Miary czasu: czas realizacji, przetwarzania i oczekiwania

Miary czasu

Czas pojawia się na niemal każdym wykresie, a jego wartości mogą się znacznie różnić w zależności od miejsca. To nie błąd. ProcessMind mierzy czas na trzy sposoby, z których każdy odpowiada na inne pytanie. Na tej stronie wyjaśniono, co obejmuje każda miara, aby mogli Państwo właściwie odczytać wynik i dobrać miarę do analizowanego zagadnienia.

Trzy miary czasu

Miara	Co obejmuje	Liczona dla
Czas realizacji	Czas od rozpoczęcia do zakończenia sprawy lub, jeśli zakres wykresu jest ograniczony, czas między elementami Początek i Koniec	sprawy
Czas przetwarzania	Czas rzeczywistej pracy nad krokiem, od jej rozpoczęcia do zarejestrowania kroku	kroku
Czas oczekiwania	Czas bezczynności kroku, od poprzedniego kroku w sprawie do rozpoczęcia pracy nad nim	kroku

Podstawowa zasada, która wyjaśnia pozostałe informacje na tej stronie: czas realizacji opisuje sprawy, a czas przetwarzania i oczekiwania opisują kroki w ramach tych spraw.

Czas realizacji, czyli czas trwania sprawy

• Mierzy czas, który upływa od początku do końca sprawy. Jeśli na wykresie wybrano element Początek i element Koniec, miara obejmuje tylko czas między tymi punktami, na przykład od „Otrzymano zamówienie” do „Wysłano fakturę”.
• Jest liczony raz dla każdej sprawy. Na wykresach trendu sprawa trafia do przedziału czasowego, w którym się kończy, więc nigdy nie jest liczona dwukrotnie.
• Domyślnie uwzględniane są tylko zamknięte sprawy, ponieważ otwarta sprawa nie ma jeszcze daty zakończenia. Zobacz sekcję Sprawy zamknięte i otwarte.
• Wariant Suma dodaje czas wszystkich spraw, więc jego wartość rośnie wraz z liczbą spraw, a nie liczbą zdarzeń.

Czas przetwarzania, czyli aktywna praca

• Mierzy czas pracy nad krokiem, na przykład czas, jaki osoba zatwierdzająca faktycznie poświęca na obsługę faktury.
• Jest liczony dla każdego wystąpienia kroku, więc sprawa, w której to samo działanie powtarza się trzy razy, wnosi trzy wartości.
• Użyj tej miary, aby znaleźć działania wymagające dużo pracy, a nie te, w których sprawy czekają.

Czas oczekiwania, czyli bezczynność przed krokiem

• Mierzy przerwę między poprzednim krokiem w sprawie a rozpoczęciem kolejnego.
• Podobnie jak czas przetwarzania jest liczony dla każdego wystąpienia kroku.
• Użyj tej miary, aby znaleźć kolejki, przetwarzanie partiami i przekazywanie pracy, czyli miejsca, w których sprawa nie jest obsługiwana, ale też nie posuwa się naprzód.

Jak analizować te trzy miary łącznie

Od rozpoczęcia do zakończenia sprawy może minąć 12 dni, choć łączny czas pracy nad nią wynosi zaledwie kilka godzin. Reszta to oczekiwanie: kolejki, oczekujące na zatwierdzenie wiadomości w skrzynce odbiorczej, przetwarzanie partiami i przekazywanie pracy między osobami lub systemami.

Dwie wartości na dashboardzie pokazują ten podział:

• Udział aktywnego czasu kroku, część zmierzonego czasu kroku poświęcona na pracę, a nie oczekiwanie. Niska wartość oznacza, że większość widocznego czasu to bezczynność między kolejnymi działaniami.
• Długi ogon spraw, czas cyklu P90 w porównaniu z medianą. Duża różnica oznacza, że niewielka grupa spraw trwa znacznie dłużej niż typowa sprawa.

Nazwy widoczne w aplikacji

Nazwy tej samej miary różnią się zależnie od miejsca, ponieważ każde z nich odpowiada na inne pytanie.

Nazwa	Znaczenie	Gdzie jest używana
Czas realizacji	Sama miara na poziomie sprawy	Listy miar, etykiety wykresów i standardowe kafelki KPI: „Średni czas realizacji”, „Mediana czasu realizacji”, „Średni czas realizacji sprawy”
Czas cyklu	Ta sama miara na poziomie sprawy, wyrażona prostszym językiem	Wykresy i kafelki dashboardu: „Średni czas cyklu dostawcy”, „Średni czas cyklu”, „Mediana czasu cyklu”, „Czas cyklu P90”, „Zmiana czasu cyklu długotrwałych spraw”
Całkowity czas cyklu	Suma czasu wszystkich spraw	Opcja Suma na liście miar
Czas przejścia	Czas między dwoma połączonymi działaniami w modelu, liczony dla przejścia, a nie dla sprawy	Menu połączenia i panel szczegółów: „Średni czas przejścia”
Czas trwania sprawy	Miara na poziomie sprawy używana przy filtrowaniu zamiast mierzenia	Filtr Czas trwania sprawy i widok szczegółowy „Długotrwałe sprawy”
Czas oczekiwania i czas przetwarzania	Dwie miary na poziomie kroku	Własne miary, na przykład „Średni czas oczekiwania na działanie”

Miary czasu trwania we własnych dashboardach

Własne dashboardy pozwalają skonfigurować miary czasu trwania odpowiednio do analizowanego zagadnienia. Wybierz właściwą miarę, na przykład czas realizacji, przetwarzania lub oczekiwania, a następnie ustaw agregację odpowiednią do analizy.

Kilka praktycznych wskazówek:

• Listy miar i etykiety osi używają nazwy czas realizacji.
• Tytuły i kafelki dashboardu często używają nazwy czas cyklu dla tej samej wartości.
• Na połączeniach w modelu wartość jest opisana jako czas przejścia, ponieważ dotyczy przejścia między dwoma działaniami.
• Filtry używają nazwy czas trwania sprawy.
• Czas oczekiwania i czas przetwarzania zawsze dotyczą czasu na poziomie kroku, nigdy całej sprawy.

Dlaczego wykres pokazuje dni, a połączenie godziny

Obie wartości są prawidłowe. Wykres mierzy czas trwania całej sprawy, dlatego pokazuje dni. Połączenie mierzy tylko czas między dwoma działaniami, więc pokazuje godziny. Wykres odpowiada na pytanie „Ile czasu zajmuje obsługa spraw?”, a połączenie na pytanie „Ile czasu upływa między krokiem A i krokiem B?”.

Sprawy zamknięte i otwarte

Czas realizacji wymaga daty zakończenia. Otwarta sprawa nie ma jeszcze takiej daty, więc nie można dla niej obliczyć czasu realizacji. Dlatego wykresy czasu realizacji domyślnie uwzględniają zamknięte sprawy.

• Zmień ustawienie dla wykresu: otwórz jego ustawienia i w polu Sprawy wybierz Wszystkie, Otwarte lub Zamknięte.
• Czas oczekiwania i czas przetwarzania są mierzone dla poszczególnych kroków, dlatego nie wymagają zakończenia sprawy.

Następny krok

Otwórz dashboard i porównaj dwa wykresy: jeden pokazujący liczbę spraw w czasie, a drugi czas cyklu. Następnie w sekcji Miary zmień miarę na czas oczekiwania lub przetwarzania, aby sprawdzić, na co faktycznie czeka się w procesie.

• Miary: pełna lista miar i informacje o tym, co pokazuje każda z nich.
• Wykresy procesów: typy wykresów, na których można przedstawić te miary.
• Korzystanie z filtrów: ogranicz zakres wykresów do wybranych spraw.
• Graf procesu: odczytuj czas przejścia i inne miary na połączeniach.