Pool e corsie

Che cosa sono i Pool e le corsie

In BPMN 2.0, pool e swimlane (dette anche lane) servono a organizzare i processi e a rappresentare visivamente i ruoli, i reparti o le entità coinvolti in un processo aziendale. Aiutano a chiarire chi è responsabile di quali task e come interagiscono i diversi partecipanti. Può disegnare pool e lane sulla tela di ProcessMind: inizi una prova gratuita per mappare i ruoli in uno dei Suoi processi.

Pool

• Scopo: un Pool rappresenta un partecipante principale del processo o un’entità più ampia, come un’organizzazione, un sistema o un partner commerciale. I Pool definiscono i confini di un processo e indicano che Pool diversi possono rappresentare organizzazioni o reparti distinti che collaborano.

• Rappresentazione visiva: un grande rettangolo che racchiude un processo completo. Può contenere più corsie (Lane), ma ogni Pool rappresenta un processo o un partecipante distinto.

• Esempio: in un processo che coinvolge due aziende, si può usare un Pool per «Company A» e un altro per «Company B».

• Caso d’uso: i Pool si usano in genere per modellare le interazioni tra entità diverse, per esempio quando un’azienda interagisce con un fornitore esterno, un partner o un cliente. A ogni entità corrisponde un Pool e i Message Flow tra i Pool indicano le comunicazioni tra le entità.

Corsie (Lane)

• Scopo: una corsia (o Lane) è una suddivisione interna a un Pool che organizza ulteriormente le attività, separandole in base a ruoli, reparti o sistemi specifici. Le corsie chiariscono chi è responsabile dei singoli task all’interno di un Pool.

• Rappresentazione visiva: suddivisioni orizzontali o verticali all’interno di un Pool, ciascuna delle quali rappresenta un partecipante diverso, per esempio un reparto, un ruolo o un sistema.

• Esempio: all’interno del Pool che rappresenta un’azienda, si possono creare corsie per «Sales», «Finance» e «Customer Support», assegnando i task ai rispettivi reparti.

• Caso d’uso: le corsie assegnano la responsabilità dei task all’interno di un Pool e rendono chiaro chi svolge ciascuna attività. Per esempio, i task relativi all’elaborazione delle fatture possono essere collocati nella corsia «Finance», mentre quelli relativi alle richieste dei clienti possono essere assegnati alla corsia «Customer Support».

Pool compresso

• Scopo: un Pool compresso rappresenta un partecipante al processo, come un’azienda, un reparto o un sistema, senza mostrare il flusso interno del processo. Si usa per illustrare le interazioni tra partecipanti diversi senza rivelare i dettagli dei rispettivi flussi di lavoro interni.

• Rappresentazione visiva: un grande rettangolo senza attività interne. In genere contiene solo il nome del partecipante e può avere Message Flow in entrata o in uscita, che mostrano le interazioni con gli altri partecipanti.

• Esempio: un diagramma può mostrare un’azienda che interagisce con un fornitore. I processi interni dell’azienda sono rappresentati nel dettaglio, mentre il fornitore è indicato con un Pool compresso, per mostrare il suo coinvolgimento senza descriverne i passaggi interni.

• Caso d’uso: i Pool compressi sono utili quando si vogliono mostrare le interazioni tra più partecipanti senza entrare nel dettaglio dei processi di alcuni di essi. Per esempio, si può rappresentare l’interazione tra un cliente e un fornitore esterno senza mostrare le procedure interne del fornitore.

Esempio

Questo diagramma rappresenta un singolo partecipante al processo:

Fornitore

Il Pool contiene diverse corsie che rappresentano i reparti dell’organizzazione.

La corsia Marketing è suddivisa in due aree di responsabilità più specifiche:

• Pre-vendita: attività che supportano il processo di vendita prima della conclusione di un accordo.
• Post-vendita: attività successive alla vendita, dedicate al coinvolgimento e alla fidelizzazione dei clienti.

Le corsie chiariscono quale reparto o ruolo è responsabile delle singole attività, pur mantenendole tutte all’interno della stessa organizzazione.

L’uso di Pool e corsie permette di strutturare con chiarezza i processi complessi, mostrando come reparti diversi collaborano all’interno di un’unica organizzazione.

Quando conviene usare un diagramma a corsie

Un diagramma a corsie è utile quando il problema riguarda un passaggio di responsabilità tra soggetti, non una singola fase. Ecco tre segnali:

• Il lavoro passa da un reparto o sistema a un altro. Se tutte le attività si svolgono in un unico team, le corsie aggiungono righe senza fornire nuove informazioni.
• Si sospetta che i passaggi tra soggetti causino ritardi. Le corsie rendono visibile l’attesa tra due corsie, che in un diagramma lineare resta nascosta all’interno di un Sequence Flow.
• Occorre indicare le responsabilità. Una corsia indica chi è responsabile di un’attività; un Pool indica a quale partecipante appartiene.

Usi un solo Pool quando il processo è interno a un unico partecipante e al pubblico interessa soltanto la sequenza. Aggiungere corsie a un processo senza passaggi tra soggetti rende il diagramma più largo e difficile da leggere, senza aggiungere informazioni.

È utile concordare fin dall’inizio una convenzione: stabilisca se le corsie rappresentano ruoli, sistemi o team e applichi lo stesso criterio a ogni diagramma. L’uso di criteri diversi è il motivo principale per cui non è possibile confrontare due diagrammi a corsie dello stesso processo.

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