Zeitkennzahlen: Durchlauf-, Bearbeitungs- und Wartezeit

Zeitkennzahlen

Zeit kommt in fast jedem Chart vor, und die Zahlen können je nach Darstellung sehr unterschiedlich aussehen. Das ist kein Fehler: ProcessMind misst Zeit auf drei Arten, wobei jede Art eine andere Frage beantwortet. Diese Seite erklärt, was jeweils gezählt wird. So können Sie den angezeigten Wert einordnen und die passende Kennzahl für Ihre Fragestellung auswählen.

Die drei Zeitkennzahlen

Kennzahl	Was wird gezählt?	Zählung pro
Durchlaufzeit	Wie lange ein Case vom Start bis zum Ende dauert oder, wenn das Chart den Bereich begrenzt, zwischen den Elementen Von und Bis	Case
Bearbeitungszeit	Zeit, die tatsächlich für die Bearbeitung eines Schritts aufgewendet wird, vom Beginn der Arbeit bis zur Erfassung des Schritts	Schritt
Wartezeit	Zeit, während der ein Schritt untätig bleibt, vom vorherigen Schritt im Case bis zum Beginn seiner Bearbeitung	Schritt

Die zentrale Regel für alle weiteren Inhalte dieser Seite lautet: Die Durchlaufzeit beschreibt Cases, während Bearbeitungs- und Wartezeit die darin enthaltenen Schritte beschreiben.

Durchlaufzeit, der Case

• Sie misst die verstrichene Zeit des Cases. Wenn ein Von-Element und ein Bis-Element ausgewählt sind, misst sie stattdessen den Zeitraum zwischen diesen beiden Punkten, zum Beispiel von “Bestellung eingegangen” bis “Rechnung gesendet”.
• Sie wird einmal pro Case gezählt. In Trend-Charts wird ein Case dem Zeitintervall zugeordnet, in dem es endet, sodass es nie doppelt gezählt wird.
• Standardmäßig tragen nur geschlossene Cases bei, da ein offener Case noch kein Ende hat. Siehe Geschlossene und offene Cases.
• Die Variante Summe addiert alle Cases. Sie wächst daher mit der Anzahl der Cases, nicht mit der Anzahl der Events.

Bearbeitungszeit, aktive Arbeit

• Sie misst die Arbeit an einem Schritt, zum Beispiel, wie lange eine genehmigende Person tatsächlich für eine Rechnung benötigt.
• Sie wird pro Auftreten eines Schritts gezählt. Wenn ein Case dieselbe Aktivität dreimal wiederholt, trägt er drei Werte bei.
• Verwenden Sie sie, um Aktivitäten zu finden, bei denen die Arbeit selbst aufwendig ist, nicht solche, bei denen die Arbeit wartet.

Wartezeit, Leerlauf vor einem Schritt

• Sie misst die Lücke zwischen dem vorherigen Schritt im Case und dem Beginn des nächsten Schritts.
• Sie wird wie die Bearbeitungszeit pro Auftreten eines Schritts gezählt.
• Verwenden Sie sie, um Warteschlangen, Bündelungen und Übergaben zu finden, also Stellen, an denen ein Case nicht bearbeitet wird, aber ebenfalls nicht vorankommt.

Die drei Kennzahlen gemeinsam lesen

Ein Case kann vom Start bis zum Ende 12 Tage dauern, während die eigentliche Arbeit nur wenige Stunden umfasst. Die übrige Zeit entfällt auf Wartezeiten: Warteschlangen, auf Bearbeitung wartende Genehmigungen im Posteingang, gebündelte Verarbeitung und Übergaben zwischen Personen oder Systemen.

Zwei Zahlen in einem Dashboard fassen diese Aufteilung zusammen:

• Anteil aktiver Schritte: der Anteil der gemessenen Schrittzeit, in dem gearbeitet statt gewartet wird. Ein niedriger Wert zeigt, dass der betrachtete Ausschnitt überwiegend zwischen den Bearbeitungsschritten stillsteht.
• Schwanz der langsamen Cases: P90-Zykluszeit im Vergleich zum Median. Ein hoher Faktor bedeutet, dass eine kleine Gruppe von Cases deutlich länger als ein typischer Case feststeckt.

Die verwendeten Bezeichnungen

Dieselbe Kennzahl wird je nach Darstellung unterschiedlich bezeichnet, weil jede Darstellung eine andere Frage beantwortet.

Bezeichnung	Bedeutung	Wo wird sie angezeigt?
Durchlaufzeit	Die Kennzahl selbst, bezogen auf Cases	Kennzahlenlisten, Chart-Beschriftungen und Standard-KPI-Kacheln: “Durchschnittliche Durchlaufzeit”, “Median der Durchlaufzeit”, “Durchschnittliche Durchlaufzeit pro Case”
Zykluszeit	Dieselbe Kennzahl auf Case-Ebene, in allgemein verständlicher Form	Dashboard-Charts und Kacheln: “Durchschnittliche Zykluszeit pro Lieferant”, “Durchschnittliche Zykluszeit”, “Median der Zykluszeit”, “P90-Zykluszeit”, “Zykluszeit langsamer Cases im Zeitverlauf”
Gesamte Zykluszeit	Alle Cases addiert	Die Option Summe in der Kennzahlenliste
Übergangszeit	Zeit zwischen zwei verbundenen Aktivitäten im Modell, pro Übergang und nicht pro Case gezählt	Verbindungsmenü und Detailbereich: “Durchschnittliche Übergangszeit”
Case-Dauer	Die Kennzahl auf Case-Ebene, wenn Sie aufteilen statt messen	Der Filter Case-Dauer und die Detailansicht “Langsame Cases”
Wartezeit und Bearbeitungszeit	Die beiden Kennzahlen auf Schritt-Ebene	Die jeweiligen Kennzahlen, zum Beispiel “Durchschnittliche Wartezeit pro Aktivität”

Dauermesswerte in benutzerdefinierten Dashboards

Mit benutzerdefinierten Dashboards können Sie Dauermesswerte für die jeweilige Fragestellung konfigurieren. Wählen Sie die passende Zeitmessung aus, etwa Durchlauf-, Verarbeitungs- oder Wartezeit, und konfigurieren Sie das Chart so, dass es die für Ihre Analyse relevante Aggregation anzeigt.

Einige Faustregeln:

• Kennzahllisten und Achsenbeschriftungen verwenden Durchlaufzeit.
• Dashboard-Titel und Kacheln verwenden für dieselbe Zahl häufig Zykluszeit.
• An den Verbindungen des Modells heißt die Zahl Übergangszeit, weil sie einen Übergang zwischen zwei Aktivitäten beschreibt.
• Filter verwenden Falldauer.
• Wartezeit und Verarbeitungszeit beziehen sich immer auf die Zeit auf Aktivitätsebene, niemals auf den Case.

Warum ein Chart Tage und eine Verbindung Stunden anzeigen kann

Beide Zahlen sind korrekt. Das Chart misst den gesamten Case und zeigt daher Tage an. Die Verbindung misst nur die Zeit zwischen diesen beiden Aktivitäten und zeigt daher Stunden an. Verwenden Sie das Chart für die Frage “Wie lange dauern unsere Cases?” und die Verbindung für die Frage “Wie viel Zeit vergeht zwischen Schritt A und Schritt B?”

Geschlossene und offene Cases

Die Durchlaufzeit benötigt ein Ende. Ein noch offener Case hat noch kein Ende und kann daher keine Durchlaufzeit beitragen. Deshalb verwenden Charts zur Durchlaufzeit standardmäßig geschlossene Cases.

• Ändern Sie die Einstellung pro Chart: Öffnen Sie die Chart-Einstellungen und setzen Sie Cases auf Alle, Offen oder Geschlossen.
• Wartezeit und Bearbeitungszeit werden an den Schritten selbst gemessen. Der Case muss daher nicht abgeschlossen sein.

Nächster Schritt

Öffnen Sie ein Dashboard und prüfen Sie zwei Charts nebeneinander: eines mit Case-Zahlen im Zeitverlauf und eines mit der Zykluszeit. Wechseln Sie anschließend über Kennzahlen zu Wartezeit oder Bearbeitungszeit, um zu sehen, wo die Zeit in Ihrem Prozess tatsächlich anfällt.

• Kennzahlen: die vollständige Liste der Kennzahlen und die jeweilige Bedeutung.
• Prozess-Charts: die Chart-Typen, die diese Kennzahlen darstellen.
• Filter verwenden: Beschränken Sie Charts auf die relevanten Cases.
• Prozessgraph: Lesen Sie Übergangszeit und weitere Kennzahlen an den Verbindungen ab.