Ressourcen und Kapazitätsplanung

Was sind Ressourcen?

Bei der Prozesssimulation stehen Ressourcen für alles, dessen begrenzte Kapazität von Aktivitäten beansprucht wird. Ressourcen sorgen in der Simulation für realistische Engpässe, Warteschlangen und Wartezeiten. Mit einer kostenlosen Testphase können Sie eine Simulation für Ihren eigenen Prozess erstellen.

Häufige Ressourcentypen

Kategorie	Beispiele
Personen	Mitarbeitende im Kundenservice, Kreditsachbearbeiter, Führungskräfte und Fachkräfte
Ausrüstung	Maschinen, Arbeitsplätze und Prüfgeräte
Systeme	Softwarelizenzen, Serverkapazität und API-Ratenbegrenzungen
Einrichtungen	Besprechungsräume, Produktionslinien und Prüfstationen

Warum Ressourcen modellieren?

Ohne Ressourcenbeschränkungen geht die Simulation von unbegrenzter Kapazität aus: Jeder Case wird sofort und ohne Wartezeit verarbeitet. Für die meisten Prozesse ist das unrealistisch.

Die Modellierung von Ressourcen ermöglicht:

• Realistische Engpässe erkennen
• Wartezeiten präzise vorhersagen
• Kapazitäten planen und Was-wäre-wenn-Analysen durchführen
• Erkennen, wo die Kapazität zuerst erschöpft ist

Ressourcenpools

In ProcessMind sind Ressourcen in Pools mit austauschbaren Einheiten organisiert.

Eigenschaften von Pools

Eigenschaft	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Ressource (z. B. “Genehmigungsteam”, “Kreditsachbearbeitung”)
Kapazität	Anzahl der verfügbaren Einheiten im Pool

Kapazität verstehen

Kapazität legt fest, wie viele Aktivitäten diese Ressource gleichzeitig nutzen können:

• Kapazität = 1: Immer nur ein Case kann diese Ressource nutzen
• Kapazität = 5: Bis zu 5 Cases können diese Ressource gleichzeitig nutzen

Beispiel: Wenn Ihre Genehmigungsabteilung aus 3 Mitarbeitenden besteht, die jeweils eine Genehmigung gleichzeitig bearbeiten können, legen Sie die Kapazität auf 3 fest.

Ressourcen Aktivitäten zuweisen

Für jede Aktivität in Ihrem Prozess können Sie festlegen, welche Ressourcen sie benötigt:

Zuweisungseigenschaften

Einstellung	Beschreibung
Ressourcenpool	Aus welchem Ressourcenpool die Ressource stammt
Menge	Wie viele Einheiten dieser Ressource benötigt werden

Einfache Zuweisung

Die meisten Aktivitäten benötigen eine Einheit aus einem Ressourcenpool:

• Aktivität: “Antrag prüfen”
• Ressource: “Kreditsachbearbeiter” (Menge: 1)

Zuweisung mehrerer Einheiten

Manche Aktivitäten benötigen mehrere Einheiten:

• Aktivität: “Wichtige Entscheidung im Ausschuss”
• Ressource: “Erfahrene Führungskräfte” (Menge: 3)

Ressourcenzuweisung: So erhalten Cases Ressourcen

Erreicht ein Case eine Aktivität, für die Ressourcen erforderlich sind, läuft die Simulation wie folgt ab:

Ablauf der Zuweisung

1. Verfügbarkeit prüfen: Sind die benötigten Ressourcen verfügbar?
2. Bei Bedarf einreihen: Sind sie nicht verfügbar, kommt der Case in die Warteschlange
3. Warten: Der Case wartet, bis Ressourcen verfügbar sind
4. Zuweisen: Sobald Ressourcen verfügbar sind, werden sie für diesen Case reserviert
5. Ausführen: Die Aktivität läuft für die simulierte Dauer
6. Freigeben: Nach Abschluss werden die Ressourcen wieder dem Pool zugeführt

Warteschlangenverhalten und Strategie

ProcessMind unterstützt mehrere Warteschlangenstrategien. Sie legen fest, wie wartende Cases priorisiert werden, sobald Ressourcen verfügbar sind:

Strategie	Beschreibung
FIFO	First In, First Out: Cases werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet (Standard)
LIFO	Last In, First Out: Zuletzt eingegangene Cases werden zuerst bearbeitet
Zufällig	Cases werden zufällig aus der Warteschlange ausgewählt

Sie können die Warteschlangenstrategie in den Elementeinstellungen für jede Aktivität einzeln festlegen.

Was passiert, wenn keine Ressourcen verfügbar sind?

Sind die benötigten Ressourcen belegt:

1. Der Case kommt für diese Ressource in die Warteschlange
2. Der Case wartet, während Simulationszeit vergeht
3. Sobald Ressourcen frei werden, wird anhand der festgelegten Warteschlangenstrategie ein wartender Case ausgewählt
4. Anschließend beginnt die Aktivität

Durch dieses Warteschlangenverhalten entstehen in Ihrer Simulation realistische Wartezeiten.

Ressourcenverfügbarkeit mit Periodizität

Ressourcen stehen nicht immer mit derselben Kapazität zur Verfügung. Mit Periodizität können Sie eine wechselnde Verfügbarkeit modellieren.

Beispiel: Geschäftszeiten

Periodizität	Kapazität
Jeder Wochentag 09:00–17:00	5 Mitarbeitende
Jeder Wochentag 17:00–21:00	2 Mitarbeitende
Jeder Wochenendtag 10:00–16:00	1 Mitarbeitender
Standard	0 Mitarbeitende

Beispiel: Schichtplan

Periodizität	Kapazität
Jeden Tag 06:00–14:00 (Frühschicht)	5 Mitarbeitende
Jeden Tag 14:00–22:00 (Spätschicht)	3 Mitarbeitende
Jeden Tag 22:00–06:00 (Nachtschicht)	1 Mitarbeitender

Beispiel: Saisonale Schwankungen

Periodizität	Kapazität
Jedes Jahr 15.11.–31.12. (Hochsaison)	20 Mitarbeitende
Standard	12 Mitarbeitende

Beurteilen, ob Ressourcen ausreichend ausgelastet sind

Auslastung bezeichnet den Anteil der verfügbaren Zeit, in dem eine Ressource arbeitet:

Auslastung = (Belegungszeit ÷ gesamte verfügbare Zeit) × 100 %

Kapazitätsauslastung anhand von Ergebnissen statt Prozentwerten beurteilen

Die Ergebnisse der Simulation zeigen denselben Sachverhalt: die Wartezeit vor einer Aktivität und das Wachstum der Warteschlange zu Spitzenzeiten.

Beobachtung	Bedeutung
Kaum Wartezeit, Warteschlangen wachsen nie	Unterauslastung: möglicherweise zu viel Kapazität
Gelegentlich kurze Wartezeiten	Ausgewogen: gute Kapazität für Schwankungen
Regelmäßige Wartezeiten, stabile Warteschlangen	Hohe Auslastung: wenig Spielraum für Spitzen
Warteschlangen wachsen zu Spitzenzeiten, gehen danach aber zurück	Hohe Belastung: wahrscheinlich entstehen Verzögerungen
Warteschlangen wachsen und gehen nicht mehr zurück	Engpass: Die Nachfrage übersteigt die Kapazität

Die Falle zu knapp bemessener Kapazitäten

Warum stark ausgelastete Ressourcen lange Warteschlangen verursachen

Ein einfaches Beispiel:

• Ressourcenkapazität: 1
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 10 Minuten
• Bei durchschnittlich 5,5 Eingängen pro Stunde: Warteschlangen bleiben beherrschbar
• Bei durchschnittlich 5,9 Eingängen pro Stunde: Warteschlangen wachsen rasant

Nähern sich die Eingänge der Bearbeitungskapazität der Ressource, führen zufällige Schwankungen, etwa einige zusätzliche Eingänge oder eine etwas längere Aufgabe, dazu, dass Warteschlangen schneller wachsen, als sie abgebaut werden können.

Gemeinsam genutzte Ressourcen

Ein Ressourcenpool kann mehrere Aktivitäten bedienen. Das ist üblich und realistisch:

Gemeinsam genutzte Ressourcen einrichten

1. Erstellen Sie einen Ressourcenpool, zum Beispiel “Kundenservice-Team”
2. Weisen Sie denselben Pool mehreren Aktivitäten zu
3. Die Aktivitäten konkurrieren um die gemeinsame Kapazität

Beispiel: Gemeinsam genutztes Team

Das “Kundenservice-Team” (Kapazität: 5) bearbeitet:

• “Telefonische Anfrage beantworten”
• “E-Mail-Anfrage bearbeiten”
• “Chat-Support leisten”

Alle drei Aktivitäten greifen auf denselben Pool zu. Werden gerade 4 Telefonate bearbeitet, steht für E-Mails oder Chats nur noch eine Person zur Verfügung.

Vorteile gemeinsam genutzter Ressourcen

• Modellieren Sie flexibel einsetzbare Teams mit mehreren Qualifikationen
• Machen Sie sichtbar, wie verschiedene Arbeitsarten um Ressourcen konkurrieren
• Erkennen Sie, welche Aktivitätstypen Ressourcen besonders stark beanspruchen

Aktivitäten mit mehreren Ressourcen

Manche Aktivitäten benötigen gleichzeitig mehrere unterschiedliche Ressourcen:

Beispiel: Besprechung zur Designprüfung

Ressourcenpool	Benötigte Menge
Erfahrene Designer	2
Besprechungsraum	1
Designleitung	1

Wichtig: Die Aktivität kann erst beginnen, wenn alle benötigten Ressourcen gleichzeitig verfügbar sind. Sind die Designer frei, aber kein Besprechungsraum verfügbar, muss der Case warten.

Worauf Sie bei mehreren Ressourcen achten sollten

• Es können komplexe Warteschlangen entstehen
• Achten Sie auf Aktivitäten, die mehrere Ressourcentypen gleichzeitig blockieren
• Prüfen Sie, ob wirklich alle Ressourcen gleichzeitig benötigt werden

Kapazitätsplanung mit Simulation

Die Kapazitätsplanung zählt zu den wichtigsten Einsatzmöglichkeiten der Ressourcensimulation.

Wichtige Fragen, die die Simulation beantwortet

Wie viele Ressourcen benötige ich?

Führen Sie Simulationen mit unterschiedlichen Kapazitäten durch:

Kapazität	Durchschn. Wartezeit	Durchsatz
2 Mitarbeitende	45 Min.	150 pro Woche
3 Mitarbeitende	12 Min.	150 pro Woche
4 Mitarbeitende	3 Min.	150 pro Woche

Erkenntnis: Eine dritte Person im Team verkürzt die Wartezeiten deutlich. Die vierte bringt nur noch eine geringe Verbesserung: Die Wartezeit sinkt weiter, während der Durchsatz gleich bleibt, weil die Aktivität nicht mehr der begrenzende Faktor ist.

Wo liegen meine Engpässe?

Vergleichen Sie die Wartezeit, die jede Aktivität zum Prozess beiträgt. Die Aktivität mit der längsten und am schnellsten wachsenden Wartezeit ist der Engpass:

Ressource	Durchschn. Wartezeit vor der Aktivität
Empfang	4 Min.
Kreditsachbearbeitung	2 Std. 10 Min.
Rechtliche Prüfung	8 Min.
Abschluss-Team	35 Min.

Erkenntnis: Die Kreditsachbearbeitung ist der Engpass. Mehr Personal am Empfang hilft nicht, die Arbeit staut sich dadurch nur schneller in der Kreditsachbearbeitung.

Was passiert bei steigender Nachfrage?

Simulieren Sie Szenarien mit höheren Eingangsraten:

Nachfrage	Aktuelles Personal	Wachstum der Warteschlange
Aktuell	5	Stabil
+20 %	5	Langsames Wachstum
+50 %	5	Nicht tragbar

Erkenntnis: Mit der aktuellen Kapazität lässt sich ein Nachfragewachstum von etwa 20 % bewältigen. Darüber hinaus müssen Sie zusätzliche Ressourcen einplanen.

Bewährte Vorgehensweisen zur Ressourcenmodellierung

Einfach anfangen

Beginnen Sie mit wenigen wichtigen Ressourcen, die tatsächliche Beschränkungen abbilden:

• Modellieren Sie nicht jede Person als eigene Ressource
• Fassen Sie austauschbare Mitarbeitende in Pools zusammen
• Ergänzen Sie Details nur dort, wo sie relevant sind

Reale Daten verwenden

Richten Sie die Kapazität an der tatsächlichen Personalbesetzung aus:

• Aktuelle Mitarbeiterzahl
• Arbeitszeiten und Dienstpläne
• Historische Verfügbarkeit, einschließlich Urlaub und Krankheit

Kapazitätspuffer einplanen

Tatsächliche Ressourcen stehen nicht zu 100 % zur Verfügung:

• Mitarbeitende machen Pausen
• Ausrüstung muss gewartet werden
• Unerwartete Abwesenheiten kommen vor

Modellieren Sie die realistisch verfügbare Zeit, nicht das theoretische Maximum.

Mit der Realität abgleichen

Vergleichen Sie die simulierten Wartezeiten und Warteschlangenlängen mit tatsächlichen Beobachtungen:

• Entsprechen die simulierten Warteschlangenlängen den tatsächlichen Wartezeiten?
• Liegt der simulierte Durchsatz nahe am tatsächlichen Durchsatz?
• Wirkt das Warteschlangenverhalten realistisch?

Falls nicht, passen Sie Ihr Ressourcenmodell an.

Den menschlichen Faktor berücksichtigen

Denken Sie daran: Menschen sind keine Maschinen.

• Die Produktivität schwankt im Tagesverlauf
• Dauerhaft hohe Auslastung führt zu Erschöpfung und Fehlern
• Der Einsatz in mehreren Aufgabenbereichen hat Grenzen

Nächste Schritte