Pool dan swimlane

Pengertian pool dan swimlane

Dalam BPMN 2.0, pool dan swimlane (juga disebut lane) digunakan untuk mengatur proses dan menunjukkan peran, departemen, atau entitas yang terlibat dalam proses bisnis. Keduanya memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas setiap task dan bagaimana para peserta berinteraksi. Anda dapat menggambar pool dan lane di kanvas ProcessMind. Mulai uji coba gratis untuk memetakan peran dalam salah satu proses Anda.

Pool

• Tujuan: Pool mewakili peserta utama dalam proses atau entitas yang lebih luas, seperti organisasi, sistem, atau mitra bisnis. Pool menetapkan batas proses dan menunjukkan bahwa pool yang berbeda dapat mewakili organisasi atau departemen berbeda yang bekerja sama.

• Tampilan visual: Persegi panjang besar yang mencakup seluruh proses. Pool dapat berisi beberapa swimlane (lane), tetapi setiap pool mewakili proses atau peserta yang berbeda.

• Contoh: Dalam proses yang melibatkan dua perusahaan, Anda dapat menggunakan satu pool untuk “Perusahaan A” dan pool lain untuk “Perusahaan B”.

• Kapan digunakan: Pool biasanya digunakan untuk memodelkan interaksi antarentitas, misalnya saat perusahaan berinteraksi dengan vendor eksternal, mitra, atau pelanggan. Setiap entitas memiliki pool sendiri, dan alur pesan di antara pool menunjukkan komunikasi antarentitas.

Swimlane (lane)

• Tujuan: Swimlane (atau lane) adalah pembagian di dalam pool untuk mengatur aktivitas berdasarkan peran, departemen, atau sistem tertentu. Lane memperjelas siapa yang bertanggung jawab menjalankan task tertentu dalam sebuah pool.

• Tampilan visual: Pembagian horizontal atau vertikal di dalam pool. Setiap bagian mewakili peserta yang berbeda, seperti departemen, peran, atau sistem.

• Contoh: Di dalam pool yang mewakili perusahaan, Anda dapat membuat lane untuk “Penjualan”, “Keuangan”, dan “Layanan pelanggan”, lalu menempatkan task di departemen yang sesuai.

• Kapan digunakan: Lane digunakan untuk menetapkan tanggung jawab atas task dalam sebuah pool, sehingga jelas siapa yang menjalankan setiap aktivitas. Misalnya, task pemrosesan faktur dapat ditempatkan di lane “Keuangan”, sedangkan task untuk menanggapi pertanyaan pelanggan ditempatkan di lane “Layanan pelanggan”.

Collapsed pool

• Tujuan: Collapsed pool mewakili peserta dalam proses, seperti perusahaan, departemen, atau sistem, tanpa menampilkan alur proses internalnya. Elemen ini menunjukkan interaksi antar peserta tanpa mengungkap detail alur kerja internal mereka.

• Tampilan visual: Persegi panjang besar tanpa aktivitas internal. Biasanya hanya nama peserta yang ditampilkan. Alur pesan dapat masuk atau keluar dari pool untuk menunjukkan interaksi dengan peserta lain.

• Contoh: Diagram dapat menunjukkan interaksi perusahaan dengan pemasok. Proses internal perusahaan ditampilkan, sedangkan pemasok digambarkan sebagai collapsed pool untuk menunjukkan keterlibatannya tanpa merinci langkah internal.

• Kapan digunakan: Collapsed pool berguna saat Anda ingin menunjukkan interaksi beberapa peserta, tetapi tidak perlu merinci proses sebagian peserta. Misalnya, Anda dapat menunjukkan interaksi pelanggan dengan vendor eksternal tanpa menampilkan prosedur internal vendor.

Contoh

Diagram ini menunjukkan satu peserta dalam proses:

Pemasok

Pool ini berisi beberapa lane yang mewakili departemen dalam organisasi.

Lane Pemasaran dibagi menjadi dua area tanggung jawab yang lebih spesifik:

• Pra-penjualan: aktivitas yang mendukung proses penjualan sebelum kesepakatan tercapai.
• Pascapenjualan: aktivitas setelah penjualan, dengan fokus pada keterlibatan dan retensi pelanggan.

Lane memperjelas departemen atau peran yang bertanggung jawab atas aktivitas tertentu, sementara semua aktivitas tetap menjadi bagian dari organisasi yang sama.

Pool dan lane membantu menyusun proses yang kompleks dengan jelas, sekaligus menunjukkan cara berbagai departemen bekerja sama dalam satu organisasi.

Kapan diagram swimlane berguna

Diagram swimlane berguna saat masalahnya terletak pada serah terima pekerjaan, bukan pada langkah proses. Perhatikan tiga tanda berikut:

• Pekerjaan melibatkan perpindahan antar departemen atau sistem. Jika semua pekerjaan dilakukan oleh satu tim, swimlane hanya menambah baris tanpa memberi informasi baru.
• Perpindahan tanggung jawab diduga menyebabkan keterlambatan. Swimlane memperlihatkan waktu tunggu antarjalur yang tidak tampak dalam diagram datar karena tersembunyi di dalam alur sekuensial.
• Anda perlu menunjukkan akuntabilitas. Swimlane menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas suatu aktivitas, sedangkan pool menunjukkan peserta yang memiliki aktivitas tersebut.

Gunakan satu pool jika proses berlangsung di dalam satu peserta dan pembaca hanya perlu melihat urutannya. Menambahkan lane pada proses tanpa serah terima akan membuat diagram lebih lebar dan sulit dibaca, tanpa menambah informasi.

Sebaiknya sepakati satu aturan sejak awal: tentukan apakah lane mewakili peran, sistem, atau tim, lalu gunakan dasar yang sama di setiap diagram. Perbedaan aturan ini menjadi alasan utama dua diagram swimlane untuk proses yang sama sulit dibandingkan.

Buat model BPMN khusus

Topik terkait

• Aktivitas: tugas dan subprocess.
• Objek penghubung: tautan antar elemen.