Metriche temporali: tempo di attraversamento, di elaborazione e di attesa

Metriche temporali

Il tempo compare in quasi tutti i grafici e i valori possono variare molto da un punto all’altro. Non si tratta di un errore: ProcessMind misura il tempo in tre modi, ciascuno dei quali risponde a una domanda diversa. In questa pagina spieghiamo che cosa conteggia ogni misura, così potrà interpretare correttamente il valore visualizzato e scegliere quello più adatto alla domanda che vuole porre.

Le tre misure temporali

Misura	Che cosa conteggia	Calcolata per
Tempo di attraversamento	Il tempo impiegato da un caso dall’inizio alla fine, oppure tra gli elementi Da e A quando il grafico limita l’intervallo	caso
Tempo di elaborazione	Il tempo effettivamente dedicato a un passaggio, dall’inizio del lavoro fino alla registrazione del passaggio	passaggio
Tempo di attesa	Il tempo in cui un passaggio rimane inattivo, dal passaggio precedente del caso fino all’inizio del lavoro	passaggio

La regola fondamentale da tenere presente in questa pagina è la seguente: il tempo di attraversamento descrive i casi, mentre il tempo di elaborazione e il tempo di attesa descrivono i passaggi al loro interno.

Tempo di attraversamento: il caso

• Misura il tempo trascorso per il caso. Se nel grafico sono selezionati un Elemento di origine e un Elemento di destinazione, misura invece l’intervallo tra questi due punti, ad esempio da «Ordine ricevuto» a «Fattura inviata».
• Viene conteggiato una volta per caso. Nei grafici di tendenza, il caso viene assegnato all’intervallo temporale in cui termina, quindi non viene mai conteggiato due volte.
• Per impostazione predefinita, contribuiscono solo i casi chiusi, perché un caso aperto non ha ancora una data di fine. Veda Casi chiusi e aperti.
• La versione Somma somma tutti i casi, quindi aumenta con il numero di casi, non con il numero di eventi.

Tempo di elaborazione: lavoro effettivo

• Misura il lavoro svolto in un passaggio, ad esempio il tempo effettivamente dedicato da chi approva una fattura.
• Viene conteggiato per ogni occorrenza del passaggio: se un caso ripete la stessa attività tre volte, contribuisce con tre valori.
• Lo utilizzi per individuare le attività che richiedono molto lavoro, non quelle in cui il lavoro è in attesa.

Tempo di attesa: inattività prima di un passaggio

• Misura l’intervallo tra il passaggio precedente del caso e l’inizio di quello successivo.
• Viene conteggiato per ogni occorrenza del passaggio, proprio come il tempo di elaborazione.
• Lo utilizzi per individuare code, elaborazioni in lotti e passaggi di consegne: situazioni in cui il caso non viene lavorato, ma non avanza.

Come interpretare insieme le tre misure

Un caso può impiegare 12 giorni dall’inizio alla fine, anche se il lavoro effettivo richiede solo poche ore. Il resto è tempo di attesa: code, approvazioni in attesa nella casella di posta, elaborazioni in lotti e passaggi di consegne tra persone o sistemi.

Due valori nella Dashboard riassumono questa differenza:

• Quota del passaggio attivo: la parte del tempo misurato per i passaggi dedicata al lavoro anziché all’attesa. Un valore basso indica che la parte visibile del processo è per lo più inattiva tra un intervento e l’altro.
• Coda dei casi lenti: il tempo di ciclo P90 confrontato con la mediana. Un rapporto elevato indica che un piccolo gruppo di casi è bloccato molto più a lungo rispetto a un caso tipico.

Le diciture utilizzate

La stessa misura può avere nomi diversi a seconda del punto in cui la consulta, perché ogni sezione risponde a una domanda diversa.

Dicitura	Significato	Dove compare
Tempo di attraversamento	La misura riferita ai casi	Elenchi delle metriche, etichette dei grafici e riquadri KPI standard: «Tempo medio di attraversamento», «Tempo mediano di attraversamento», «Tempo medio di attraversamento del caso»
Tempo di ciclo	Lo stesso valore riferito al caso, espresso in modo più semplice	Grafici e riquadri della Dashboard: «Tempo medio di ciclo per fornitore», «Tempo medio di ciclo», «Tempo mediano di ciclo», «Tempo di ciclo P90», «Andamento del tempo di ciclo dei casi lenti»
Tempo di ciclo totale	La somma dei tempi di tutti i casi	Opzione Somma nell’elenco delle metriche
Tempo di transizione	Il tempo tra due attività collegate nel modello, calcolato per transizione e non per caso	Menu della connessione e pannello dei dettagli: «Tempo medio di transizione»
Durata del caso	La misura riferita al caso utilizzata per filtrare anziché misurare	Filtro Durata del caso e analisi di dettaglio «Casi lenti»
Tempo di attesa e tempo di elaborazione	Le due misure riferite ai passaggi	Le metriche corrispondenti, ad esempio «Tempo medio di attesa per attività»

Metriche di durata nelle Dashboard personalizzate

Le Dashboard personalizzate consentono di configurare le metriche di durata in base alla domanda a cui vuole rispondere. Selezioni la misura più adatta, ad esempio il tempo di attraversamento, di elaborazione o di attesa, e configuri il grafico per visualizzare l’aggregazione pertinente alla sua analisi.

Ecco alcune indicazioni pratiche:

• Gli elenchi delle metriche e le etichette degli assi utilizzano il tempo di attraversamento.
• I titoli e i riquadri delle Dashboard spesso utilizzano il tempo di ciclo per indicare lo stesso valore.
• Sulle connessioni del modello il valore è indicato come tempo di transizione, perché descrive una transizione tra due attività.
• I filtri utilizzano la durata del caso.
• Il tempo di attesa e il tempo di elaborazione si riferiscono sempre ai singoli passaggi, mai al caso.

Perché un grafico può mostrare giorni mentre una connessione mostra ore

Entrambi i valori sono corretti. Il grafico misura l’intero caso, quindi mostra i giorni. La connessione misura solo il tempo tra le due attività, quindi mostra le ore. Utilizzi il grafico per rispondere alla domanda «Quanto tempo richiedono i nostri casi?» e la connessione per capire «Quanto tempo passa tra il passaggio A e il passaggio B?».

Casi chiusi e aperti

Per calcolare il tempo di attraversamento è necessario conoscere la data di fine. Un caso ancora aperto non ha una data di fine, quindi non può contribuire al calcolo. Per questo motivo, per impostazione predefinita, i grafici del tempo di attraversamento utilizzano i casi chiusi.

• Modifichi l’impostazione per ogni grafico: apra le impostazioni del grafico e imposti Casi su Tutti, Aperti o Chiusi.
• Il tempo di attesa e il tempo di elaborazione vengono misurati sui singoli passaggi, quindi non è necessario che il caso sia terminato.

Passaggio successivo

Apra una Dashboard e confronti due grafici affiancati: uno che mostra l’andamento del numero di casi nel tempo e uno che mostra il tempo di ciclo. Utilizzi quindi Metriche per impostare il tempo di attesa o di elaborazione e individuare dove viene effettivamente impiegato il tempo nel processo.

• Metriche: l’elenco completo delle metriche e dei valori che mostrano.
• Grafici di processo: i tipi di grafico che visualizzano queste metriche.
• Utilizzo dei filtri: definisca l’ambito dei grafici in base ai casi di interesse.
• Grafo del processo: consulti il tempo di transizione e le altre metriche sulle connessioni.