Pools y swimlanes

Qué son los pools y las swimlanes

En BPMN 2.0, los pools y los swimlanes (también llamados lanes) sirven para organizar los procesos y representar visualmente los roles, departamentos o entidades que participan en ellos. Ayudan a aclarar quién es responsable de cada tarea y cómo interactúan los distintos participantes. Puede dibujar pools y lanes en el lienzo de ProcessMind. Comience una prueba gratuita para representar los roles de uno de sus procesos.

Pools

• Propósito: Un pool representa a un participante principal del proceso o a una entidad más amplia, como una organización, un sistema o un socio comercial. Los pools delimitan un proceso e indican que distintos pools pueden representar organizaciones o departamentos diferentes que colaboran.

• Representación visual: un rectángulo grande que contiene un proceso completo. Puede incluir varias swimlanes (lanes), pero cada pool representa un proceso o participante distinto.

• Ejemplo: En un proceso en el que interactúan dos empresas, puede haber un pool para “Empresa A” y otro para “Empresa B”.

• Caso de uso: Los pools suelen utilizarse para modelar interacciones entre distintas entidades, por ejemplo, cuando una empresa interactúa con un proveedor externo, un socio o un cliente. Cada entidad tiene su propio pool, y los Message Flow entre pools muestran la comunicación entre ellas.

Swimlanes (lanes)

• Propósito: Una swimlane (o lane) es una subdivisión de un pool que permite organizar mejor las actividades, separándolas por función, departamento o sistema. Las lanes aclaran quién es responsable de realizar cada tarea dentro de un pool.

• Representación visual: subdivisiones horizontales o verticales dentro de un pool, cada una correspondiente a un participante distinto, como un departamento, una función o un sistema.

• Ejemplo: Dentro del pool de una empresa, puede haber lanes para “Ventas”, “Finanzas” y “Atención al cliente”, con tareas asignadas a cada departamento.

• Caso de uso: Las lanes asignan responsabilidades a las tareas dentro de un pool y dejan claro quién realiza cada actividad. Por ejemplo, las tareas de procesamiento de facturas pueden ubicarse en la lane “Finanzas”, mientras que las relacionadas con consultas de clientes se sitúan en la lane “Atención al cliente”.

Pool contraído

• Propósito: Un pool contraído representa a un participante del proceso, como una empresa, un departamento o un sistema, sin mostrar el flujo interno del proceso. Se utiliza para mostrar las interacciones entre distintos participantes sin revelar los detalles de sus flujos de trabajo internos.

• Representación visual: un rectángulo grande sin actividades internas. Por lo general, solo muestra el nombre del participante y puede tener Message Flow de entrada o salida para indicar su interacción con otros participantes.

• Ejemplo: Un diagrama puede mostrar la interacción entre una empresa y un proveedor. El proceso interno de la empresa aparece detallado, mientras que el proveedor se representa con un pool contraído para indicar su participación sin mostrar sus pasos internos.

• Caso de uso: Los pools contraídos son útiles para mostrar la interacción entre varios participantes cuando no es necesario detallar los procesos de todos ellos. Por ejemplo, puede mostrar cómo interactúa un cliente con un proveedor externo sin incluir los procedimientos internos del proveedor.

Ejemplo

Este diagrama representa a un único participante del proceso:

Proveedor

El pool contiene varias lanes que representan departamentos de la organización.

La lane de Marketing se divide en dos áreas de responsabilidad más específicas:

• Antes de la venta: actividades que apoyan el proceso de ventas antes de cerrar un acuerdo.
• Después de la venta: actividades posteriores a la venta centradas en la relación con los clientes y su fidelización.

Las lanes ayudan a aclarar qué departamento o función es responsable de cada actividad, aunque todas las actividades formen parte de la misma organización.

El uso de pools y lanes permite estructurar claramente procesos complejos y mostrar cómo colaboran distintos departamentos dentro de una misma organización.

Cuándo conviene usar un diagrama de swimlanes

Un diagrama de swimlanes aporta estructura cuando el problema está en un traspaso de trabajo, no en un paso del proceso. Estas son las tres señales:

• El trabajo pasa de un departamento o sistema a otro. Si todo ocurre en un mismo equipo, las lanes añaden filas, pero no información.
• Se sospecha que los traspasos causan demoras. Las lanes hacen visible la espera entre dos áreas, que un diagrama plano oculta dentro de un Sequence Flow.
• Es necesario mostrar quién rinde cuentas. Una lane indica quién es responsable de una actividad; un pool señala a qué participante pertenece.

Utilice un solo pool cuando el proceso sea interno a un participante y la audiencia solo necesite conocer la secuencia. Añadir lanes a un proceso sin traspasos da como resultado un diagrama más ancho y difícil de leer, pero no más informativo.

Conviene acordar desde el principio un criterio: decida si las lanes representan funciones, sistemas o equipos y aplique el mismo criterio en todos los diagramas. La mezcla de criterios es la principal razón por la que no se pueden comparar dos diagramas de swimlanes del mismo proceso.

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