เมตริกเวลา: เวลาดำเนินการ เวลาประมวลผล และเวลารอ

เมตริกเวลา

เวลาแสดงอยู่ในแผนภูมิเกือบทุกแบบ และตัวเลขอาจแตกต่างกันมากในแต่ละจุด นั่นไม่ใช่ข้อผิดพลาด เพราะ ProcessMind วัดเวลาได้สามแบบ ซึ่งแต่ละแบบตอบคำถามคนละข้อ หน้านี้อธิบายว่าแต่ละค่าใช้วัดอะไร เพื่อให้คุณมั่นใจในตัวเลขที่เห็นและเลือกใช้เมตริกให้ตรงกับคำถาม.

การวัดเวลาสามแบบ

เมตริก	วัดอะไร	นับต่อ
เวลาดำเนินการ	ระยะเวลาตั้งแต่เริ่มจนจบเคส หรือระหว่างองค์ประกอบ From และ To เมื่อแผนภูมิกำหนดช่วงไว้	เคส
เวลาประมวลผล	เวลาที่ใช้ทำงานในขั้นตอนจริง ตั้งแต่เริ่มทำงานจนบันทึกขั้นตอน	ขั้นตอน
เวลารอ	เวลาที่ขั้นตอนหยุดรอ ตั้งแต่ขั้นตอนก่อนหน้าในเคสจนเริ่มทำงานในขั้นตอนนั้น	ขั้นตอน

หลักสำคัญที่ช่วยให้เข้าใจเนื้อหาส่วนอื่นในหน้านี้: เวลาดำเนินการใช้วัดเคส ส่วนเวลาประมวลผลและเวลารอใช้วัดขั้นตอนภายในเคส

เวลาดำเนินการ: ระดับเคส

• ตัวชี้วัดนี้วัดเวลาที่ผ่านไปของเคส หากเลือก องค์ประกอบต้นทาง และ องค์ประกอบปลายทาง ในแผนภูมิ ระบบจะวัดช่วงเวลาระหว่างจุดทั้งสองแทน เช่น ตั้งแต่ “ได้รับคำสั่งซื้อ” จนถึง “ส่งใบแจ้งหนี้”
• นับครั้งเดียวต่อเคส ในแผนภูมิแนวโน้ม ระบบจะจัดเคสไว้ในช่วงเวลาที่เคสสิ้นสุด จึงไม่มีการนับเคสซ้ำ
• โดยค่าเริ่มต้นจะนับเฉพาะเคสที่ปิดแล้ว เพราะเคสที่ยังเปิดอยู่ไม่มีเวลาสิ้นสุด ดูเคสที่ปิดแล้วและเคสที่เปิดอยู่
• แบบผลรวมจะนำเคสทั้งหมดมาบวกกัน ค่าจึงเพิ่มตามจำนวนเคส ไม่ใช่จำนวนเหตุการณ์.

เวลาประมวลผล: เวลาทำงานจริง

• วัดเวลาที่ใช้ทำงานในขั้นตอน เช่น เวลาที่ผู้อนุมัติใช้ตรวจใบแจ้งหนี้จริง
• นับต่อการเกิดขึ้นของแต่ละขั้นตอน ดังนั้นหากเคสหนึ่งทำกิจกรรมเดิมซ้ำสามครั้ง ระบบจะนับเป็นสามค่า
• ใช้ค้นหากิจกรรมที่ตัวงานใช้เวลามาก ไม่ใช่กิจกรรมที่มีเวลารอนาน.

เวลารอ: ช่วงที่ไม่มีการทำงานก่อนเริ่มขั้นตอน

• วัดช่วงเวลาระหว่างขั้นตอนก่อนหน้าในเคสกับการเริ่มขั้นตอนถัดไป
• นับต่อการเกิดขึ้นของแต่ละขั้นตอน เช่นเดียวกับเวลาประมวลผล
• ใช้ค้นหาคิว การประมวลผลเป็นชุด และการส่งต่องาน ซึ่งเป็นช่วงที่ไม่มีคนทำงานกับเคส แต่เคสก็ยังไม่เดินหน้าต่อ.

ดูเมตริกทั้งสามร่วมกัน

เคสหนึ่งอาจใช้เวลา 12 วันตั้งแต่เริ่มจนจบ ทั้งที่เวลาทำงานรวมกันมีเพียงไม่กี่ชั่วโมง เวลาที่เหลือคือเวลารอ เช่น การรอในคิว การรออนุมัติในกล่องข้อความ การประมวลผลเป็นชุด และการส่งต่องานระหว่างบุคคลหรือระบบ.

ตัวเลขสองค่าในแดชบอร์ดช่วยสรุปสัดส่วนนี้ได้:

• สัดส่วนเวลาทำงานจริงในขั้นตอน: สัดส่วนของเวลาขั้นตอนที่วัดได้ซึ่งใช้ทำงานแทนการรอ หากค่าต่ำ แสดงว่าช่วงเวลาที่เห็นส่วนใหญ่เป็นเวลาว่างระหว่างการทำงานแต่ละครั้ง
• กลุ่มเคสที่ใช้เวลานาน: เปรียบเทียบเวลาวงจร P90 กับค่ามัธยฐาน หากค่าต่างกันมาก แสดงว่ามีเคสกลุ่มเล็กๆ ที่ติดค้างนานกว่าเคสทั่วไปมาก.

คำที่ใช้เรียกเมตริก

เมตริกเดียวกันอาจใช้ชื่อต่างกันตามตำแหน่งที่แสดง เพราะแต่ละจุดตอบคำถามคนละข้อ.

คำที่ใช้	ความหมาย	ตำแหน่งที่แสดง
เวลาดำเนินการ	เมตริกที่วัดระยะเวลาของเคส	รายการเมตริก ป้ายกำกับแผนภูมิ และช่อง KPI มาตรฐาน: “Average throughput time”, “Median throughput time”, “Avg. case throughput time”
เวลาวงจร	ค่าเดียวกันในระดับเคส โดยใช้คำที่เข้าใจง่าย	แผนภูมิและช่องในแดชบอร์ด: “Average cycle time per vendor”, “Avg. cycle time”, “Median cycle time”, “P90 cycle time”, “Slow-case cycle time over time”
เวลารวมของวงจร	เวลารวมของทุกเคส	ตัวเลือก Sum ในรายการเมตริก
เวลาระหว่างขั้นตอน	เวลาระหว่างกิจกรรมสองรายการที่เชื่อมกันในโมเดล นับต่อการเปลี่ยนผ่าน ไม่ใช่ต่อเคส	เมนูเส้นเชื่อมและแผงรายละเอียด: “Avg. transition time”
ระยะเวลาเคส	เมตริกระดับเคสที่ใช้เมื่อแบ่งข้อมูลแทนการวัด	ตัวกรองระยะเวลาเคสและการเจาะดู “เคสที่ใช้เวลานาน”
เวลารอและเวลาประมวลผล	เมตริกระดับขั้นตอนสองค่า	เมตริกของแต่ละค่า เช่น “Average waiting time per activity”

เมตริกระยะเวลาในแดชบอร์ดแบบกำหนดเอง

แดชบอร์ดแบบกำหนดเองช่วยให้คุณตั้งค่าเมตริกระยะเวลาให้ตรงกับคำถามที่ต้องการตอบ เลือกเมตริกที่เหมาะ เช่น เวลาดำเนินการ เวลาประมวลผล หรือเวลารอ แล้วตั้งค่าแผนภูมิให้แสดงการรวมค่าที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ของคุณ.

หลักสังเกตง่ายๆ มีดังนี้:

• รายการเมตริกและป้ายกำกับแกนใช้คำว่าเวลาดำเนินการ
• ชื่อแดชบอร์ดและช่อง KPIมักใช้คำว่าเวลาวงจรเรียกค่าเดียวกัน
• บนเส้นเชื่อมของโมเดลจะเรียกค่านี้ว่าเวลาระหว่างขั้นตอน เพราะเป็นเวลาของการเปลี่ยนผ่านระหว่างกิจกรรมสองรายการ
• ตัวกรองใช้คำว่าระยะเวลาเคส
• เวลารอและเวลาประมวลผลหมายถึงเวลาระดับขั้นตอนเสมอ ไม่ใช่เวลาระดับเคส.

ทำไมแผนภูมิแสดงเป็นวัน แต่เส้นเชื่อมแสดงเป็นชั่วโมง

ตัวเลขทั้งสองค่าถูกต้อง แผนภูมิวัดเวลาของเคสทั้งหมด จึงแสดงเป็นวัน ส่วนเส้นเชื่อมวัดเฉพาะเวลาระหว่างกิจกรรมสองรายการนั้น จึงแสดงเป็นชั่วโมง ใช้แผนภูมิตอบคำถามว่า “เคสของเราใช้เวลานานเท่าไร” และใช้เส้นเชื่อมตอบคำถามว่า “เวลาระหว่างขั้นตอน A กับขั้นตอน B นานเท่าไร”.

เคสที่ปิดและเคสที่เปิดอยู่

การวัดเวลาดำเนินการต้องมีเวลาสิ้นสุด เคสที่ยังเปิดอยู่ยังไม่มีเวลาสิ้นสุด จึงนำมาคำนวณเวลาดำเนินการไม่ได้ ด้วยเหตุนี้ แผนภูมิเวลาดำเนินการจึงใช้เคสที่ปิดแล้วเป็นค่าเริ่มต้น.

• เปลี่ยนแยกตามแผนภูมิ: เปิดการตั้งค่าแผนภูมิ แล้วตั้งค่า เคส เป็น ทั้งหมด, เปิดอยู่ หรือ ปิดแล้ว
• เวลารอและเวลาประมวลผลวัดจากขั้นตอนโดยตรง จึงไม่จำเป็นต้องรอให้เคสเสร็จสิ้น.

ขั้นตอนถัดไป

เปิดแดชบอร์ดแล้วตรวจดูแผนภูมิสองรายการที่วางไว้ข้างกัน รายการหนึ่งแสดงจำนวนเคสตามเวลา อีกหนึ่งแสดงเวลาวงจร จากนั้นใช้เมตริกเพื่อเปลี่ยนแผนภูมิเป็นเวลารอหรือเวลาประมวลผล แล้วดูว่าเวลาในกระบวนการของคุณหมดไปกับส่วนใด.

• เมตริก: รายการเมตริกทั้งหมดและข้อมูลที่แต่ละรายการแสดง
• แผนภูมิกระบวนการ: ประเภทแผนภูมิที่ใช้แสดงเมตริกเหล่านี้
• การใช้ตัวกรอง: กำหนดขอบเขตข้อมูลในแผนภูมิให้ตรงกับเคสที่คุณสนใจ
• กราฟกระบวนการ: ดูเวลาเปลี่ยนผ่านและเมตริกอื่นๆ บนเส้นเชื่อม.