. Junto com funções e RACI, os artefatos ajudam a tornar seus processos documentados completos e úteis.