Anleitung zum Erstellen von BPMN-Diagrammen

Ein BPMN-Diagramm erstellen

Ein BPMN-Diagramm entsteht, indem Sie zunächst den Prozess im Überblick erfassen und anschließend schrittweise Details ergänzen. Erstellen Sie das Diagramm direkt im ProcessMind-Modellierer: Legen Sie einen neuen Prozess an oder wählen Sie eine leere Zeichenfläche. Ziehen Sie dann Elemente aus der Palette links auf die Zeichenfläche. So können Sie das Diagramm sinnvoll strukturieren. Wenn Sie die Schritte im ProcessMind-Modellierer nachvollziehen möchten, starten Sie eine kostenlose Testphase und erstellen Sie das Diagramm parallel zu dieser Anleitung.

1. Wichtige Schritte festlegen: Skizzieren Sie zunächst die wichtigsten Schritte Ihres Prozesses, einschließlich Anfang und Ende. In einem Bestellprozess gehören dazu beispielsweise der Eingang der Bestellung, die Bonitätsprüfung, die Auftragsabwicklung und der Versand der Rechnung.

2. Alternative Abläufe berücksichtigen: Prüfen Sie, welche alternativen Wege oder Ergebnisse möglich sind, etwa wenn eine Bestellung nicht abgeschlossen werden kann. Stellen Sie diese unterschiedlichen Abläufe mit Gateways im Diagramm dar.

3. Pools und Swimlanes hinzufügen: Ermitteln Sie die beteiligten Stakeholder, Abteilungen und Rollen. Ordnen Sie die Aktivitäten Pools und Swimlanes zu, damit Zuständigkeiten auf einen Blick erkennbar sind.

4. Message Flows darstellen: Ergänzen Sie wichtige Nachrichten, die zwischen Pools oder innerhalb eines Pools ausgetauscht werden. So sehen Sie, wie Informationen durch den Prozess fließen.

5. Artefakte und Details ergänzen: Verknüpfen Sie die einzelnen Schritte mit passenden Dokumenten, Notizen oder Rollen. Umfasst ein Schritt mehrere kleinere Aktionen, können Sie ihn zur besseren Übersicht als Subprocess darstellen.

6. Fehlerfälle berücksichtigen: Überlegen Sie, was schiefgehen kann, und ergänzen Sie im Diagramm Schritte oder Events zur Fehlerbehandlung. So bilden Sie den Prozess realitätsnah ab und machen ihn zuverlässiger.

Überblick über die BPMN-Kernelemente

• Events: Sie kennzeichnen den Anfang und das Ende eines Prozesses oder wichtige Ereignisse innerhalb des Prozesses, zum Beispiel eine aufgegebene Bestellung oder einen eingegangenen Zahlungseingang.
• Aktivitäten: Sie stehen für konkrete Aufgaben im Prozess, etwa eine Bestellung zu prüfen oder ein Produkt zu versenden.
• Gateways: Sie markieren Entscheidungspunkte, an denen der Prozess je nach bestimmten Kriterien unterschiedliche Wege nehmen kann, zum Beispiel abhängig davon, ob der Bestellwert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.
• Sequence Flows: Diese Pfeile zeigen, in welcher Reihenfolge die Aktivitäten im Prozess ausgeführt werden.
• Data Objects: Sie stehen für Informationen, die im Prozess verwendet oder erstellt werden, zum Beispiel Kundeninformationen oder Bestelldaten.

Wenn Sie diese Kernelemente und ihr Zusammenspiel verstehen, können Sie BPMN-2.0-Diagramme erstellen, die Ihre Geschäftsprozesse abbilden.

Mit BPMN 2.0 lässt sich der Ablauf der Arbeit klar und visuell darstellen. So erkennen Sie Verbesserungsmöglichkeiten und können Abläufe vereinfachen. Weitere Informationen zur Notation finden Sie auf der offiziellen BPMN-Website.

Ein BPMN-Diagramm erstellen

1. Umfang und Auslöser festlegen

Notieren Sie das Event, das den Prozess startet, und das Ergebnis, mit dem er endet. Legen Sie anschließend fest, was Sie bewusst ausklammern. Ein Diagramm, das zwei durchgängige Abläufe abbilden soll, wird unübersichtlich, bevor es nützlich ist.

2. Start- und End-Events zuerst platzieren

Jeder Ablauf muss mit einem Start-Event beginnen und mit einem End-Event enden. Wenn Sie diese zuerst einzeichnen, vermeiden Sie den häufigsten BPMN-Fehler: Aktivitäten ohne eingehenden oder ausgehenden Sequence Flow.

3. Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge ergänzen

Verwenden Sie eine Task für ausgeführte Arbeit und einen Subprocess, wenn die Details in ein anderes Diagramm gehören. Benennen Sie Aktivitäten mit Verb und Objekt, zum Beispiel „Rechnung freigeben“. Der Aktivitätsname erscheint in allen Berichten, die auf dem Modell basieren.

4. Gateways nur bei echten Entscheidungen ergänzen

Ein exklusives Gateway bildet eine Entweder-oder-Entscheidung ab, ein paralleles Gateway Arbeit, die tatsächlich gleichzeitig stattfindet. Gateways, die nur der Optik dienen, sind der häufigste Grund dafür, dass Modelle die Validierung nicht bestehen.

5. Zuständigkeiten mit Pools und Lanes abbilden

Verwenden Sie für jeden Participant einen Pool und für jede Rolle oder jedes System eine Lane, wenn Übergaben wichtig sind. Unter Pools und Swimlanes erfahren Sie, wann sich diese zusätzliche Struktur lohnt.

6. Vor der Veröffentlichung validieren

Prüfen Sie, ob alle Elemente verbunden sind, jeder Ablauf ein End-Event erreicht und das Modell weiterhin dem tatsächlichen Prozess entspricht. ProcessMind validiert Ihr Diagramm beim Erstellen anhand der BPMN-2.0-Spezifikation. In der Referenz zu den unterstützten Elementen ist genau aufgeführt, welche Regeln geprüft werden.

Ein individuelles BPMN-Modell generieren

Weitere Informationen in ProcessMind

• BPMN-Bausteine: die Elemente eines Diagramms.
• Modellierungszeichenfläche: schneller im Modellierer arbeiten.
• Unterstützte BPMN-Elemente: die von ProcessMind unterstützten Elemente.