Pools und Swimlanes

Was sind Pools und Swimlanes?

In BPMN 2.0 dienen Pools und Swimlanes, auch als Lanes bezeichnet, dazu, Prozesse zu strukturieren und die beteiligten Rollen, Abteilungen oder Organisationen darzustellen. Sie zeigen, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie die Beteiligten zusammenarbeiten. Auf der ProcessMind-Zeichenfläche können Sie Pools und Lanes einzeichnen. Starten Sie eine kostenlose Testphase, um die Rollen in einem eigenen Prozess darzustellen.

Pools

• Zweck: Ein Pool steht für einen zentralen Beteiligten oder eine übergeordnete Einheit im Prozess, etwa eine Organisation, ein System oder einen Geschäftspartner. Pools legen die Grenzen eines Prozesses fest. Verschiedene Pools können unterschiedliche Organisationen oder Abteilungen darstellen, die zusammenarbeiten.

• Visuelle Darstellung: Ein großes Rechteck, das einen vollständigen Prozess umschließt. Es kann mehrere Swimlanes (Lanes) enthalten. Jeder Pool steht jedoch für einen eigenen Prozess oder Beteiligten.

• Beispiel: In einem Prozess, an dem zwei Unternehmen beteiligt sind, können Sie einen Pool für „Unternehmen A“ und einen weiteren für „Unternehmen B“ anlegen.

• Anwendungsfall: Pools eignen sich, um die Interaktion verschiedener Beteiligter abzubilden, etwa wenn ein Unternehmen mit einem externen Lieferanten, Partner oder Kunden zusammenarbeitet. Jeder Beteiligte erhält einen eigenen Pool. Die Message Flows zwischen den Pools zeigen die Kommunikation.

Swimlanes (Lanes)

• Zweck: Eine Swimlane (oder Lane) ist eine Unterteilung innerhalb eines Pools. Sie strukturiert Aktivitäten nach Rollen, Abteilungen oder Systemen. Lanes zeigen, wer für bestimmte Tasks innerhalb eines Pools verantwortlich ist.

• Visuelle Darstellung: Horizontale oder vertikale Unterteilungen innerhalb eines Pools. Jede steht für einen anderen Beteiligten, zum Beispiel eine Abteilung, Rolle oder ein System.

• Beispiel: Innerhalb des Pools für ein Unternehmen können Sie Lanes für „Vertrieb“, „Finanzen“ und „Kundenservice“ anlegen und den jeweiligen Abteilungen Tasks zuweisen.

• Anwendungsfall: Lanes ordnen Tasks den Verantwortlichen innerhalb eines Pools zu und machen so deutlich, wer die einzelnen Aktivitäten ausführt. Tasks zur Rechnungsverarbeitung können beispielsweise in der Lane „Finanzen“ stehen, während Tasks zu Kundenanfragen der Lane „Kundenservice“ zugeordnet werden.

Eingeklappter Pool

• Zweck: Ein eingeklappter Pool steht für einen Prozessbeteiligten, etwa ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein System, ohne dessen internen Prozessablauf darzustellen. So lassen sich Interaktionen zwischen Beteiligten zeigen, ohne Details zu ihren internen Workflows offenzulegen.

• Visuelle Darstellung: Ein großes Rechteck ohne dargestellte interne Aktivitäten. Es enthält in der Regel nur den Namen des Beteiligten. Message Flows können in den Pool hinein- oder aus ihm herausführen und zeigen so die Interaktion mit anderen Beteiligten.

• Beispiel: Ein Diagramm kann die Zusammenarbeit eines Unternehmens mit einem Lieferanten zeigen. Die internen Prozesse des Unternehmens sind dargestellt. Der Lieferant erscheint als eingeklappter Pool, um seine Beteiligung zu zeigen, ohne seine internen Schritte abzubilden.

• Anwendungsfall: Eingeklappte Pools eignen sich, wenn Sie die Interaktion mehrerer Beteiligter zeigen möchten, die internen Abläufe einiger Beteiligter aber nicht im Mittelpunkt stehen. So können Sie beispielsweise darstellen, wie ein Kunde mit einem externen Lieferanten interagiert, ohne dessen interne Vorgehensweisen abzubilden.

Beispiel

Dieses Diagramm zeigt einen einzelnen Beteiligten im Prozess:

Lieferant

Der Pool enthält mehrere Lanes für Abteilungen innerhalb der Organisation.

Die Lane „Marketing“ ist in zwei Bereiche mit spezifischen Verantwortlichkeiten unterteilt:

• Pre-Sales: Aktivitäten zur Unterstützung des Vertriebs vor Abschluss eines Geschäfts.
• Post-Sales: Aktivitäten nach dem Verkauf, die auf Kundenbindung und Kundenbeziehungen ausgerichtet sind.

Lanes machen deutlich, welche Abteilung oder Rolle für bestimmte Aktivitäten verantwortlich ist. Alle Aktivitäten bleiben dabei Teil derselben übergeordneten Organisation.

Mit Pools und Lanes lassen sich komplexe Prozesse klar strukturieren. Sie zeigen, wie verschiedene Abteilungen innerhalb einer Organisation zusammenarbeiten.

Wann lohnt sich ein Swimlane-Diagramm?

Ein Swimlane-Diagramm bietet zusätzliche Struktur, wenn die Herausforderung in einer Übergabe und nicht in einem einzelnen Prozessschritt liegt. Drei Hinweise sprechen dafür:

• Die Arbeit überschreitet eine Abteilungs- oder Systemgrenze. Wenn alles innerhalb eines Teams abläuft, fügen Lanes nur Zeilen hinzu, aber keine zusätzlichen Informationen.
• Übergaben gelten als mögliche Ursache für Verzögerungen. Lanes machen Wartezeiten zwischen zwei Bereichen sichtbar, die in einem einfachen Diagramm im Sequence Flow verborgen bleiben.
• Sie müssen Verantwortlichkeiten darstellen. Eine Lane zeigt, wer für eine Aktivität verantwortlich ist. Ein Pool zeigt, zu welchem Beteiligten sie gehört.

Verwenden Sie nur einen Pool, wenn der Prozess innerhalb eines Beteiligten abläuft und die Zielgruppe lediglich die Reihenfolge der Schritte kennen muss. Lanes machen ein Diagramm ohne Übergaben breiter und schwerer lesbar, ohne zusätzliche Informationen zu liefern.

Legen Sie früh eine gemeinsame Konvention fest: Entscheiden Sie, ob Lanes Rollen, Systeme oder Teams darstellen, und verwenden Sie dieselbe Grundlage in allen Diagrammen. Unterschiedliche Konventionen sind der Hauptgrund dafür, dass sich zwei Swimlane-Diagramme desselben Prozesses nicht vergleichen lassen.

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