Metriche temporali: throughput, elaborazione e attesa

Metriche temporali

Il tempo compare in quasi tutti i grafici e i numeri possono apparire molto diversi da una sezione all’altra. Non si tratta di un errore: ProcessMind misura il tempo in tre modi, ognuno dei quali risponde a una domanda diversa. Questa pagina spiega cosa conta ciascuna misura, così potrà interpretare correttamente il numero visualizzato e scegliere quella più adatta alla domanda che sta ponendo.

Le tre misure temporali

Misura	Cosa conta	Calcolata per
Tempo di attraversamento	Quanto tempo impiega un caso dall’inizio alla fine, oppure tra gli elementi Da e A quando il grafico limita l’intervallo	caso
Tempo di elaborazione	Il tempo effettivamente dedicato a un passaggio, dal momento in cui inizia il lavoro fino alla registrazione del passaggio	passaggio
Tempo di attesa	Il tempo durante il quale un passaggio rimane inattivo, dal passaggio precedente del caso fino all’inizio del lavoro su di esso	passaggio

La regola alla base di tutto il resto della pagina è la seguente: il tempo di attraversamento descrive i casi, mentre il tempo di elaborazione e il tempo di attesa descrivono i passaggi al loro interno.

Tempo di attraversamento: il caso

• Misura il tempo trascorso per il caso. Se nel grafico sono selezionati un elemento Da e un elemento A, misura invece l’intervallo tra questi due punti, ad esempio da “Ordine ricevuto” a “Fattura inviata”.
• Viene calcolato una volta per caso. Nei grafici delle tendenze, un caso viene inserito nell’intervallo temporale in cui termina, quindi non viene mai conteggiato due volte.
• Per impostazione predefinita contribuiscono solo i casi chiusi, perché un caso aperto non ha ancora una fine. Veda Casi chiusi e aperti.
• La versione Somma somma tutti i casi, quindi cresce con il numero di casi e non con il numero di eventi.

Tempo di elaborazione: lavoro attivo

• Misura il lavoro svolto in un passaggio, ad esempio quanto tempo dedica effettivamente un approvatore a una fattura.
• Viene calcolato per ogni occorrenza del passaggio, quindi un caso che ripete la stessa attività tre volte contribuisce con tre valori.
• Lo utilizzi per individuare le attività in cui il lavoro è impegnativo, non quelle in cui il lavoro è in attesa.

Tempo di attesa: inattività prima di un passaggio

• Misura l’intervallo tra il passaggio precedente del caso e l’inizio di quello successivo.
• Viene calcolato per ogni occorrenza del passaggio, proprio come il tempo di elaborazione.
• Lo utilizzi per individuare code, elaborazioni in batch e passaggi di consegne, cioè i punti in cui un caso non viene elaborato ma non avanza neppure.

Lettura congiunta delle tre misure

Un caso può impiegare 12 giorni dall’inizio alla fine, mentre il lavoro effettivo su di esso può richiedere complessivamente poche ore. Il resto è tempo di attesa: accodamento, approvazioni in attesa nella posta in arrivo, elaborazioni in batch e passaggi di consegne tra persone o sistemi.

Due numeri in una Dashboard riassumono questa suddivisione:

• Quota di passaggi attivi: la parte del tempo misurato per i passaggi dedicata al lavoro anziché all’attesa. Un valore basso indica che la porzione visualizzata è prevalentemente inattiva tra un intervento e l’altro.
• Coda dei casi lenti: tempo di ciclo P90 confrontato con la mediana. Un multiplo elevato indica che un piccolo gruppo di casi è bloccato molto più a lungo rispetto al caso tipico.

Le diciture visualizzate

La stessa misura viene denominata in modo diverso a seconda del punto in cui viene visualizzata, perché ogni sezione risponde a una domanda diversa.

Dicitura	Significato	Dove viene visualizzata
Tempo di attraversamento	La misura in sé, riferita ai casi	Elenchi delle metriche, etichette dei grafici e riquadri KPI standard: “Tempo medio di attraversamento”, “Tempo mediano di attraversamento”, “Tempo medio di attraversamento del caso”
Tempo di ciclo	Lo stesso numero a livello di caso, espresso in linguaggio comune	Grafici e riquadri delle Dashboard: “Tempo medio di ciclo per fornitore”, “Tempo medio di ciclo”, “Tempo mediano di ciclo”, “Tempo di ciclo P90”, “Tempo di ciclo dei casi lenti nel tempo”
Tempo di ciclo totale	Tutti i casi sommati	L’opzione Somma nell’elenco delle metriche
Tempo di transizione	Il tempo tra due attività collegate nel modello, calcolato per transizione e non per caso	Il menu del collegamento e il pannello dei dettagli: “Tempo medio di transizione”
Durata del caso	La misura a livello di caso quando si applica una suddivisione anziché una misurazione	Il filtro Durata del caso e il drill-down “Casi lenti”
Tempo di attesa e Tempo di elaborazione	Le due misure a livello di passaggio	Le metriche dedicate, ad esempio “Tempo medio di attesa per attività”

Metriche di durata nelle Dashboard personalizzate

Le Dashboard personalizzate consentono di configurare metriche di durata in base alla domanda a cui desidera rispondere. Selezioni la misura di durata appropriata, ad esempio tempo di attraversamento, tempo di elaborazione o tempo di attesa, e configuri il grafico in modo da mostrare l’aggregazione pertinente per la Sua analisi.

Alcune regole pratiche:

• Gli elenchi delle metriche e le etichette degli assi utilizzano il tempo di attraversamento.
• I titoli delle Dashboard e i riquadri utilizzano spesso il tempo di ciclo per lo stesso numero.
• Sui collegamenti del modello il numero è il tempo di transizione, perché descrive una singola transizione tra due attività.
• I filtri utilizzano la durata del caso.
• Attesa ed elaborazione si riferiscono sempre al tempo a livello di passaggio, mai al caso.

Perché un grafico può mostrare giorni mentre un collegamento mostra ore

Entrambi i numeri sono corretti. Il grafico misura l’intero caso, quindi mostra giorni. Il collegamento misura solo il tempo tra quelle due attività, quindi mostra ore. Utilizzi il grafico per rispondere alla domanda “quanto tempo impiegano i nostri casi” e il collegamento per rispondere alla domanda “quanto tempo passa tra il passaggio A e il passaggio B”.

Casi chiusi e aperti

Il tempo di attraversamento richiede una fine. Un caso ancora aperto non ha ancora una fine, quindi non può contribuire al tempo di attraversamento. Per questo i grafici del tempo di attraversamento utilizzano per impostazione predefinita i casi chiusi.

• Lo modifichi per ogni grafico: apra le impostazioni del grafico e imposti Casi su Tutti, Aperti o Chiusi.
• Il tempo di attesa e il tempo di elaborazione vengono misurati sui passaggi stessi, quindi non richiedono che il caso sia terminato.

Passaggio successivo

Apra una Dashboard e controlli due grafici affiancati: uno che mostra il numero di casi nel tempo e uno che mostra il tempo di ciclo. Utilizzi quindi Metriche per impostare il grafico sul tempo di attesa o di elaborazione e capire dove viene effettivamente impiegato il tempo nel Suo processo.

• Metriche: l’elenco completo delle metriche e ciò che mostra ciascuna.
• Grafici di processo: i tipi di grafico che visualizzano queste metriche.
• Utilizzo dei filtri: limiti i grafici ai casi di interesse.
• Grafo del processo: legga il tempo di transizione e le altre metriche sui collegamenti.