Kontrola zgodności
Model procesu opisuje, jak praca powinna przebiegać, a dziennik zdarzeń pokazuje, jak rzeczywiście przebiega. Kontrola zgodności zestawia te informacje, aby zmierzyć, na ile rzeczywisty przebieg odpowiada modelowi oraz gdzie, jak często i dlaczego występują różnice.
Co mierzy kontrola zgodności
Kontrola zgodności porównuje każdą sprawę ze zbioru danych z modelem procesu i przedstawia:
- Wskaźnik zgodności: odsetek spraw, które przebiegają zgodnie z modelem.
- Sprawy niezgodne z modelem: sprawy, których przebieg odbiega od modelu, wraz ze wskazaniem miejsca odstępstwa.
- Częstotliwość odstępstw: informacja, które kroki są pomijane, powtarzane lub wykonywane w niewłaściwej kolejności.
Im wyższa zgodność, tym bardziej przewidywalny proces i mniejsze ryzyko operacyjne.
Uruchamianie kontroli zgodności
- Przygotuj model: model BPMN przedstawia zamierzony przebieg procesu.
- Wybierz zbiór danych: dziennik zdarzeń z skonfigurowanym mapowaniem, które ma zostać sprawdzone.
- Uruchom kontrolę: ProcessMind dopasuje każdą sprawę do modelu i wskaże odstępstwa.
Aby uzyskać miarodajne wyniki, przed rozpoczęciem oczyść i przygotuj dane.
Interpretowanie wyników
- Niska zgodność zwykle wskazuje na różnicę między udokumentowanym procesem a rzeczywistością: model może być nieaktualny albo przebieg procesu mógł się zmienić.
- Częste odstępstwa w tym samym kroku mogą wskazywać na problem strukturalny, na przykład brak wymaganej akceptacji lub ograniczenia systemu.
- Rzadkie odstępstwa często wynikają z uzasadnionych wyjątków, które model powinien uwzględniać.
Połącz wyniki z analizą wariantów procesu, aby sprawdzić, które ścieżki odstępstw występują najczęściej i generują najwyższe koszty.
Poprawa zgodności
- Zaktualizuj model, aby odzwierciedlał rzeczywisty przebieg procesu.
- Usuń przeszkody, które zmuszają pracowników do omijania ustalonego przebiegu.
- Ustandaryzuj i sprawdź: po wprowadzeniu zmiany ponownie uruchom kontrolę, aby zmierzyć poprawę.
- Najpierw przetestuj zmiany za pomocą symulacji, aby nie zastąpić jednego odstępstwa innym.
Powiązane tematy
Projektuj lepsze procesy. Buduj spójną architekturę. Zachowaj kontrolę.
Uzyskaj dostęp od razu, bez karty kredytowej i czekania. Przedstaw sposób działania organizacji w postaci przejrzystych, powiązanych modeli procesów.
Buduj architekturę procesów, określaj właścicieli i mechanizmy kontroli oraz uzgadniaj role i zakresy odpowiedzialności na każdym poziomie.
Rozpocznij okres próbny i stwórz solidną podstawę do nadzorowania, zarządzania i ciągłego doskonalenia procesów.