Zeitkennzahlen: Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit und Wartezeit

Zeitkennzahlen

Zeit spielt in fast jedem Chart eine Rolle, doch die Zahlen können je nach Ansicht stark voneinander abweichen. Das ist kein Fehler: ProcessMind misst Zeit auf drei Arten, die jeweils eine andere Frage beantworten. Auf dieser Seite erfahren Sie, was die einzelnen Kennzahlen erfassen. So können Sie die angezeigten Werte richtig einordnen und die passende Kennzahl für Ihre Fragestellung auswählen.

Die drei Zeitkennzahlen

Kennzahl	Was sie erfasst	Berechnung pro
Durchlaufzeit	Wie lange ein Case vom Anfang bis zum Ende dauert oder, wenn das Chart den Zeitraum eingrenzt, zwischen den Elementen Von und Bis	Case
Bearbeitungszeit	Die tatsächlich für einen Schritt aufgewendete Arbeitszeit, vom Beginn der Arbeit bis zur Erfassung des Schritts	Schritt
Wartezeit	Die Zeit, in der ein Schritt untätig bleibt, vom vorherigen Schritt im Case bis zum Beginn der Arbeit daran	Schritt

Die wichtigste Regel auf dieser Seite: Die Durchlaufzeit beschreibt Cases, Bearbeitungs- und Wartezeit die einzelnen Schritte darin.

Durchlaufzeit: der Case

• Sie misst die verstrichene Zeit des Cases. Wenn Sie im Chart ein Von-Element und ein Bis-Element auswählen, wird stattdessen der Zeitraum zwischen diesen beiden Punkten gemessen, zum Beispiel von „Bestellung eingegangen“ bis „Rechnung versendet“.
• Die Berechnung erfolgt einmal pro Case. In Trend-Charts wird ein Case dem Zeitintervall seines Abschlusses zugeordnet und daher nie doppelt gezählt.
• Standardmäßig fließen nur geschlossene Cases ein, da ein offener Case noch kein Ende hat. Siehe Geschlossene und offene Cases.
• Die Variante Summe addiert alle Cases. Sie steigt daher mit der Anzahl der Cases, nicht mit der Anzahl der Ereignisse.

Bearbeitungszeit: aktive Arbeit

• Sie misst die Arbeit an einem Schritt, zum Beispiel, wie lange eine genehmigende Person tatsächlich für eine Rechnung benötigt.
• Die Berechnung erfolgt pro Auftreten eines Schritts. Wiederholt ein Case dieselbe Aktivität dreimal, gehen drei Werte ein.
• Verwenden Sie diese Kennzahl, um Aktivitäten zu finden, bei denen die Arbeit selbst aufwendig ist, und nicht solche, bei denen die Arbeit lange wartet.

Wartezeit: Leerlauf vor einem Schritt

• Sie misst die Zeitspanne zwischen dem vorherigen Schritt im Case und dem Beginn des nächsten Schritts.
• Wie die Bearbeitungszeit wird sie pro Auftreten eines Schritts berechnet.
• Verwenden Sie diese Kennzahl, um Warteschlangen, Stapelverarbeitung und Übergaben zu erkennen: Situationen, in denen ein Case nicht bearbeitet wird, aber auch nicht vorankommt.

Die drei Kennzahlen zusammengenommen

Ein Case kann vom Anfang bis zum Ende 12 Tage dauern, während die tatsächliche Arbeit nur wenige Stunden in Anspruch nimmt. Die übrige Zeit entfällt auf Wartezeiten: Warteschlangen, ausstehende Freigaben im Posteingang, Stapelverarbeitung und Übergaben zwischen Personen oder Systemen.

Zwei Kennzahlen im Dashboard fassen dieses Verhältnis zusammen:

• Anteil aktiver Schritte: Der Anteil der gemessenen Schrittzeit, in dem gearbeitet statt gewartet wird. Ein niedriger Wert zeigt, dass der betrachtete Zeitraum überwiegend aus Leerlauf zwischen Arbeitsschritten besteht.
• Randbereich langsamer Cases: Die Zykluszeit am 90. Perzentil im Vergleich zum Median. Ein hoher Multiplikator bedeutet, dass eine kleine Gruppe von Cases deutlich länger als üblich feststeckt.

Die verwendeten Bezeichnungen

Je nach Ansicht wird dieselbe Kennzahl unterschiedlich bezeichnet, denn jede Ansicht beantwortet eine andere Frage.

Bezeichnung	Bedeutung	Anzeigeort
Durchlaufzeit	Die Kennzahl für Cases	Kennzahlenlisten, Chart-Beschriftungen und Standard-KPI-Kacheln: „Durchschnittliche Durchlaufzeit“, „Median der Durchlaufzeit“, „Durchschnittliche Durchlaufzeit pro Case“
Zykluszeit	Derselbe Wert auf Case-Ebene, in allgemein verständlicher Sprache	Dashboard-Charts und -Kacheln: „Durchschnittliche Zykluszeit pro Lieferant“, „Durchschnittliche Zykluszeit“, „Median der Zykluszeit“, „Zykluszeit am 90. Perzentil“, „Zykluszeit langsamer Cases im Zeitverlauf“
Gesamte Zykluszeit	Die Summe über alle Cases	Die Option Summe in der Kennzahlenliste
Übergangszeit	Zeit zwischen zwei verbundenen Aktivitäten im Modell, berechnet pro Übergang und nicht pro Case	Verbindungsmenü und Detailbereich: „Durchschnittliche Übergangszeit“
Case-Dauer	Die Kennzahl auf Case-Ebene, wenn Sie filtern statt messen	Der Filter Case-Dauer und die Detailansicht „Langsame Cases“
Wartezeit und Bearbeitungszeit	Die beiden Kennzahlen auf Schritt-Ebene	Als eigene Kennzahlen, zum Beispiel „Durchschnittliche Wartezeit pro Aktivität“

Dauerkennzahlen in benutzerdefinierten Dashboards

In benutzerdefinierten Dashboards können Sie Dauerkennzahlen passend zu Ihrer Fragestellung konfigurieren. Wählen Sie die geeignete Kennzahl, etwa Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit oder Wartezeit, und richten Sie das Chart so ein, dass es die für Ihre Analyse relevante Aggregation anzeigt.

Einige Faustregeln:

• Kennzahlenlisten und Achsenbeschriftungen verwenden Durchlaufzeit.
• Dashboard-Titel und -Kacheln verwenden für denselben Wert häufig die Bezeichnung Zykluszeit.
• Bei den Verbindungen im Modell heißt der Wert Übergangszeit, denn er beschreibt einen Übergang zwischen zwei Aktivitäten.
• Filter verwenden die Bezeichnung Case-Dauer.
• Wartezeit und Bearbeitungszeit beziehen sich immer auf die Zeit pro Schritt, nie auf den gesamten Case.

Warum ein Chart Tage und eine Verbindung Stunden anzeigen kann

Beide Werte sind korrekt. Das Chart misst den gesamten Case und zeigt daher Tage an. Die Verbindung misst nur die Zeit zwischen den beiden Aktivitäten und zeigt daher Stunden an. Mit dem Chart beantworten Sie die Frage „Wie lange dauern unsere Cases?“, mit der Verbindung die Frage „Wie viel Zeit vergeht zwischen Schritt A und Schritt B?“.

Geschlossene und offene Cases

Für die Durchlaufzeit muss ein Ende vorliegen. Ein noch offener Case hat noch kein Ende und kann daher nicht in die Durchlaufzeitberechnung eingehen. Deshalb berücksichtigen Charts zur Durchlaufzeit standardmäßig nur geschlossene Cases.

• Pro Chart ändern: Öffnen Sie die Chart-Einstellungen und setzen Sie Cases auf Alle, Offen oder Geschlossen.
• Wartezeit und Bearbeitungszeit werden direkt für die Schritte gemessen. Der Case muss dafür nicht abgeschlossen sein.

Nächster Schritt

Öffnen Sie ein Dashboard und vergleichen Sie zwei Charts nebeneinander: eines mit der Anzahl der Cases im Zeitverlauf und eines mit der Zykluszeit. Wechseln Sie anschließend unter Kennzahlen zu Wartezeit oder Bearbeitungszeit, um zu sehen, wofür die Zeit in Ihrem Prozess tatsächlich aufgewendet wird.

• Kennzahlen: Vollständige Liste der Kennzahlen und ihrer Bedeutung.
• Prozess-Charts: Chart-Typen zur Darstellung dieser Kennzahlen.
• Filter verwenden: Grenzen Sie Charts auf die relevanten Cases ein.
• Prozessgraph: Lesen Sie Übergangszeiten und weitere Kennzahlen an den Verbindungen ab.