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Quali dati sono necessari per il Process Mining

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Cosa serve per eseguire il Process Mining?

Il Process Mining utilizza i dati degli Event Log: una registrazione di ciò che è accaduto, quando e per chi. Per analizzare un processo, sono necessarie tre informazioni per ogni passaggio: un identificativo del caso, il nome dell’attività e un timestamp.

Le tre colonne obbligatorie

Colonna Descrizione Esempio
ID del caso Identificativo univoco di un’istanza del processo, ad esempio un ordine, un ticket o un cliente 1001, PO-2024-0192
Attività Nome del passaggio eseguito Create Purchase Order, Approve Invoice
Timestamp Momento in cui si è verificato il passaggio, con data e ora 2025-04-17 10:22:12

Le colonne facoltative aggiungono contesto: chi ha eseguito il passaggio (utente/risorsa), quanto tempo ha richiesto, il costo o qualsiasi altro attributo che desidera analizzare.

Ecco un esempio di un piccolo Event Log:

Case ID Timestamp Attività
1 10:00 Prendi l’ordine
1 10:02 Prepara la limonata
1 10:05 Servi il cliente
2 10:03 Prendi l’ordine
2 10:10 Risolvi il reclamo del cliente
2 10:12 Prepara la limonata
2 10:15 Servi il cliente

Anche questa piccola quantità di dati è sufficiente per ricostruire il percorso di ogni caso e iniziare a rispondere alle domande sul processo.

Perché queste tre colonne sono importanti

  • ID caso consente a ProcessMind di raggruppare gli eventi in casi, così da ricostruire il percorso completo di ogni istanza di processo.
  • Attività definisce i passaggi del processo. Nomi delle attività chiari e coerenti, sempre “Approva fattura”, mai “Approvato” o “Fattura approvata”, mantengono leggibile il processo individuato.
  • Timestamp determina l’ordine degli eventi. ProcessMind ne ha bisogno per ordinare le attività e calcolare durate, produttività e tempi di attesa.

Fondamenti della qualità dei dati

Il Process Mining produce risultati affidabili quando i dati sono puliti e coerenti:

  • Una riga per evento: ogni riga del log rappresenta un singolo evento, non un riepilogo.
  • ID caso coerenti: lo stesso caso utilizza sempre lo stesso identificativo.
  • Nessun timestamp mancante: un evento senza timestamp non può essere collocato nel processo.

Non servono dati perfetti per iniziare. ProcessMind funziona con i dati che ha già a disposizione e consente di pulirli e prepararli progressivamente: consulti Pulizia e preparazione dei dati e Configurazione del dataset.

Dove reperire i dati

Gli Event Log vengono generalmente esportati dai sistemi che eseguono il processo, come sistemi ERP, CRM, di ticketing o finanziari. Consulti Dove reperire i dati per indicazioni specifiche per ciascun sistema oppure scarichi log di esempio pronti all’uso dalla sezione File di esempio.

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