Artefakte

Artefakte sind Dateien, die Sie in ProcessMind an Aufgaben und Dokumente anhängen. Sie halten ergänzendes Material direkt beim zugehörigen Prozess und liefern dem KI-Assistenten zusätzlichen Kontext.

Artefakt anhängen

1. Öffnen Sie die Aufgabe oder das Dokument, das Sie ergänzen möchten.
2. Wählen Sie im Aufgabenmenü oder im Dokumentationseditor die Option Anhängen.
3. Wählen Sie eine Datei auf Ihrem Computer aus und bestätigen Sie die Auswahl.

Unterstützt werden unter anderem Dokumente, Tabellen, PDFs und Bilder.

Artefakte aus Bildschirmaufnahmen erstellen

Sie können auch Bildschirmaufnahmen als Artefakte für Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu Prozessen verwenden. Erfassen Sie den relevanten Bildschirmausschnitt und bearbeiten Sie das Bild, bevor Sie es als Artefakt speichern:

• Maskieren Sie personenbezogene Informationen manuell, indem Sie den zu schwärzenden Bereich überziehen, oder verwenden Sie, sofern verfügbar, die automatische Maskierung. Der maskierte Bereich wird im gespeicherten Bild dauerhaft übernommen.
• Schneiden Sie die Aufnahme so zu, dass nur die für die Aufgabe erforderlichen Steuerelemente und Informationen sichtbar bleiben.
• Fügen Sie Anweisungen hinzu und beschreiben Sie mit Markdown-Notation, was der Leser tun soll. Zusammen mit dem Screenshot können die Anweisungen später als Dokumentationsanleitung für eine bestimmte Aufgabe oder einen Prozess dienen.

So wird aus einer schnellen Bildschirmaufnahme eine wiederverwendbare, datenschutzgerechte Arbeitsanweisung, die Sie dem passenden Prozessschritt zuordnen können.

Anhänge verwalten

Öffnen Sie zum Verwalten eines Artefakts dessen Menü (⋯):

• Sehen Sie sich eine Datei in der Vorschau an, ohne ProcessMind zu verlassen.
• Benennen Sie das Artefakt um oder wählen Sie Beschreibung bearbeiten, um seinen Zweck zu erläutern.
• Veröffentlichen oder Veröffentlichung aufheben Sie ein Artefakt, um festzulegen, ob Benutzer mit Viewer-Berechtigung es sehen können.
• Löschen Sie Artefakte, die nicht mehr relevant sind.

Halten Sie Ihre Artefakte aktuell: Hängen Sie die neueste Version einer Richtlinie oder Vorlage an, damit Leser und KI stets mit aktuellen Informationen arbeiten.

Unterstützte Dateitypen

ProcessMind bereitet die meisten gängigen Dateitypen vor, damit ihre Inhalte angezeigt, durchsucht und vom KI-Assistenten verwendet werden können:

• Dokumente: PDF, DOCX sowie reine Text- und Markdown-Dateien.
• Präsentationen: PPTX.
• Tabellen: XLSX.
• Bilder: gängige Bildformate (bei Bedarf wird Text per OCR extrahiert).
• Videos: MP4, WEBM, MOV und ähnliche Formate (Sprache wird in Text umgewandelt).
• Daten: CSV und andere strukturierte Textdateien.

Verarbeitung und Suche

Wenn Sie eine unterstützte Datei anhängen, bereitet ProcessMind sie im Hintergrund auf und extrahiert ihren Inhalt:

• Status: Für jedes Artefakt wird der Verarbeitungsstatus mit Fortschrittsanzeige angezeigt: In Warteschlange, In Verarbeitung, Bereit, Fehlgeschlagen oder Übersprungen.
• Erneut verarbeiten: Bei einem unvollständigen Upload können Sie ein Artefakt erneut verarbeiten lassen, um die Extraktion erneut auszuführen.
• Durchsuchbar: Nach Abschluss der Verarbeitung wird das Artefakt als Durchsuchbar gekennzeichnet. Sein Inhalt lässt sich dann über die globale Suche finden, einschließlich einer Vorschau des passenden Textes.
• Anonymisierung: Vor der Indexierung werden bei der Extraktion Anonymisierungsregeln angewendet. Dazu gehören integrierte Muster und alle Regeln, die Ihre Organisation konfiguriert hat.

Inhalte durchsuchen

Um Inhalte in Ihren Dateien statt im Modell zu finden, wählen Sie im Artefaktauswahldialog Inhalte durchsuchen. Geben Sie eine Suchanfrage ein, zum Beispiel „Rechnungsfreigabe“, und wählen Sie anschließend zwischen Semantisch (Suche nach Bedeutung), Exakt (genaue Wortübereinstimmung) und Hybrid. Die Ergebnisse zeigen die passende Textstelle. Mit Öffnen sehen Sie eine Vorschau des Artefakts, mit Mehr aus dieser Datei alle Treffer in einem Dokument.

Artefakte als KI-Kontext

Angehängte Artefakte können dem KI-Assistenten als Kontext dienen:

• Bitten Sie die KI, ein angehängtes Dokument zusammenzufassen.
• Lassen Sie die KI prüfen, ob Ihr Modell mit einer an den Prozess angehängten Richtlinie übereinstimmt.
• Verwenden Sie angehängte Vorlagen als Grundlage für neue Inhalte.
• Stellen Sie Fragen zu gescannten Dokumenten, Tabellen oder Videos. Der extrahierte Text steht dem Assistenten zur Verfügung.

Wenn Sie in einem KI-Workflow den Kontext auswählen können, klicken Sie auf Dateien als Kontext verwenden, um genau die Dateien für Ihre Anfrage auszuwählen. Sie werden zusammen mit Ihrer Eingabe übermittelt.

Da Artefakte mit der KI geteilt werden, sollten Sie keine vertraulichen oder sensiblen Inhalte anhängen, sofern dies nicht den Richtlinien Ihrer Organisation entspricht.

Artefakte und Dokumentation

Artefakte ergänzen die Prozessdokumentation: Hängen Sie Formulare, Checklisten oder Richtlinien an den passenden Abschnitt an, damit Prozessbeteiligte alles Wichtige an einem Ort finden. Zusammen mit Rollen und RACI tragen Artefakte dazu bei, Ihre dokumentierten Prozesse vollständig und nützlich zu gestalten.

Verwandte Themen

• Prozessdokumentation
• Rollen und RACI
• Modellqualität