Časové metriky: doba průchodu, zpracování a čekání

Časové metriky

Čas se objevuje téměř v každém grafu a jeho hodnoty se mohou výrazně lišit. Nejde o chybu: ProcessMind měří čas třemi způsoby a každý odpovídá na jinou otázku. Na této stránce se dozvíte, co jednotlivé metriky počítají. Snáze tak vyhodnotíte zobrazenou hodnotu a vyberete správnou metriku pro svou otázku.

Tři časové metriky

Metrika	Co počítá	Počítá se za
Doba průchodu	Jak dlouho trvá případ od začátku do konce, případně mezi prvky Od a Do, pokud graf omezuje sledovaný úsek	případ
Doba zpracování	Čas skutečně strávený prací na kroku, od zahájení práce do zaznamenání kroku	krok
Doba čekání	Doba, po kterou je krok nečinný, od předchozího kroku v případu do zahájení práce na něm	krok

Základní pravidlo, které platí pro celou stránku: doba průchodu popisuje případy, doba zpracování a čekání popisují jednotlivé kroky v případech.

Doba průchodu, tedy doba trvání případu

• Měří uplynulý čas od začátku do konce případu. Pokud v grafu vyberete prvek Od a prvek Do, měří se místo toho čas mezi těmito body, například od „Přijetí objednávky“ do „Odeslání faktury“.
• Počítá se jednou za případ. V grafech trendů se případ zařadí do časového intervalu, ve kterém končí, takže se nikdy nezapočítá dvakrát.
• Ve výchozím nastavení se započítávají pouze uzavřené případy. Otevřený případ ještě nemá konec. Viz Uzavřené a otevřené případy.
• Varianta Součet sčítá dobu všech případů, takže roste s jejich počtem, nikoli s počtem událostí.

Doba zpracování, tedy aktivní práce

• Měří práci vykonanou v rámci kroku, například dobu, kterou schvalovatel skutečně stráví nad fakturou.
• Počítá se za každý výskyt kroku. Pokud se tedy v jednom případu stejná aktivita opakuje třikrát, započítají se tři hodnoty.
• Použijte ji k hledání aktivit, které jsou náročné na samotnou práci, nikoli těch, u kterých se čeká.

Doba čekání, tedy nečinnost před krokem

• Měří dobu od předchozího kroku v případu do zahájení následujícího kroku.
• Počítá se za každý výskyt kroku stejně jako doba zpracování.
• Pomůže vám najít fronty, dávkové zpracování a předávání práce, tedy místa, kde se na případu nepracuje a zároveň se neposouvá dál.

Jak číst všechny tři metriky společně

Případ může trvat od začátku do konce 12 dní, přestože samotná práce zabere jen několik hodin. Zbytek tvoří čekání: fronty, čekání na schválení v doručené poště, dávkové zpracování a předávání mezi lidmi nebo systémy.

Tento rozdíl shrnují dvě hodnoty v dashboardu:

• Podíl aktivní práce na kroku: část měřené doby kroků, která připadá na práci místo čekání. Nízká hodnota znamená, že většinu sledovaného času tvoří nečinnost mezi jednotlivými zásahy.
• Dlouhé případy: doba cyklu P90 v porovnání s mediánem. Vysoký poměr znamená, že menší skupina případů uvázla výrazně déle než obvykle.

Jak se metriky pojmenovávají

Stejná metrika se může podle místa zobrazovat pod různými názvy, protože každé místo odpovídá na jinou otázku.

Název	Význam	Kde se zobrazuje
Doba průchodu	Samotná metrika za případy	Seznamy metrik, popisky grafů a standardní dlaždice KPI: „Průměrná doba průchodu“, „Medián doby průchodu“, „Průměrná doba průchodu případu“
Doba cyklu	Stejná hodnota za případ, vyjádřená běžnějším jazykem	Grafy a dlaždice dashboardu: „Průměrná doba cyklu na dodavatele“, „Průměrná doba cyklu“, „Medián doby cyklu“, „P90 doby cyklu“, „Vývoj doby cyklu dlouhých případů“
Celková doba cyklu	Součet dob všech případů	Možnost Součet v seznamu metrik
Doba přechodu	Doba mezi dvěma propojenými aktivitami v modelu, počítaná za přechod, nikoli za případ	Nabídka spojnice a panel podrobností: „Průměrná doba přechodu“
Doba trvání případu	Metrika na úrovni případu používaná při filtrování, nikoli měření	Filtr Doba trvání případu a podrobnosti „Pomalé případy“
Doba čekání a doba zpracování	Dvě metriky na úrovni kroku	Samostatné metriky, například „Průměrná doba čekání na aktivitu“

Metriky doby trvání ve vlastních dashboardech

Vlastní dashboardy umožňují nastavit metriky doby trvání podle otázky, na kterou chcete odpovědět. Vyberte vhodnou metriku, například dobu průchodu, zpracování nebo čekání, a nastavte agregaci, která se hodí pro vaši analýzu.

Několik praktických pravidel:

• Seznamy metrik a popisky os používají název doba průchodu.
• Názvy a dlaždice dashboardů pro stejnou hodnotu často používají název doba cyklu.
• Na spojnicích modelu se zobrazuje doba přechodu, protože popisuje jeden přechod mezi dvěma aktivitami.
• Filtry používají název doba trvání případu.
• Čekání a zpracování se vždy vztahují k době na úrovni kroku, nikdy k celému případu.

Proč graf ukazuje dny, ale spojnice hodiny

Obě hodnoty jsou správné. Graf měří celý případ, proto ukazuje dny. Spojnice měří pouze dobu mezi dvěma aktivitami, proto ukazuje hodiny. Graf vám odpoví na otázku „Jak dlouho trvají naše případy?“, spojnice na otázku „Kolik času uplyne mezi krokem A a krokem B?“.

Uzavřené a otevřené případy

Doba průchodu vyžaduje konec. Otevřený případ ho zatím nemá, a proto se doba jeho průchodu nedá vypočítat. Grafy doby průchodu proto ve výchozím nastavení používají uzavřené případy.

• Nastavte to pro každý graf zvlášť: otevřete nastavení grafu a u položky Případy vyberte Všechny, Otevřené nebo Uzavřené.
• Doba čekání a doba zpracování se měří u samotných kroků, takže případ nemusí být dokončen.

Další krok

Otevřete dashboard a porovnejte vedle sebe dva grafy: jeden s počtem případů v čase a druhý s dobou cyklu. Potom pomocí části Metriky přepněte graf na dobu čekání nebo zpracování a zjistěte, kde se v procesu skutečně tráví čas.

• Metriky: úplný seznam metrik a vysvětlení, co každá z nich zobrazuje.
• Grafy procesů: typy grafů, ve kterých můžete tyto metriky zobrazit.
• Používání filtrů: zaměřte grafy na případy, které vás zajímají.
• Graf procesu: na spojnicích zobrazíte dobu přechodu a další metriky.