Artefakte

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Artefakte sind Dateien, die Sie in ProcessMind an Tasks und Dokumente anhängen. Sie halten unterstützende Unterlagen direkt am zugehörigen Prozess und geben dem KI-Assistenten zusätzlichen Kontext.

Bearbeiten eines ProcessMind-Artefakts als Bildschirmaufnahme

Artefakt anhängen

Öffnen Sie den Task oder das Dokument, das Sie ergänzen möchten.
Verwenden Sie die Option Anhängen im Task-Menü oder im Dokumentationseditor.
Wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus und bestätigen Sie.

Zu den unterstützten Dateitypen gehören Dokumente, Tabellen, PDFs und Bilder.

Bildschirmaufnahmen als Artefakte erstellen

Sie können Artefakte auch aus Bildschirmaufnahmen für Schritt-für-Schritt-Anweisungen erstellen. Erfassen Sie den relevanten Bildschirmausschnitt und bearbeiten Sie das Bild, bevor Sie es als Artefakt speichern:

Maskieren Sie personenbezogene Informationen manuell, indem Sie zum Schwärzen über einen Bereich ziehen, oder wenden Sie die automatische Maskierung an, sofern verfügbar. Ein maskierter Bereich wird im gespeicherten Bild dauerhaft übernommen.
Zuschneiden Sie die Aufnahme, sodass nur die für die Aufgabe benötigten Steuerelemente und Informationen erhalten bleiben.
Fügen Sie Anweisungen hinzu, und verwenden Sie dabei Markdown-Syntax, um zu beschreiben, was die lesende Person tun soll. Sie können die Anweisungen später zusammen mit dem Screenshot als Dokumentationsvorgehensweise für eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess verwenden.

So lässt sich aus einer schnellen Bildschirmaufnahme eine wiederverwendbare, datenschutzbewusste Arbeitsanweisung erstellen, die dem relevanten Prozessschritt zugeordnet werden kann.

Anhänge verwalten

Öffnen Sie das Menü eines Artefakts (⋯), um es zu verwalten:

Vorschau einer Datei anzeigen, ohne ProcessMind zu verlassen.
Benennen Sie das Artefakt um oder verwenden Sie Beschreibung bearbeiten, um seinen Zweck zu erläutern.
Kommentar hinzufügen, um eine Diskussion zur Datei zu beginnen.
Veröffentlichen oder Veröffentlichung aufheben, um zu steuern, ob Benutzer mit Viewer-Rechten die Datei sehen können.
Löschen Sie ein nicht mehr relevantes Artefakt.

Halten Sie Ihre Artefakte geordnet: Hängen Sie die aktuelle Version einer Richtlinie oder Vorlage an, damit Leser und die KI stets mit aktuellen Informationen arbeiten.

Unterstützte Dateitypen

ProcessMind bereitet die meisten gängigen Dateitypen vor, damit ihre Inhalte angezeigt, durchsucht und vom KI-Assistenten verwendet werden können:

Dokumente: PDF, DOCX sowie reine Text- oder Markdown-Dateien.
Präsentationen: PPTX.
Tabellen: XLSX.
Bilder: gängige Bildformate, wobei Text bei Bedarf per OCR extrahiert wird.
Videos: MP4, WEBM, MOV und ähnliche Formate, wobei Sprache in Text transkribiert wird.
Daten: CSV und andere strukturierte Textdateien.

Verarbeitung und Suche

Wenn Sie eine unterstützte Datei anhängen, bereitet ProcessMind sie im Hintergrund vor, um ihren Inhalt zu extrahieren:

Status: Jedes Artefakt zeigt einen Verarbeitungsstatus (Warteschlange, Verarbeitung, Bereit, Fehlgeschlagen oder Übersprungen) mit einer Fortschrittsanzeige.
Erneut verarbeiten: Wenn ein Upload unvollständig war, können Sie ein Artefakt erneut verarbeiten, um die Extraktionspipeline erneut auszuführen.
Durchsuchbar: Nach Abschluss der Verarbeitung wird das Artefakt als Durchsuchbar gekennzeichnet. Sein Inhalt lässt sich dann über die Globale Suche finden, einschließlich einer Vorschau des passenden Textes.
Anonymisierung: Bei der Extraktion werden Anonymisierungsregeln angewendet, darunter integrierte Muster und Regeln, die Ihre Organisation konfiguriert, bevor der Inhalt indiziert wird.

Inhaltssuche

Um etwas in Ihren Dateien statt im Modell zu finden, verwenden Sie Inhalt durchsuchen in der Artefaktauswahl. Geben Sie eine Suchanfrage wie “Rechnungsgenehmigung” ein und wechseln Sie anschließend zwischen Semantisch (bedeutungsbasiert), Exakt (eingegebene Wörter) und Hybrid. Die Ergebnisse zeigen die passende Textstelle. Mit Öffnen können Sie eine Vorschau des Artefakts anzeigen, mit Mehr aus dieser Datei sehen Sie alle Treffer in einem Dokument.

Artefakte als KI-Kontext

Angehängte Artefakte werden Teil des Kontexts, den der KI-Assistent verwenden kann:

Bitten Sie die KI, ein angehängtes Dokument zusammenzufassen.
Lassen Sie die KI prüfen, ob Ihr Modell einer an den Prozess angehängten Richtlinie entspricht.
Verwenden Sie angehängte Vorlagen als Grundlage für neue Inhalte.
Stellen Sie Fragen zum Inhalt gescannter Dokumente, Tabellen oder Videos. Der extrahierte Text steht dem Assistenten zur Verfügung.

Wenn Sie in einem KI-Workflow den Kontext auswählen können, klicken Sie auf Dateien als Kontext verwenden, um genau die für diese Anfrage relevanten Dateien festzulegen. Sie werden zusammen mit Ihrer Eingabe übermittelt.

Da Artefakte mit der KI geteilt werden, sollten Sie keine sensiblen oder vertraulichen Unterlagen anhängen, sofern dies nicht durch die Richtlinie Ihrer Organisation erlaubt ist.

Artefakte und Dokumentation

Artefakte ergänzen die Prozessdokumentation: Hängen Sie Formulare, Checklisten oder Richtlinien an den relevanten Abschnitt an, damit Prozessbeteiligte alle benötigten Informationen an einem Ort finden. Zusammen mit Rollen und RACI tragen Artefakte dazu bei, dass Ihre dokumentierten Prozesse vollständig und nützlich sind.